Chargé des actes administratifs et des financements extérieurs
Offre n° O078250606000741
Publiée le 28/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Plus grande communauté urbaine de France, Grand Paris Seine & Oise est idéalement positionnée aux portes de la capitale sur l’Axe stratégique Paris-Rouen et offre à ses 437 430 habitants un cadre de vie envié. Forte de ses atouts et de la diversité des 73 communes qui la compose, la Communauté urbaine poursuit une double vocation :
- Préparer l’avenir en aménageant et développant le territoire
- Garantir la qualité des services de proximité à destination des élus et des habitants
Dans sa dynamique de développement, nous recrutons des talents ayant à cœur d'agir collectivement pour mettre en œuvre nos projets : mobilité urbaine, programmation immobilière, développement économique, maîtrise des déchets, ingénierie culturelle… De multiples opportunités sont à saisir.
Vous êtes motivé, ambitieux, avez l'esprit d'initiative et voulez agir pour l'intérêt général ? Vous êtes à la recherche d'une expérience professionnelle riche de sens ? Rejoignez-nous !
- Préparer l’avenir en aménageant et développant le territoire
- Garantir la qualité des services de proximité à destination des élus et des habitants
Dans sa dynamique de développement, nous recrutons des talents ayant à cœur d'agir collectivement pour mettre en œuvre nos projets : mobilité urbaine, programmation immobilière, développement économique, maîtrise des déchets, ingénierie culturelle… De multiples opportunités sont à saisir.
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Site web de l'employeur
Lieu de travail
Immeuble Autoneum ZAC des chevries, Magnanville (Yvelines)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Finances >
Procédure budgétaire et comptable
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La Direction des Supports Décentralisés (DSD) de la DGA Vie Quotidienne a été créée dans le souci de renforcer à la fois la proximité opérationnelle des directions métiers et la vision stratégique, le pilotage et la veille assurés les directions ressources. Au sein de l’unité Gestion administrative rattachée à la DSD Vie Quotidienne, le Chargé des Actes administratifs et des financements extérieurs est placé sous l’autorité du responsable de l’unité.
L’unité Gestion administrative assure les fonctions administratives de l’ensemble des directions opérationnelles de la DGA Vie Quotidienne (hors Cycle de l’eau), à savoir :
- La direction de la Voirie ;
- La direction des Bâtiments et Equipements Communautaires ;
- La direction de l’Energie ;
- La direction de la Maîtrise des Déchets ;
- La direction de la Maîtrise d’Ouvrage.
Les activités du Chargé des actes administratifs et des financements extérieurs consistent à rédiger, relire, contrôler et centraliser les actes administratifs ainsi qu’à appuyer au montage des dossiers de demande de financements extérieurs, puis à déposer les demandes de versements et soldes selon les règles et les attendus en termes de délai et de qualité, imposés par les financeurs. Pour ce faire, le/la titulaire du poste sollicite les pilotes des directions opérationnelles pour obtenir les informations et documents nécessaires et l’appui du réfèrent subvention du service financements externes des projets en charge de la DGA VQ.
La bonne exécution de ces missions doit permettre au titulaire du poste d’anticiper et d’informer les interlocuteurs appropriés sur les difficultés qui pourraient apparaître et les accompagner à leur résolution. Son intervention auprès des différents interlocuteurs doit permettre de présenter des actes administratifs consolidés et rendre possible le versement effectif des financements extérieurs au bénéfice de la CU.
Le titulaire du poste doit veiller à alimenter soigneusement les outils et suivre les process en vigueur afin de permettre une gestion administrative rigoureuse de son périmètre d’activité. Ainsi, le titulaire du poste assure le reporting régulier auprès du responsable de l’unité Gestion administrative et l’alerte en anticipation des difficultés qui pourraient apparaître. Il est force de proposition pour accompagner leur résolution. Il assure également le reporting auprès du service Financements externes des projets qui consolide les informations au niveau de la Communauté urbaine.
La réussite de ses missions tient notamment à la qualité et à la transversalité des échanges avec l’ensemble des interlocuteurs, internes à la Communauté urbaine (en particulier au sein des services de la DSD mais aussi auprès des chargés d’opérations, des directions ressources et métiers, …) et externes (financeurs, TP, …) ainsi qu’à l’anticipation des échéances.
L’unité Gestion administrative assure les fonctions administratives de l’ensemble des directions opérationnelles de la DGA Vie Quotidienne (hors Cycle de l’eau), à savoir :
- La direction de la Voirie ;
- La direction des Bâtiments et Equipements Communautaires ;
- La direction de l’Energie ;
- La direction de la Maîtrise des Déchets ;
- La direction de la Maîtrise d’Ouvrage.
Les activités du Chargé des actes administratifs et des financements extérieurs consistent à rédiger, relire, contrôler et centraliser les actes administratifs ainsi qu’à appuyer au montage des dossiers de demande de financements extérieurs, puis à déposer les demandes de versements et soldes selon les règles et les attendus en termes de délai et de qualité, imposés par les financeurs. Pour ce faire, le/la titulaire du poste sollicite les pilotes des directions opérationnelles pour obtenir les informations et documents nécessaires et l’appui du réfèrent subvention du service financements externes des projets en charge de la DGA VQ.
La bonne exécution de ces missions doit permettre au titulaire du poste d’anticiper et d’informer les interlocuteurs appropriés sur les difficultés qui pourraient apparaître et les accompagner à leur résolution. Son intervention auprès des différents interlocuteurs doit permettre de présenter des actes administratifs consolidés et rendre possible le versement effectif des financements extérieurs au bénéfice de la CU.
Le titulaire du poste doit veiller à alimenter soigneusement les outils et suivre les process en vigueur afin de permettre une gestion administrative rigoureuse de son périmètre d’activité. Ainsi, le titulaire du poste assure le reporting régulier auprès du responsable de l’unité Gestion administrative et l’alerte en anticipation des difficultés qui pourraient apparaître. Il est force de proposition pour accompagner leur résolution. Il assure également le reporting auprès du service Financements externes des projets qui consolide les informations au niveau de la Communauté urbaine.
La réussite de ses missions tient notamment à la qualité et à la transversalité des échanges avec l’ensemble des interlocuteurs, internes à la Communauté urbaine (en particulier au sein des services de la DSD mais aussi auprès des chargés d’opérations, des directions ressources et métiers, …) et externes (financeurs, TP, …) ainsi qu’à l’anticipation des échéances.
Missions / conditions d'exercice
📝 Vos missions principales seront :
Rédaction des actes administratifs :
- Rédiger ou relire et contrôler les actes administratifs de la DGA VQ : décisions, arrêtés, délibérations selon les procédures internes et le calendrier annuel des instances, en lien avec les directions opérationnelles et le service des Assemblées.
- Centraliser les actes administratifs, les gérer dans l’outil (Oxyad) et les suivre à l’aide de tous les outils partagés
Participation au pilotage global des financements extérieurs :
- Participer activement aux revues portées par le service Financements externes des projets, et notamment en lien avec la Feuille de route annuelle financements extérieurs.
- Participer à l’élaboration du rétroplanning de financements externes, assurer son suivi et communiquer auprès des interlocuteurs ayant intérêt dès la notification.
- Participer à l’élaboration et au suivi de l’exécution budgétaire des financements extérieurs en lien fonctionnel avec le service Budget et comptabilité de la DGA VQ et le service Financements externes des projets.
Appui au montage des dossiers de demande de financements extérieurs :
- Participer à l’identification des projets ou opérations qui feront l’objet de demande de financements extérieurs en lien avec le service Financements externes des projets et les directions opérationnelles dans le cadre du travail d’accompagnement mené au fil de l’eau.
- Appuyer et centraliser les dossiers de demande de financements extérieurs en collaboration avec les différents interlocuteurs appropriés (pilotes ou chargés d’opérations, services de la DSD ou service Financements externes des projets) : préparation, complétude avant envoi des dossiers.
- Rédiger les actes administratifs nécessaires aux dossiers.
Suivi global des financements extérieurs :
- Assurer un suivi administratif et financier (avancement des projets, demandes de versements d’acomptes ou de soldes, montants versés, validité des conventions…), remonter les éventuels écarts en termes de délais ou de montants.
- Assurer le suivi et le reporting des financements extérieurs à percevoir par les outils appropriés.
- Assurer la communication sur les rétroplannings et les actions associées.
- S’assurer de la complétude des dossiers avant clôture.
Demandes de versements des financements extérieurs :
- Solliciter les interlocuteurs adéquats en interne (opérationnels ou financiers) pour finaliser les dossiers (pièces techniques et financières) de demande de versements.
- Participer à la réalisation et transmettre aux financeurs les bilans dans les délais impartis, en respectant le formalisme.
- Saisir les engagements de recettes et joindre les pièces annexes, selon les process en vigueur.
- Remettre la notification de versement aux services opérationnels et financiers concernés.
- Préparer l’état des dépenses mandatées en vue de l’intégration dans le portail démarches-simplifiees puis la signature de la Trésorerie.
Activités associées ou connexes :
- Réaliser des activités en soutien à l’équipe de l’unité en fonction des nécessités et impératifs (délais) et/ou complémentaires en fonction des actualités de la direction sur demande de sa hiérarchie.
Rédaction des actes administratifs :
- Rédiger ou relire et contrôler les actes administratifs de la DGA VQ : décisions, arrêtés, délibérations selon les procédures internes et le calendrier annuel des instances, en lien avec les directions opérationnelles et le service des Assemblées.
- Centraliser les actes administratifs, les gérer dans l’outil (Oxyad) et les suivre à l’aide de tous les outils partagés
Participation au pilotage global des financements extérieurs :
- Participer activement aux revues portées par le service Financements externes des projets, et notamment en lien avec la Feuille de route annuelle financements extérieurs.
- Participer à l’élaboration du rétroplanning de financements externes, assurer son suivi et communiquer auprès des interlocuteurs ayant intérêt dès la notification.
- Participer à l’élaboration et au suivi de l’exécution budgétaire des financements extérieurs en lien fonctionnel avec le service Budget et comptabilité de la DGA VQ et le service Financements externes des projets.
Appui au montage des dossiers de demande de financements extérieurs :
- Participer à l’identification des projets ou opérations qui feront l’objet de demande de financements extérieurs en lien avec le service Financements externes des projets et les directions opérationnelles dans le cadre du travail d’accompagnement mené au fil de l’eau.
- Appuyer et centraliser les dossiers de demande de financements extérieurs en collaboration avec les différents interlocuteurs appropriés (pilotes ou chargés d’opérations, services de la DSD ou service Financements externes des projets) : préparation, complétude avant envoi des dossiers.
- Rédiger les actes administratifs nécessaires aux dossiers.
Suivi global des financements extérieurs :
- Assurer un suivi administratif et financier (avancement des projets, demandes de versements d’acomptes ou de soldes, montants versés, validité des conventions…), remonter les éventuels écarts en termes de délais ou de montants.
- Assurer le suivi et le reporting des financements extérieurs à percevoir par les outils appropriés.
- Assurer la communication sur les rétroplannings et les actions associées.
- S’assurer de la complétude des dossiers avant clôture.
Demandes de versements des financements extérieurs :
- Solliciter les interlocuteurs adéquats en interne (opérationnels ou financiers) pour finaliser les dossiers (pièces techniques et financières) de demande de versements.
- Participer à la réalisation et transmettre aux financeurs les bilans dans les délais impartis, en respectant le formalisme.
- Saisir les engagements de recettes et joindre les pièces annexes, selon les process en vigueur.
- Remettre la notification de versement aux services opérationnels et financiers concernés.
- Préparer l’état des dépenses mandatées en vue de l’intégration dans le portail démarches-simplifiees puis la signature de la Trésorerie.
Activités associées ou connexes :
- Réaliser des activités en soutien à l’équipe de l’unité en fonction des nécessités et impératifs (délais) et/ou complémentaires en fonction des actualités de la direction sur demande de sa hiérarchie.
Profils recherchés
🎯 Votre profil nous intéresse si vous avez :
- une bonne connaissance de l’environnement et du fonctionnement de la fonction publique territoriale
- une maîtrise des règles de rédaction des actes administratifs
- une bonne connaissance des règles budgétaires et comptables publiques (notamment la nomenclature M57)
- une capacité à appliquer des règles et des procédures
- une capacité à organiser, et à planifier
- une aptitude à travailler en mode projet et à accompagner à la conduite du changement
- une maîtrise des outils de gestion bureautique (Microsoft 365), des applicatifs Civil Finances et Oxyad.
✅ La Communauté urbaine vous propose :
· Une rémunération attractive sur étude individualisée
· Différentes formules de télétravail possibles et espaces de co-working à disposition selon les missions exercées
· Parking gratuit, forfait mobilité durable sous conditions
· Carte restaurant avec contribution employeur de 60%
· Possibilité de souscrire à une mutuelle et prévoyance avec participation employeur
· Prestations sociales, culturelles et sportives CNAS (Centre National d’Action Sociale)
· Environnement 100% cloud - Politique de développement des compétences
· Engagements : plan d’égalité femmes/hommes, apprentissage, handicap
· Qualité de vie au travail : moment de convivialité, mise en place d’un baromètre de la QVCT
· Prise en charge du titre de transport à hauteur de 75%
· Forfait mobilité durable
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Contact et modalités de candidature
Contact
0182860019
Informations complémentaires
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.