Référent du pôle état civil et citoyenneté (h/f)
Offre n° O076250717000622
Publiée le 17/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
PLACE DE LA LIBERATION - BP 13, Saint-Nicolas-d'Aliermont (Seine-Maritime)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une promotion interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Oui
Experience souhaitée
Expert
Descriptif de l'emploi
La référente du pôle état-civil et citoyenneté assure l’instruction des demandes, les inscriptions sur les listes, la rédaction et la gestion des actes afférents à ce pôle. A ce titre, elle est amenée à accueillir le public demandeur et à l’orienter le cas échéant.
Dans le cadre de sa délégation la référente du pôle état-civil et citoyenneté est amenée à rédiger et signer les actes en tant qu’officier de l’état civil par délégation du maire.
La référente du pôle s’assure de la tenue des registres, de la conformité des actes, des publications et affichages légaux. Elle rend compte de sa gestion à sa hiérarchie.
Dans le cadre de sa délégation la référente du pôle état-civil et citoyenneté est amenée à rédiger et signer les actes en tant qu’officier de l’état civil par délégation du maire.
La référente du pôle s’assure de la tenue des registres, de la conformité des actes, des publications et affichages légaux. Elle rend compte de sa gestion à sa hiérarchie.
Missions / conditions d'exercice
Etat-civil
- Réception des déclarations et établissement des actes d’état civil (naissances, reconnaissances anticipées, mariages, décès)
- Contrôler la légalité et la conformité des actes
- Délivrer les actes, les extraits d’actes et les livrets de famille
- Instruire les demandes de changements de prénoms et de noms
- Rédiger les mentions aux actes
- Rédiger les différents courriers afférents à l’état civil
- Tenir à jour les registres d’état civil
- Dresser les tables annuelles et décennales
- Renseigner les administrés sur toutes questions d’ordre juridique relatives à l’état civil et à la citoyenneté
- Etablir les dossiers de mariages, parrainages civils et noces d’or
- Préparer les cérémonies (registres, actes, salle…)
- Assister les élus lors de la célébration des cérémonies
- Enregistrer, modifier et dissoudre les PACS
Délivrance des titres sécurisés
- Accueil des usagers, instruction des demandes de titres
- Suivi des statistiques hebdomadaires de délivrances de titres
- Suivi des différents échanges entre l’ANTS et la préfecture
- Prises de rdv et assistance aux usagers en difficulté
- Suivi du planning de rdv en ligne – organisation du planning
Citoyenneté
- Recevoir et instruire les demandes d’inscription sur les listes électorales
- Recevoir et instruire les dossiers pour la journée de recensement citoyen
- Tenir à jour la liste électorale, en lien avec l’INSEE
- Organiser les élections et scrutins
- Assurer le secrétariat des bureaux de vote
- Rédiger et compléter les documents liés au scrutin le jour des élections ou votes
- Transmettre les documents aux services de l’état
Accueil et orientation du public
- Accueillir et renseigner les usagers
- Effectuer les légalisations de signature et de documents
- Délivrer différents certificats (certificats de vie…)
- Publier et afficher les actes le cas échéant
- Transmettre les données aux organismes (INSEE, procureur, mairies, ARS…)
Opérations funéraires
- Délivrance des permis d’inhumer et autorisations de fermeture de cercueil
- Ventes de concession (en cas d’absence collègue responsable du service cimetière)
- Mise à jour du logiciel cimetière (uniquement en période calme)
Supervision/formation
- Former et transmission les règles d’état civil et de pratique du métier aux nouveaux agents
- Superviser et valider les opérations effectuées par les agents en formation avant transmission
- Réception des déclarations et établissement des actes d’état civil (naissances, reconnaissances anticipées, mariages, décès)
- Contrôler la légalité et la conformité des actes
- Délivrer les actes, les extraits d’actes et les livrets de famille
- Instruire les demandes de changements de prénoms et de noms
- Rédiger les mentions aux actes
- Rédiger les différents courriers afférents à l’état civil
- Tenir à jour les registres d’état civil
- Dresser les tables annuelles et décennales
- Renseigner les administrés sur toutes questions d’ordre juridique relatives à l’état civil et à la citoyenneté
- Etablir les dossiers de mariages, parrainages civils et noces d’or
- Préparer les cérémonies (registres, actes, salle…)
- Assister les élus lors de la célébration des cérémonies
- Enregistrer, modifier et dissoudre les PACS
Délivrance des titres sécurisés
- Accueil des usagers, instruction des demandes de titres
- Suivi des statistiques hebdomadaires de délivrances de titres
- Suivi des différents échanges entre l’ANTS et la préfecture
- Prises de rdv et assistance aux usagers en difficulté
- Suivi du planning de rdv en ligne – organisation du planning
Citoyenneté
- Recevoir et instruire les demandes d’inscription sur les listes électorales
- Recevoir et instruire les dossiers pour la journée de recensement citoyen
- Tenir à jour la liste électorale, en lien avec l’INSEE
- Organiser les élections et scrutins
- Assurer le secrétariat des bureaux de vote
- Rédiger et compléter les documents liés au scrutin le jour des élections ou votes
- Transmettre les documents aux services de l’état
Accueil et orientation du public
- Accueillir et renseigner les usagers
- Effectuer les légalisations de signature et de documents
- Délivrer différents certificats (certificats de vie…)
- Publier et afficher les actes le cas échéant
- Transmettre les données aux organismes (INSEE, procureur, mairies, ARS…)
Opérations funéraires
- Délivrance des permis d’inhumer et autorisations de fermeture de cercueil
- Ventes de concession (en cas d’absence collègue responsable du service cimetière)
- Mise à jour du logiciel cimetière (uniquement en période calme)
Supervision/formation
- Former et transmission les règles d’état civil et de pratique du métier aux nouveaux agents
- Superviser et valider les opérations effectuées par les agents en formation avant transmission
Profils recherchés
Rédacteur territorial
Expérience en gestion des actes de l’état civil
Solides connaissances juridiques dans le domaine de l’état civil et des élections
Bonne connaissance du fonctionnement des services de l’état : préfecture, commune….
Maitrise de l’outil informatique – Excel, Word, Progiciels publics….
Bonne organisation personnelle et professionnelle
Bons contacts avec le public
Sens de l’adaptation – disponibilité
Savoir prendre des initiatives
Avoir de la pédagogie pour transmettre et échanger les savoirs
Disponibilité et adaptation des plannings, des conges en fonction des besoins du service (titres, mariages et cérémonies, élections…)
Expérience en gestion des actes de l’état civil
Solides connaissances juridiques dans le domaine de l’état civil et des élections
Bonne connaissance du fonctionnement des services de l’état : préfecture, commune….
Maitrise de l’outil informatique – Excel, Word, Progiciels publics….
Bonne organisation personnelle et professionnelle
Bons contacts avec le public
Sens de l’adaptation – disponibilité
Savoir prendre des initiatives
Avoir de la pédagogie pour transmettre et échanger les savoirs
Disponibilité et adaptation des plannings, des conges en fonction des besoins du service (titres, mariages et cérémonies, élections…)
Contact et modalités de candidature
Contact
0235858011
Informations complémentaires
Pour postuler, envoyez votre candidature à :
Mme Le Maire
Mairie de Saint Nicolas d'Aliermont
Place de la libération
76510 Saint Nicolas d'Aliermont
ou par mail.
Mme Le Maire
Mairie de Saint Nicolas d'Aliermont
Place de la libération
76510 Saint Nicolas d'Aliermont
ou par mail.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.