Assistant administratif communication et évènementiel (H/F)
Offre n° O078251006001483
Publiée le 06/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
9 RUE POTTIER, Le Chesnay-Rocquencourt (Yvelines)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
L’assistant Communication et Événementiel assure un rôle transversal de soutien administratif, logistique et opérationnel auprès des deux services. Il/elle veille à la bonne circulation de l’information, à la cohérence des actions de communication en lien avec les événements organisés, et participe à la mise en œuvre opérationnelle des projets. Il/elle vient également en soutien aux actions de communication externe de la collectivité.
Missions / conditions d'exercice
Soutien administratif et logistique
- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Gestion des courriers, mails et agendas des services
- Organisation de réunions
- Gestion des fournitures administratives (commandes et stocks)
Suivi administratif des activités
- Suivi des approvisionnements et prestations de services : réalisation des bons de commande, contrôle des livraisons/exécutions, réception/service fait, etc.
- Suivi de la facturation : rapprochement des bons de commande aux factures, relances fournisseurs
- Rédaction et suivi des délibérations, décisions et arrêtés
- Tenue et mise à jour du fichier des partenaires et prestataires
- Appuie à la communication événementielle (invitations, relances, signalétique, etc.)
- Gestion des inscriptions aux événements
- Mise à jour de la base de données de Relations publiques
- Classement et archivage des documents (physique et numérique)
Coordination du calendrier des événements de la collectivité (portail Evènements)
- Garant de la planification conjointe des projets communication et événementiels
- Participation au Comité opérationnel Evénements
- Synchronisation des informations entrre les deux services
- Suivi des plannings, échéanciers et livrables
- Mise à jour des outils partagés (tableaux de bord, rétroplannings, documents de suivi), et à ce titre assure l’administration métier du portail Evénements
Soutien aux actions de communication
- Relecture et correction de documents (plaquette, magazine, etc.)
- Relance des services pour récupérer les informations manquantes
CONTRAINTES DU POSTE (horaires, astreintes, tenue …)
• Temps de travail : 39 heures
• Horaires : lundi, mercredi, jeudi et vendredi de 8h30 à 17h15 / mardi de 8h30 à 17h30
• 25 jours de congés et 23 jours de RTT annuels
MOYENS MIS A DISPOSITION
• Ordinateurs
• Logiciels professionnels
- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Gestion des courriers, mails et agendas des services
- Organisation de réunions
- Gestion des fournitures administratives (commandes et stocks)
Suivi administratif des activités
- Suivi des approvisionnements et prestations de services : réalisation des bons de commande, contrôle des livraisons/exécutions, réception/service fait, etc.
- Suivi de la facturation : rapprochement des bons de commande aux factures, relances fournisseurs
- Rédaction et suivi des délibérations, décisions et arrêtés
- Tenue et mise à jour du fichier des partenaires et prestataires
- Appuie à la communication événementielle (invitations, relances, signalétique, etc.)
- Gestion des inscriptions aux événements
- Mise à jour de la base de données de Relations publiques
- Classement et archivage des documents (physique et numérique)
Coordination du calendrier des événements de la collectivité (portail Evènements)
- Garant de la planification conjointe des projets communication et événementiels
- Participation au Comité opérationnel Evénements
- Synchronisation des informations entrre les deux services
- Suivi des plannings, échéanciers et livrables
- Mise à jour des outils partagés (tableaux de bord, rétroplannings, documents de suivi), et à ce titre assure l’administration métier du portail Evénements
Soutien aux actions de communication
- Relecture et correction de documents (plaquette, magazine, etc.)
- Relance des services pour récupérer les informations manquantes
CONTRAINTES DU POSTE (horaires, astreintes, tenue …)
• Temps de travail : 39 heures
• Horaires : lundi, mercredi, jeudi et vendredi de 8h30 à 17h15 / mardi de 8h30 à 17h30
• 25 jours de congés et 23 jours de RTT annuels
MOYENS MIS A DISPOSITION
• Ordinateurs
• Logiciels professionnels
Profils recherchés
DIPLOME(S) ET EXPERIENCE
• BAC à BAC+2 dans le domaine de la gestion administrative
• Expérience au sein des collectivités territoriales appréciée
CONNAISSANCES
• Informatique : pack office obligatoire (Word, Excel, Powerpoint), logiciel de base de données
COMPETENCES
• Capacité à organiser et suivre plusieurs projets simultanément
• Excellentes capacités rédactionnelles (orthographe irréprochable), capacité d’analyse et esprit de synthèse
• Capacité à travailler en transversalité et à coordonner des interlocuteurs variés
• Rigueur, autonomie et réactivité
• Gestion administrative et budgétaire
SAVOIR-ÊTRE
• Bon relationnel et esprit d’équipe
• Sens de l’organisation, rigueur et autonomie
• Polyvalence et adaptabilité
• Dynamisme et réactivité
• Sens du service et de l’anticipation
• Discrétion et professionnalisme
• BAC à BAC+2 dans le domaine de la gestion administrative
• Expérience au sein des collectivités territoriales appréciée
CONNAISSANCES
• Informatique : pack office obligatoire (Word, Excel, Powerpoint), logiciel de base de données
COMPETENCES
• Capacité à organiser et suivre plusieurs projets simultanément
• Excellentes capacités rédactionnelles (orthographe irréprochable), capacité d’analyse et esprit de synthèse
• Capacité à travailler en transversalité et à coordonner des interlocuteurs variés
• Rigueur, autonomie et réactivité
• Gestion administrative et budgétaire
SAVOIR-ÊTRE
• Bon relationnel et esprit d’équipe
• Sens de l’organisation, rigueur et autonomie
• Polyvalence et adaptabilité
• Dynamisme et réactivité
• Sens du service et de l’anticipation
• Discrétion et professionnalisme
Contact et modalités de candidature
Contact
0139231112
Informations complémentaires
Pour postuler, adressez votre candidature à l'attention de M. Richard DELEPIERRE, Le Maire, par mail à drh@lechesnay-rocquencourt.fr ou par courrier au 9 rue Pottier, BP 150, 78155 Le Chesnay-Rocquencourt Cedex.
Adresse de l'employeur
Mairie de LE CHESNAY-ROCQUENCOURT
>9 RUE POTTIER
78150 LE CHESNAY-ROCQUENCOURT
>9 RUE POTTIER
78150 LE CHESNAY-ROCQUENCOURT
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.