› Organisation de la vie professionnelle du directeur général des services et du Maire.
Filtrer, rediriger, transmettre, organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Maire et du directeur général des services.
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.
Gérer les flux de documents entrants et sortants
Établir une relation de confiance
Assurer la fonction d’interface du directeur général des services
Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l’archivage.
Prise de notes, rédaction objective et suivi de comptes-rendus

› Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation Powerpoint…)
Organiser le traitement et la diffusion des informations

› Suivi des projets et activités de la direction
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage,
Recherche d’information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution
Suivi des dossiers du bureau municipal et des commissions municipales du secteur en assurant le lien avec les différentes personnes concernées

› Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Assurer le secrétariat, gestion de l’agenda et des priorités,
Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, urgences)
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

› Organisation et planification des réunions
Préparer et organiser rendez-vous et réunions
Assister à la réunion de bureau des élus,
Prendre des notes et rédiger le compte-rendu des réunions
Organiser des déplacements, des réunions et des rendez-vous