Missions/conditions d’exercice
En collaboration avec la Directrice Générale des Services vous exercerez les missions suivantes :
- Organiser les conditions d’accueil physique et téléphonique des administrés et pilotage du projet de modernisation du pôle accueil
- Gérer les plannings des agents d’accueil/état civil et titres d’identité, définition de la répartition des missions, tenue de tableaux de bord, développer la polyvalence des agents par un accompagnement
- Assurer les fonctions d'officier d'état civil
- Assurer le bon déroulement des traitements des dossiers relatifs aux cartes nationales d'identité et de passeports.
- Gérer le service élection et l’organisation des opérations électorales (vérification des listes électorales, organisation des scrutins, contrôle des opérations, etc.)
- Encadrer l’agent chargé de la gestion administrative du cimetière, mise en place d’une cartographie dématérialisée du cimetière
- Superviser le processus de traitement du courrier (postal et courriels) et être force de proposition vers une démarche d’évolution du traitement du courrier dans une logique d’amélioration du service rendu aux habitants
- Être force de proposition pour la mise en place d’un guichet unique et d’un accueil numérique
- Rédiger les actes administratifs (arrêtés municipaux, décisions du Maire, délibérations)
- Préparer les dossiers des séances du conseil municipal :
o Préparer les ordres du jour, les convocations, les notes de présentation et tous les documents nécessaires à la tenue de l’instance
o Assurer le bon déroulement de la présentation des actes lors du conseil municipal
o Assurer le suivi des délibérations auprès de la préfecture
- Procéder à la dématérialisation des actes juridiques
- Assurer une veille juridique et administrative dans tous les domaines d’intervention
- Mise en ligne des marchés publics des différents services sur la plateforme maximilien
- Gestion des assurances responsabilité civile, en collaboration avec les services techniques

Encadrement de l'équipe :
- Assurer l’encadrement de 2 agents
- Animer les réunions d’équipe
- Recueillir et suivre les besoins en termes de formation des agents du service
Vous participerez directement à des activités d’accueil des administrés. Vous veillez au bon respect des procédures par les agents du pôle ; vous êtes le garant de l’éthique du service public et de la qualité d’accueil des usagers.
Vous gérerez les différents services du pôle Population suivant une politique transversale de conduite du changement : déploiement de l’e-administration, de la dématérialisation des procédures et la dématérialisation des relations avec le citoyen, création d’un accueil numérique.