Assistant.e administratif.ve
Offre n° O076250904000213
Publiée le 03/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
La métropole rouen normandie
501 000 habitants - 71 communes
501 000 habitants - 71 communes
Lieu de travail
Immeuble le 108 - 108, allée François Mitterrand - CS 50589, Rouen (Seine-Maritime)
Poste à pourvoir le
22/12/2025
Date limite de candidature
03/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Un.e assistant.e administratif.ve
Au sein de la direction des affaires juridiques
Département ressources et moyens - Poste basé à Rouen
(Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux)
Au sein de la direction des affaires juridiques
Département ressources et moyens - Poste basé à Rouen
(Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux)
Missions / conditions d'exercice
Au sein de la direction des affaires juridiques, vous assistez la directrice dans son organisation et réalisez des travaux administratifs. Dans ce cadre, vos missions principales sont les suivantes :
Assurer les tâches de secrétariat de direction
Assurer l'accueil téléphonique et physique, recevoir, filtrer et transmettre des messages
Enregistrer le courrier arrivée/départ sur le logiciel dédié et assurer le suivi des parapheurs
Enregistrer les notifications de recours et les dépôts de mémoire sur l’application "Télérecours"
Saisir ou mettre en forme les courriers, réaliser des mailings
Gérer les stocks de biens et de fournitures et passer des commandes
Organiser des réunions (convocations, matériel, constitution de dossiers…)
Prendre des notes et le cas échéant rédiger des comptes-rendus
Assurer la gestion documentaire (transmission des revues documentaires, recherche de textes)
Réaliser des travaux administratifs
Saisir et renseigner le tableau de suivi des dossiers juridiques
Préparer les dossiers de relecture des Bureaux/Conseils et saisir les observations de la Direction des Affaires Juridiques dans l’application dédiée
Saisir les délibérations de la direction dans le logiciel dédié
Préparer des dossiers en prévision des réunions
Réaliser ou saisir des documents de formes et contenus divers (Word, Excel, Powerpoint)
Photocopier, trier et classer des documents et des dossiers
Remplacer la gestionnaire administrative en cas d’absence dans une logique de continuité de service
Assurer les missions d'agent relais RH
Assister la directrice dans la gestion RH des dossiers (congés, déplacements, formations, temps de travail...)
Communiquer des informations de 1er niveau aux agents à partir des supports validés par la DRH
Saisir et suivre les tableaux de bord (plannings prévisionnels des absences)
Saisir des fiches de poste après validation du directeur
Saisir des données dans le logiciel Octime
Comptabiliser les droits à tickets restaurants et les distribuer
Assurer les missions de référent archives
Vérifier les bordereaux de versement et la mise en boîte des documents à archiver
Respecter les normes archivistiques en matière de conditionnement et de description
Activités annexes
Participer aux réunions de l’organe délibérant (en soirée - réunion bimestrielle)
Assurer les tâches de secrétariat de direction
Assurer l'accueil téléphonique et physique, recevoir, filtrer et transmettre des messages
Enregistrer le courrier arrivée/départ sur le logiciel dédié et assurer le suivi des parapheurs
Enregistrer les notifications de recours et les dépôts de mémoire sur l’application "Télérecours"
Saisir ou mettre en forme les courriers, réaliser des mailings
Gérer les stocks de biens et de fournitures et passer des commandes
Organiser des réunions (convocations, matériel, constitution de dossiers…)
Prendre des notes et le cas échéant rédiger des comptes-rendus
Assurer la gestion documentaire (transmission des revues documentaires, recherche de textes)
Réaliser des travaux administratifs
Saisir et renseigner le tableau de suivi des dossiers juridiques
Préparer les dossiers de relecture des Bureaux/Conseils et saisir les observations de la Direction des Affaires Juridiques dans l’application dédiée
Saisir les délibérations de la direction dans le logiciel dédié
Préparer des dossiers en prévision des réunions
Réaliser ou saisir des documents de formes et contenus divers (Word, Excel, Powerpoint)
Photocopier, trier et classer des documents et des dossiers
Remplacer la gestionnaire administrative en cas d’absence dans une logique de continuité de service
Assurer les missions d'agent relais RH
Assister la directrice dans la gestion RH des dossiers (congés, déplacements, formations, temps de travail...)
Communiquer des informations de 1er niveau aux agents à partir des supports validés par la DRH
Saisir et suivre les tableaux de bord (plannings prévisionnels des absences)
Saisir des fiches de poste après validation du directeur
Saisir des données dans le logiciel Octime
Comptabiliser les droits à tickets restaurants et les distribuer
Assurer les missions de référent archives
Vérifier les bordereaux de versement et la mise en boîte des documents à archiver
Respecter les normes archivistiques en matière de conditionnement et de description
Activités annexes
Participer aux réunions de l’organe délibérant (en soirée - réunion bimestrielle)
Profils recherchés
Issu.e d’une formation en secrétariat ou assistanat de direction, vous justifiez d’une expérience significative sur un poste similaire (minimum 3 ans) et faites preuve de rigueur dans la réalisation de vos missions. Vous disposez d’une bonne maîtrise des techniques de secrétariat, de l’orthographe, des règles grammaticales et des logiciels outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint). Vous possédez de réelles capacités d'organisation et savez prendre des initiatives. Disponible et sachant travailler dans l’urgence, vous êtes doté.e d’une aisance relationnelle et savez travailler en équipe.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre lettre de motivation, CV détaillé jusqu’au 03/10/2025 avec la référence RM.25.11-MR
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.