Sous la responsabilité du chef de service et suivant un planning établi :
 Assister le responsable dans la gestion administrative des agents affectés à l’espace GBO (gestion des EPI, suivi des heures, congés, …)
 Accueil téléphonique, prise de messages
 Accueil des utilisateurs : recenser et renseigner sur les besoins
 Traitement du courrier (papier et courriel)
 Suivi des dossiers de réservation (devis, contrat, assurance, caution, acompte, paiement, …)
 Réalisation d’une fiche de bilan pour chaque évènement mentionnant les prestations fournies : dégradations, facturation supplémentaire, retombées pour la commune : nuitée dans le village, plan d’aménagement, …)en indiquant les points positifs comme négatifs
 Gestion financière : bons d’engagement, suivi de facturation suivant les devis, puis suivi du paiement et relances si nécessaire
 Sous le contrôle du régisseur, enregistrement dans la régie de recettes des paiements et envoi des chèques
 Classement des dossiers
 Rédaction et mise en forme des courriers
 Suivi des mouvements de clefs - relance pour les clefs non rendues
 Accueil du public lors des manifestations, tenue du vestiaire
 Préparation des réceptions : dressage des buffets et service
 Fléchage et signalétique des différentes manifestations, gestion du panneau d’affichage
 Aide occasionnelle à la préparation des manifestations (ménage, vaisselle, rangements …)
 Aider à la conception et à la diffusion de supports de communication (affiches, flyers, publications web, …)
 Suivi de l’inventaire