Secrétaire Polyvalente en Résidence Autonomie (h/f)
Offre n° O083250819000624
Publiée le 19/08/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Toulon (Var)
Poste à pourvoir le
14/10/2025
Date limite de candidature
15/09/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Présentation du CCAS
Le Centre Communal d’Action Sociale (CCAS) de TOULON est un établissement public administratif qui met en œuvre la politique sociale communale en organisant des actions de solidarité dans la lutte contre l’exclusion et dans l’accompagnement des personnes âgées ou en situation de handicap.
Il dispose de trois Directions encadrées par une Direction Générale : Direction de l’Autonomie, Direction de l’Inclusion et de la Solidarité, Direction des Ressources Moyens Généraux.
Présentation de la Direction de l’Autonomie
La Direction de l’Autonomie participe à la définition des orientations en matière de politique d’action sociale de la collectivité en faveur du parcours de vie des personnes âgées et des personnes en situation de handicap handicapées.
Elle conduit la politique sociale en faveur de l’autonomie et son évaluation.
Elle pilote, coordonne et adapte l’offre des services de la direction de l’Autonomie (CLIC, SAD, Résidences Autonomies et l’EHPAD) pour répondre aux besoins de la population cible.
Présentation des Résidences Autonomie
Au-delà d’être des lieux de vie, les résidences autonomie ont vocation à accompagner le vieillissement de leurs résidents et favoriser le bien-vieillir sur son territoire en développant l’accueil de riverains âgés…
La direction de l’Autonomie dispose de 3 résidences autonomie réparties sur 3 quartiers de la ville pilotées par un responsable-coordinateur multisites qui supervise l’action via le soutien d’un responsable adjoint sur chaque site.
Missions générales du secrétaire polyvalent en résidence autonomie :
Le/la secrétaire polyvalent/e est en charge des missions de secrétariat, de gestion et suivi des prestations. Il/elle participe également à l’accès aux droits des usagers de la résidence ou leur continuité.
Le Centre Communal d’Action Sociale (CCAS) de TOULON est un établissement public administratif qui met en œuvre la politique sociale communale en organisant des actions de solidarité dans la lutte contre l’exclusion et dans l’accompagnement des personnes âgées ou en situation de handicap.
Il dispose de trois Directions encadrées par une Direction Générale : Direction de l’Autonomie, Direction de l’Inclusion et de la Solidarité, Direction des Ressources Moyens Généraux.
Présentation de la Direction de l’Autonomie
La Direction de l’Autonomie participe à la définition des orientations en matière de politique d’action sociale de la collectivité en faveur du parcours de vie des personnes âgées et des personnes en situation de handicap handicapées.
Elle conduit la politique sociale en faveur de l’autonomie et son évaluation.
Elle pilote, coordonne et adapte l’offre des services de la direction de l’Autonomie (CLIC, SAD, Résidences Autonomies et l’EHPAD) pour répondre aux besoins de la population cible.
Présentation des Résidences Autonomie
Au-delà d’être des lieux de vie, les résidences autonomie ont vocation à accompagner le vieillissement de leurs résidents et favoriser le bien-vieillir sur son territoire en développant l’accueil de riverains âgés…
La direction de l’Autonomie dispose de 3 résidences autonomie réparties sur 3 quartiers de la ville pilotées par un responsable-coordinateur multisites qui supervise l’action via le soutien d’un responsable adjoint sur chaque site.
Missions générales du secrétaire polyvalent en résidence autonomie :
Le/la secrétaire polyvalent/e est en charge des missions de secrétariat, de gestion et suivi des prestations. Il/elle participe également à l’accès aux droits des usagers de la résidence ou leur continuité.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales
1. Secrétariat :
- Gère le courrier de la résidence (arrivées et départs)
- Assure la rédaction de courriers, compte-rendu, procédures sous supervision du responsable…,
- Organise la mise à jour, le classement et l’archivage de documents (plan bleu, registre sécurité, listing résidents, procédures, conventions, appels à projet…)
- Recense et renseigne les indicateurs d’activité (mensuels pour la direction générale et le conseil d’administration)
- Aide à la préparation des dossiers en lien avec le fonctionnement et les projets de la résidence
2. Gestion et suivi des prestations (hébergement, restauration, animation) :
- Recense les besoins et assure les commandes du service conformément aux règles de la commande publique sous supervision du responsable adjoint
- Est en charge du suivi des prestations (restauration, buanderie, technique…)
- Communique sur les animations
- Est en charge du suivi des prises en charge hébergement et participe à la réalisation de la facturation des prestations
3. Gestion et suivi administratif des bénéficiaires :
- Gère et suit les dossiers administratifs des usagers (admission, assurances, personne de confiance, …)
- Alimente le logiciel métier : entrées, sorties, hospitalisations, retours, changements des données administratives
- Favorise la transmission de l’information au sein de l’équipe (cahier de liaison, relève)
4. Accès aux droits et Coordination autour de l’usager :
- Développe l’accès aux droits en lien avec le maintien à domicile des usagers de la résidence (APA, CARSAT, CAF, ASH...) et facilite l’accès aux soins
- Développe le lien avec les professionnels intervenant sur la résidence pour favoriser la coordination et le suivi des résidents
- Participe au suivi des projets de vie avec le(a) coordinateur(trice) de parcours prévention de la perte d’autonomie
Activités transverses
5. Accueil physique, téléphonique et mail :
- Identifie le besoin de l’interlocuteur,
- Apporte une réponse si possible, ou orienter vers le bon interlocuteur (collecte les informations, renseigne sur les prestations, renseigne sur les aides financières, envoi la documentation, planifie les rendez-vous de visite, réceptionne et s’assure du suivi des dossiers de demande d’admission…)
- Assure l’enregistrement et le suivi des dossiers de demande d’admission (en interne et sur la plateforme via trajectoire)
- Assure l’accueil d’attente et la gestion de l’agenda du responsable, de l’adjoint
- Gère l’accès à la résidence et identification des visiteurs inconnus
1. Secrétariat :
- Gère le courrier de la résidence (arrivées et départs)
- Assure la rédaction de courriers, compte-rendu, procédures sous supervision du responsable…,
- Organise la mise à jour, le classement et l’archivage de documents (plan bleu, registre sécurité, listing résidents, procédures, conventions, appels à projet…)
- Recense et renseigne les indicateurs d’activité (mensuels pour la direction générale et le conseil d’administration)
- Aide à la préparation des dossiers en lien avec le fonctionnement et les projets de la résidence
2. Gestion et suivi des prestations (hébergement, restauration, animation) :
- Recense les besoins et assure les commandes du service conformément aux règles de la commande publique sous supervision du responsable adjoint
- Est en charge du suivi des prestations (restauration, buanderie, technique…)
- Communique sur les animations
- Est en charge du suivi des prises en charge hébergement et participe à la réalisation de la facturation des prestations
3. Gestion et suivi administratif des bénéficiaires :
- Gère et suit les dossiers administratifs des usagers (admission, assurances, personne de confiance, …)
- Alimente le logiciel métier : entrées, sorties, hospitalisations, retours, changements des données administratives
- Favorise la transmission de l’information au sein de l’équipe (cahier de liaison, relève)
4. Accès aux droits et Coordination autour de l’usager :
- Développe l’accès aux droits en lien avec le maintien à domicile des usagers de la résidence (APA, CARSAT, CAF, ASH...) et facilite l’accès aux soins
- Développe le lien avec les professionnels intervenant sur la résidence pour favoriser la coordination et le suivi des résidents
- Participe au suivi des projets de vie avec le(a) coordinateur(trice) de parcours prévention de la perte d’autonomie
Activités transverses
5. Accueil physique, téléphonique et mail :
- Identifie le besoin de l’interlocuteur,
- Apporte une réponse si possible, ou orienter vers le bon interlocuteur (collecte les informations, renseigne sur les prestations, renseigne sur les aides financières, envoi la documentation, planifie les rendez-vous de visite, réceptionne et s’assure du suivi des dossiers de demande d’admission…)
- Assure l’enregistrement et le suivi des dossiers de demande d’admission (en interne et sur la plateforme via trajectoire)
- Assure l’accueil d’attente et la gestion de l’agenda du responsable, de l’adjoint
- Gère l’accès à la résidence et identification des visiteurs inconnus
Profils recherchés
Compétences techniques de base
- Organiser méthodiquement son travail et savoir dégager les urgences et les priorités.
- Saisir et présenter des documents (lettres, rapports…)
- Recevoir, orienter, transmettre les communications téléphoniques
- Renseigner les services, les agents, les personnes extérieures sur les informations du service
- Prendre connaissance du courrier et assurer sa diffusion
- Rassembler les documents nécessaires et les organiser selon les procédures administratives définies
- Saisir informatiquement des données
- Connaître le vocabulaire technique du domaine de l’EHPAD
- Tenir à jour des fichiers et opérer des activités de classement
Savoir être
- Avoir le sens du service public et du travail en équipe
- Avoir un très bon relationnel et de la diplomatie
- Être capable de s’adapter à des interlocuteurs différents et à des situations variées.
- Être discret (e), méthodique et organisé(e)
- Savoir être réactif et capable de référer
- Respecter strictement la confidentialité des informations et le secret professionnel
Contraintes du poste
- Disponibilité
- Affectation multisite en fonction des besoins du service
- Prévision annuelle des absences statutaires programmables
- Bonne utilisation de l’outil informatique et des applications spécifiques
- Horaires : entre 8h30 et 17h15
- Poste non compatible avec le télétravail
- Organiser méthodiquement son travail et savoir dégager les urgences et les priorités.
- Saisir et présenter des documents (lettres, rapports…)
- Recevoir, orienter, transmettre les communications téléphoniques
- Renseigner les services, les agents, les personnes extérieures sur les informations du service
- Prendre connaissance du courrier et assurer sa diffusion
- Rassembler les documents nécessaires et les organiser selon les procédures administratives définies
- Saisir informatiquement des données
- Connaître le vocabulaire technique du domaine de l’EHPAD
- Tenir à jour des fichiers et opérer des activités de classement
Savoir être
- Avoir le sens du service public et du travail en équipe
- Avoir un très bon relationnel et de la diplomatie
- Être capable de s’adapter à des interlocuteurs différents et à des situations variées.
- Être discret (e), méthodique et organisé(e)
- Savoir être réactif et capable de référer
- Respecter strictement la confidentialité des informations et le secret professionnel
Contraintes du poste
- Disponibilité
- Affectation multisite en fonction des besoins du service
- Prévision annuelle des absences statutaires programmables
- Bonne utilisation de l’outil informatique et des applications spécifiques
- Horaires : entre 8h30 et 17h15
- Poste non compatible avec le télétravail
Contact et modalités de candidature
Contact
0494246503
Informations complémentaires
Les candidatures (lettre de motivation, CV, du dernier entretien professionnel et de la dernière situation professionnelle) sont à adresser à l’attention de Madame Dominique ANDREOTTI, Vice-présidente du CCAS à l’adresse suivante :
Service des Ressources Humaines – 100, rue des Remparts – CS 20 813– 83051 TOULON cedex
ou par mail : ressourceshumaines@ccas-toulon.fr
Service des Ressources Humaines – 100, rue des Remparts – CS 20 813– 83051 TOULON cedex
ou par mail : ressourceshumaines@ccas-toulon.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.