Chargé d'accueil polycompétent-H/F
Offre n° O078250519000679
Publiée le 19/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
site: www.versailles.fr
Lieu de travail
4 avenue de Paris, Versailles (Yvelines)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Direction de l'accueil du citoyen
cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux
cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux
Missions / conditions d'exercice
Missions principales
ACCUEIL FRONT OFFICE :
Pour les prestations accueil-état civil :
Assurer l'accueil physique du public en " guichet polycompétent "
Établissement et délivrance des attestations d'accueil
- Vérifier les documents remis (en particulier ressources et d'hébergement)
- Enregistrer les demandes (dans l'application)
- Établir les statistiques liées à cette prestation
Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil
- Procéder aux vérifications des pièces
- Enregistrer les naissances (en clinique) et les reconnaissances
- Réceptionner les demandes de livret de famille
- Dresser les actes et délivrer les actes d'état civil (édition et signature des demandes faites par courrier ou internet)
- Informer les usagers sur les démarches (suite à une naissance...)
- Délivrer les certificats divers : de vie, de domicile, et actes d'état civil
Traitement administratif et informatique des demandes de cartes d'identité et passeports
- Enregistrer les demandes et retraits des cartes nationales d'identités et passeports biométriques
- Vérifier les documents remis
- Saisir les données dans les applications et scanner les pièces
- Enregistrer les titres reçus et remettre les titres
- Réceptionner les demandes de passeports urgents
Inscription sur listes
- Procéder aux inscriptions sur les listes électorales
- Procéder au recensement militaire
Légaliser les signatures et certifier les copies conformes aux originaux
Pour les prestations scolaires, petite enfance, maison de quartier et sport :
Pour les inscriptions scolaires, périscolaires
- Vérification complétude des dossiers
- Calcul du taux d'effort
- Saisie dans concerto
- Encaissement pour les activités périscolaires
- Renseignement du public
Pour les pré inscriptions petite enfance
- Vérification complétude du dossier multi accueil régulier
- Vérification complétude du dossier accueils ponctuels suite à l'accord du directeur d'établissement
- Conseils sur les modes de garde
- Encaissement frais d'admission
- Information et conseils du public
Pour les adhésions et inscriptions annuelles ou ponctuelles aux activités des maisons de quartier et aux activités sportives
- Vérification complétude des dossiers
- Vérification du rattachement à une maison de quartier de référence (uniquement pour les maisons de quartier)
- Calcul du taux d'effort
- Inscription dans Concerto
- Encaissement
Les inscriptions aux CLAS et ALSH ne seront pas traitées en guichet unique
BACK OFFICE :
- Assurer l'accueil téléphonique du guichet unique : réception des appels, information et orientation du public
- Gérer toute demande liée aux inscriptions scolaires et périscolaires quel que soit le canal d'entrée
- Gérer la boite email du service éducation soit en traitant directement la demande, soit en la transférant vers la direction-métier pour des réponses nécessitant un niveau d'expertise plus approfondi
- Prise en charge des recueils CNI/passeport, enregistrement des colis arrivés par courrier, gestion des titres expirés, gestion par email des dysfonctionnements avec la Préfecture
Missions ponctuelles
- Prestations à domicile (démarches administratives pour des personnes en difficulté)
- Toute tâche qui s'avère nécessaire à la continuité du service public
ACCUEIL FRONT OFFICE :
Pour les prestations accueil-état civil :
Assurer l'accueil physique du public en " guichet polycompétent "
Établissement et délivrance des attestations d'accueil
- Vérifier les documents remis (en particulier ressources et d'hébergement)
- Enregistrer les demandes (dans l'application)
- Établir les statistiques liées à cette prestation
Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil
- Procéder aux vérifications des pièces
- Enregistrer les naissances (en clinique) et les reconnaissances
- Réceptionner les demandes de livret de famille
- Dresser les actes et délivrer les actes d'état civil (édition et signature des demandes faites par courrier ou internet)
- Informer les usagers sur les démarches (suite à une naissance...)
- Délivrer les certificats divers : de vie, de domicile, et actes d'état civil
Traitement administratif et informatique des demandes de cartes d'identité et passeports
- Enregistrer les demandes et retraits des cartes nationales d'identités et passeports biométriques
- Vérifier les documents remis
- Saisir les données dans les applications et scanner les pièces
- Enregistrer les titres reçus et remettre les titres
- Réceptionner les demandes de passeports urgents
Inscription sur listes
- Procéder aux inscriptions sur les listes électorales
- Procéder au recensement militaire
Légaliser les signatures et certifier les copies conformes aux originaux
Pour les prestations scolaires, petite enfance, maison de quartier et sport :
Pour les inscriptions scolaires, périscolaires
- Vérification complétude des dossiers
- Calcul du taux d'effort
- Saisie dans concerto
- Encaissement pour les activités périscolaires
- Renseignement du public
Pour les pré inscriptions petite enfance
- Vérification complétude du dossier multi accueil régulier
- Vérification complétude du dossier accueils ponctuels suite à l'accord du directeur d'établissement
- Conseils sur les modes de garde
- Encaissement frais d'admission
- Information et conseils du public
Pour les adhésions et inscriptions annuelles ou ponctuelles aux activités des maisons de quartier et aux activités sportives
- Vérification complétude des dossiers
- Vérification du rattachement à une maison de quartier de référence (uniquement pour les maisons de quartier)
- Calcul du taux d'effort
- Inscription dans Concerto
- Encaissement
Les inscriptions aux CLAS et ALSH ne seront pas traitées en guichet unique
BACK OFFICE :
- Assurer l'accueil téléphonique du guichet unique : réception des appels, information et orientation du public
- Gérer toute demande liée aux inscriptions scolaires et périscolaires quel que soit le canal d'entrée
- Gérer la boite email du service éducation soit en traitant directement la demande, soit en la transférant vers la direction-métier pour des réponses nécessitant un niveau d'expertise plus approfondi
- Prise en charge des recueils CNI/passeport, enregistrement des colis arrivés par courrier, gestion des titres expirés, gestion par email des dysfonctionnements avec la Préfecture
Missions ponctuelles
- Prestations à domicile (démarches administratives pour des personnes en difficulté)
- Toute tâche qui s'avère nécessaire à la continuité du service public
Profils recherchés
Formation :
- Niveau III - Bac + 2
- La formation sous forme de tutorat entre agents sera organisée par le chef de service avec le support des procédures métier à jour
- Peuvent être prévues des formations de perfectionnement tout au long de la carrière, à l'initiative de l'agent ou du responsable de service
Expérience :
Expérience sur un poste similaire fortement souhaitée
Savoir-faire :
- Polyvalence complète sur tous les postes du guichet unique
- Garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes
- Grande disponibilité vis-à-vis du public (diplomatie)
- Connaissance générale du statut, métiers, organisation de la fonction publique territoriale
- Procédures relatives aux formalités administratives
- Information générale relative à l'état civil, Code civil
- Connaissances réglementaires dans tous les domaines concernés par le guichet unique
- Règles communes à la rédaction des actes d'état civil et procédures administratives de délivrance des actes d'état civil
- Outils bureautiques (Word, Excel) et logiciels métiers (Suffrage, Arpège, Avenir, QMATIC)
- Accueillir
- Appliquer les normes, procédures et règles
- Rendre compte
Savoir-être :
- Sens relationnel
- Capacité d'adaptation (évolution du poste, textes, procédures, outils informatiques) / flexibilité
- Sens du travail en équipe
- Ponctualité
- Rigueur
- Capacité d'écoute
- Sens de la pédagogie
Conditions d'emploi
Cycle de travail
Poste à 37h30/semaine
Contrainte(s) liée(s) au poste
Horaire d’ouverture public : lundi, mercredi, jeudi, vendredi de 8h30 à 17h00, mardi de 8h30 à 18h00 et le samedi de 8h30 à 12h00
Nombre de jours de congés
25 jours de congé, 15 RTT et 2 jours de fractionnement
Avantages
Participation de la Ville à la mutuelle et au contrat collectif Prévoyance
Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%
Possibilité d’adhérer à la Caisse d’Entraide (prestations sociales et loisirs)
- Niveau III - Bac + 2
- La formation sous forme de tutorat entre agents sera organisée par le chef de service avec le support des procédures métier à jour
- Peuvent être prévues des formations de perfectionnement tout au long de la carrière, à l'initiative de l'agent ou du responsable de service
Expérience :
Expérience sur un poste similaire fortement souhaitée
Savoir-faire :
- Polyvalence complète sur tous les postes du guichet unique
- Garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes
- Grande disponibilité vis-à-vis du public (diplomatie)
- Connaissance générale du statut, métiers, organisation de la fonction publique territoriale
- Procédures relatives aux formalités administratives
- Information générale relative à l'état civil, Code civil
- Connaissances réglementaires dans tous les domaines concernés par le guichet unique
- Règles communes à la rédaction des actes d'état civil et procédures administratives de délivrance des actes d'état civil
- Outils bureautiques (Word, Excel) et logiciels métiers (Suffrage, Arpège, Avenir, QMATIC)
- Accueillir
- Appliquer les normes, procédures et règles
- Rendre compte
Savoir-être :
- Sens relationnel
- Capacité d'adaptation (évolution du poste, textes, procédures, outils informatiques) / flexibilité
- Sens du travail en équipe
- Ponctualité
- Rigueur
- Capacité d'écoute
- Sens de la pédagogie
Conditions d'emploi
Cycle de travail
Poste à 37h30/semaine
Contrainte(s) liée(s) au poste
Horaire d’ouverture public : lundi, mercredi, jeudi, vendredi de 8h30 à 17h00, mardi de 8h30 à 18h00 et le samedi de 8h30 à 12h00
Nombre de jours de congés
25 jours de congé, 15 RTT et 2 jours de fractionnement
Avantages
Participation de la Ville à la mutuelle et au contrat collectif Prévoyance
Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%
Possibilité d’adhérer à la Caisse d’Entraide (prestations sociales et loisirs)
Contact et modalités de candidature
Contact
0130978000
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
4 avenue de Paris
78011 VERSAILLES CEDEX
Monsieur le Maire
4 avenue de Paris
78011 VERSAILLES CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.