Agent d'accueil et de secrétariat (h/f)
Offre n° O076250721001967
Publiée le 21/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Le havre, ville de 173 000 habitants classée au patrimoine mondial de l'unesco est à seulement 2h paris.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Le Havre (Seine-Maritime)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
20/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Vous assistez la Directrice dans l’organisation quotidienne de son travail :
Vous assurez la préparation, l’organisation et le suivi de ses réunions : réservations de salles et préparation logistique, convocations des participants, préparation des fonds de dossiers ;
Vous préparez ses déplacements (ordre de mission, remboursements de frais etc …) ;
Vous prenez des notes, rédigez des courriers, mails, comptes-rendus et constituez des dossiers administratifs ;
Vous organisez et suivez son agenda ;
Vous assurez les contacts téléphoniques de la Directrice : filtrage des appels, prise de messages et transmission en fonction de l’urgence des demandes ;
Vous assurez la préparation, l’organisation et le suivi de ses réunions : réservations de salles et préparation logistique, convocations des participants, préparation des fonds de dossiers ;
Vous préparez ses déplacements (ordre de mission, remboursements de frais etc …) ;
Vous prenez des notes, rédigez des courriers, mails, comptes-rendus et constituez des dossiers administratifs ;
Vous organisez et suivez son agenda ;
Vous assurez les contacts téléphoniques de la Directrice : filtrage des appels, prise de messages et transmission en fonction de l’urgence des demandes ;
Missions / conditions d'exercice
Vous assurez des missions en binôme avec l’agent chargé de l’accueil et du secrétariat :
Vous effectuez l’accueil physique et téléphonique de la direction (permanences et interphone) ;
Vous suivez quotidiennement le courrier (circuit des parapheurs et enregistrement trafic) ;
Vous gérez les commandes relevant de votre secteur et traitez les factures (fournitures administratives, EPI, abonnements, etc …) ;
Vous assistez et suppléez votre binôme dans la saisie et le contrôle des éléments variables de paie et la gestion administrative du personnel (suivi des absences sur justificatif, absences maladies, grèves, etc …)
Vous assurez le classement et l’archivage de dossiers ;
ACTIVITES ACCESSOIRES
Vous préparez des documents de présentation (Power point) ;
Vous participez à la préparation d’événements de la direction ;
Vous déposez des parapheurs urgents en Mairie.
Vous effectuez l’accueil physique et téléphonique de la direction (permanences et interphone) ;
Vous suivez quotidiennement le courrier (circuit des parapheurs et enregistrement trafic) ;
Vous gérez les commandes relevant de votre secteur et traitez les factures (fournitures administratives, EPI, abonnements, etc …) ;
Vous assistez et suppléez votre binôme dans la saisie et le contrôle des éléments variables de paie et la gestion administrative du personnel (suivi des absences sur justificatif, absences maladies, grèves, etc …)
Vous assurez le classement et l’archivage de dossiers ;
ACTIVITES ACCESSOIRES
Vous préparez des documents de présentation (Power point) ;
Vous participez à la préparation d’événements de la direction ;
Vous déposez des parapheurs urgents en Mairie.
Profils recherchés
COMPETENCES REQUISES
Compétences techniques
Techniques de secrétariat
Techniques d’organisation
Procédures administratives internes
Procédure comptable
Procédures RH
Techniques d’accueil physique et téléphonique
Maîtrise de word, excel, Power point, trafic, e.temptation, grand angle, HR, outlook
Techniques de classement et d’archivage
Bon niveau rédactionnel
Compétences comportementales
Réactivité et dynamisme
Esprit d’initiative
Capacité d’adaptation
Discrétion
Disponibilité
Autonomie
Qualités relationnelles
LIEU, JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL
68, rue Gustave Flaubert
36 h 05 hebdomadaires + 6 RTT – OAGT + horaires de permanence 8H30-12H15 / 13H15-16H30
Compétences techniques
Techniques de secrétariat
Techniques d’organisation
Procédures administratives internes
Procédure comptable
Procédures RH
Techniques d’accueil physique et téléphonique
Maîtrise de word, excel, Power point, trafic, e.temptation, grand angle, HR, outlook
Techniques de classement et d’archivage
Bon niveau rédactionnel
Compétences comportementales
Réactivité et dynamisme
Esprit d’initiative
Capacité d’adaptation
Discrétion
Disponibilité
Autonomie
Qualités relationnelles
LIEU, JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL
68, rue Gustave Flaubert
36 h 05 hebdomadaires + 6 RTT – OAGT + horaires de permanence 8H30-12H15 / 13H15-16H30
Contact et modalités de candidature
Contact
0235194545
Informations complémentaires
Cv + lettre de motivation obligatoires
La procédure de recrutement peut inclure en plus de l’entretien, des tests de niveaux, tests psychotechniques de conduite, mise en situation et questionnaires de personnalité.
La procédure de recrutement peut inclure en plus de l’entretien, des tests de niveaux, tests psychotechniques de conduite, mise en situation et questionnaires de personnalité.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.