RESPONSABLE DU SERVICE COURRIER (F/H)
Offre n° O082250611000630
Publiée le 11/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Idéalement située à équidistance Atlantique/Méditerranée/Pyrénées, Montauban est une ville d'art et d'histoire, de 62 000 habitants, au cœur d'une agglomération de 11 communes ; à proximité de la Métropole toulousaine, et parfaitement desservie par le réseau autoroutier, et des cadencements SNCF optimaux.
Lauréate TEPCV (Territoire à Energie Positive pour la Croissance Verte) et labellisée Cap Cit'ergie en 2018, la collectivité est certifiée ISO 50001 depuis juillet 2020 pour sa démarche de maîtrise de l'énergie.
Lauréate TEPCV (Territoire à Energie Positive pour la Croissance Verte) et labellisée Cap Cit'ergie en 2018, la collectivité est certifiée ISO 50001 depuis juillet 2020 pour sa démarche de maîtrise de l'énergie.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
9 rue de l'hôtel de ville, Montauban (Tarn-et-Garonne)
Poste à pourvoir le
01/08/2025
Date limite de candidature
11/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Placé sous l'autorité du directeur de pôle moyens généraux, en qualité de Responsable du service Courrier, vous organisez et pilotez la gestion du courrier mutualisé de la Ville de Montauban et du Grand Montauban Communauté d'Agglomération. A ce titre, vous encadrez et coordonnez les missions des 3 agents du service.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS :
Pilotage du service courrier :
* Décliner les orientations stratégiques en objectifs opérationnels ;
* Superviser et coordonner les missions des agents ;
* Concevoir et mettre en place des procédures ;
* Élaborer le planning de travail du service ;
* Garantir la qualité des données et organiser les transmissions des informations ;
* Anticiper et organiser l'évolution des missions du service ;
* Réaliser les entretiens professionnels des agents ;
* Assurer une veille juridique et commerciale ;
* Élaborer et piloter la gestion budgétaire et comptable du service ;
* Mettre en place les procédures du service et veiller à leur application.
Pilotage et suivi du projet de dématérialisation du courrier :
* Coordonner et suivre le projet de dématérialisation du courrier ;
* Coordonner les différents intervenants ;
* Évaluer et présenter les impacts majeurs sur l'organisation ;
* Analyser et suivre les nouvelles demandes de paramétrage ;
* Suivre les évolutions du logiciel ;
* Assurer le paramétrage fonctionnel du logiciel.
Assurer la gestion administrative et financière du service :
* Assurer le suivi des dépenses du service ;
* Préparer et suivre le budget du service ;
* Gestion de la régie du service.
Assurer la gestion du courrier :
* Traitement des mails ;
* Trier et scanner les courriers sur le logiciel ;
* Assurer l'accueil physique et téléphonique ;
* Recherche de courriers multiples et variés à la demande des Services, administrés et Cabinet ;
* Suivi retours de chemises vu par le DGS et CABINET ;
* Diffuser dans les différents services ;
* Réception des colis ;
* Viser les factures sur le logiciel Cyril ;
* Projet dématérialisation du courrier sortant et optimisation parapheur et à terme ;
* Dématérialisation des parapheurs.
Pilotage du service courrier :
* Décliner les orientations stratégiques en objectifs opérationnels ;
* Superviser et coordonner les missions des agents ;
* Concevoir et mettre en place des procédures ;
* Élaborer le planning de travail du service ;
* Garantir la qualité des données et organiser les transmissions des informations ;
* Anticiper et organiser l'évolution des missions du service ;
* Réaliser les entretiens professionnels des agents ;
* Assurer une veille juridique et commerciale ;
* Élaborer et piloter la gestion budgétaire et comptable du service ;
* Mettre en place les procédures du service et veiller à leur application.
Pilotage et suivi du projet de dématérialisation du courrier :
* Coordonner et suivre le projet de dématérialisation du courrier ;
* Coordonner les différents intervenants ;
* Évaluer et présenter les impacts majeurs sur l'organisation ;
* Analyser et suivre les nouvelles demandes de paramétrage ;
* Suivre les évolutions du logiciel ;
* Assurer le paramétrage fonctionnel du logiciel.
Assurer la gestion administrative et financière du service :
* Assurer le suivi des dépenses du service ;
* Préparer et suivre le budget du service ;
* Gestion de la régie du service.
Assurer la gestion du courrier :
* Traitement des mails ;
* Trier et scanner les courriers sur le logiciel ;
* Assurer l'accueil physique et téléphonique ;
* Recherche de courriers multiples et variés à la demande des Services, administrés et Cabinet ;
* Suivi retours de chemises vu par le DGS et CABINET ;
* Diffuser dans les différents services ;
* Réception des colis ;
* Viser les factures sur le logiciel Cyril ;
* Projet dématérialisation du courrier sortant et optimisation parapheur et à terme ;
* Dématérialisation des parapheurs.
Profils recherchés
COMPÉTENCES :
Savoir :
* Maîtrise des techniques de management individuel, d'équipe et de projet ;
* Très bonnes connaissances du fonctionnement des Collectivités Territoriales ;
* Maîtriser les caractéristiques techniques de l'outillage nécessaire à la gestion du courrier ;
* Respecter les procédures postales ;
* Connaitre l'organigramme de la collectivité.
Savoir-faire :
* Encadrer, animer et coordonner une équipe ;
* Affranchir et numériser le courrier ;
* Préparer des navettes et des tournées de livraison ;
* Optimiser les déplacements ;
* Aisance rédactionnelle ;
* Rigueur dans le suivi des procédures.
Savoir-être :
* Rigueur, méthode, discrétion, ponctualité et assiduité ;
* Esprit d'analyse ;
* Adaptabilité, réactivité et polyvalence sur les missions de l'unité technique ;
* Qualité relationnelle : capacité à travailler en équipe et de manière transversale.
Savoir :
* Maîtrise des techniques de management individuel, d'équipe et de projet ;
* Très bonnes connaissances du fonctionnement des Collectivités Territoriales ;
* Maîtriser les caractéristiques techniques de l'outillage nécessaire à la gestion du courrier ;
* Respecter les procédures postales ;
* Connaitre l'organigramme de la collectivité.
Savoir-faire :
* Encadrer, animer et coordonner une équipe ;
* Affranchir et numériser le courrier ;
* Préparer des navettes et des tournées de livraison ;
* Optimiser les déplacements ;
* Aisance rédactionnelle ;
* Rigueur dans le suivi des procédures.
Savoir-être :
* Rigueur, méthode, discrétion, ponctualité et assiduité ;
* Esprit d'analyse ;
* Adaptabilité, réactivité et polyvalence sur les missions de l'unité technique ;
* Qualité relationnelle : capacité à travailler en équipe et de manière transversale.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (CV + lettre de motivation) via le lien uniquement à :
Madame le Maire de MONTAUBAN
Madame le Maire de MONTAUBAN
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.