EAU100 - ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIVE (h/f)
Offre n° O083250917000095
Publiée le 22/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Toulon, Toulon (Var)
Poste à pourvoir le
01/11/2025
Date limite de candidature
23/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
- Apporter une aide permanente au Chef de service et au Directeur en termes d’organisation, de gestion, d’information, d’accueil, de classement, d’archivage et suivi de dossiers
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction
- Assister le chef de service dans l’organisation du travail et la communication avec les différents services internes de la direction (y compris services délocalisés La Garde, Six-Fours, Hyères) et services externes
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction
- Assister le chef de service dans l’organisation du travail et la communication avec les différents services internes de la direction (y compris services délocalisés La Garde, Six-Fours, Hyères) et services externes
Missions / conditions d'exercice
- Participation à la gestion quotidienne et la coordination de la direction
- Suivi du courrier gestion administrative des courriers entrants pour attribution aux équipes opérationnelles, et sortants : mise en forme, relecture, mise en parapheur, suivi signatures, envoi, scan et archivage, mise à jour dans AIR COURRIER
- Rédaction et suivi de documents concernant le personnel (ordres de missions, états de frais, suivi congés, arrêts de travail, visites médicales, formations, etc)
- Préparation, mise en forme et suivi des actes administratifs dans AIR DELIB
- Mise en forme de documents, avis techniques, courriers, notes, rapports, OS, PV de réception, CR de réunions, plannings, présentations, etc
- Organisation et planification de réunions et rendez-vous
- Accueil physique et téléphonique au niveau de la direction
- Traitement des doléances et demandes d’intervention (téléphone/mail) et orientation vers les services opérationnels
- Tenue de tableau de bord et de suivi de l’activité
- Gestion de l’archivage
- Suivi du courrier gestion administrative des courriers entrants pour attribution aux équipes opérationnelles, et sortants : mise en forme, relecture, mise en parapheur, suivi signatures, envoi, scan et archivage, mise à jour dans AIR COURRIER
- Rédaction et suivi de documents concernant le personnel (ordres de missions, états de frais, suivi congés, arrêts de travail, visites médicales, formations, etc)
- Préparation, mise en forme et suivi des actes administratifs dans AIR DELIB
- Mise en forme de documents, avis techniques, courriers, notes, rapports, OS, PV de réception, CR de réunions, plannings, présentations, etc
- Organisation et planification de réunions et rendez-vous
- Accueil physique et téléphonique au niveau de la direction
- Traitement des doléances et demandes d’intervention (téléphone/mail) et orientation vers les services opérationnels
- Tenue de tableau de bord et de suivi de l’activité
- Gestion de l’archivage
Profils recherchés
Les « savoirs » :
- Enjeux, évolutions et cadre réglementaire des procédures administratives
- Règles de fonctionnement des collectivités territoriales, instances, processus et circuit de décision de la collectivité
- Statut de la fonction publiques territoriale, cadre réglementaire de la gestion RH
- Techniques rédactionnelles de rapport et de note de synthèse
- Techniques d’élaboration de tableaux de bord et de bilans d’activité
- Connaissance du vocabulaire technique du service d’eau potable et d’assainissement, notions techniques et réglementaires dans ce domaine, ainsi que sur l’urbanisme et les marchés publics -
Les « savoir-faire » :
- Rédaction et mise en forme soignée des courriers administratifs, notes, comptes-rendus,…
- Qualités rédactionnelles, maitrise de l’orthographe et de la grammaire
- Maîtrise du pack OFFICE et connaissance des outils CIVITAS, AIR DELIB, AIR COURRIER
- Maîtrise des techniques de secrétariat, de classement, de recherche documentaire
- Réception, filtrage et orientation des appels téléphoniques, mails et courriers
- Réception, enregistrement, vérification de dossiers
- Numérisation, photocopie, assemblage, tri, classement, archivage de documents
- Renseignement de tableaux de bord
- Organisation logistique de réunions ou missions
- Gestion d’agenda, organisation de rendez-vous
Les « savoir-être » :
- Rigueur et sens de l’organisation, capacité à rendre compte
- Sens du relationnel, amabilité, sens de l’accueil
- Esprit d’équipe, capacité de travail en transversalité
- Autonomie et disponibilité
- Adaptabilité, sens de l’anticipation, réactivité
- Discrétion et réserve
- Enjeux, évolutions et cadre réglementaire des procédures administratives
- Règles de fonctionnement des collectivités territoriales, instances, processus et circuit de décision de la collectivité
- Statut de la fonction publiques territoriale, cadre réglementaire de la gestion RH
- Techniques rédactionnelles de rapport et de note de synthèse
- Techniques d’élaboration de tableaux de bord et de bilans d’activité
- Connaissance du vocabulaire technique du service d’eau potable et d’assainissement, notions techniques et réglementaires dans ce domaine, ainsi que sur l’urbanisme et les marchés publics -
Les « savoir-faire » :
- Rédaction et mise en forme soignée des courriers administratifs, notes, comptes-rendus,…
- Qualités rédactionnelles, maitrise de l’orthographe et de la grammaire
- Maîtrise du pack OFFICE et connaissance des outils CIVITAS, AIR DELIB, AIR COURRIER
- Maîtrise des techniques de secrétariat, de classement, de recherche documentaire
- Réception, filtrage et orientation des appels téléphoniques, mails et courriers
- Réception, enregistrement, vérification de dossiers
- Numérisation, photocopie, assemblage, tri, classement, archivage de documents
- Renseignement de tableaux de bord
- Organisation logistique de réunions ou missions
- Gestion d’agenda, organisation de rendez-vous
Les « savoir-être » :
- Rigueur et sens de l’organisation, capacité à rendre compte
- Sens du relationnel, amabilité, sens de l’accueil
- Esprit d’équipe, capacité de travail en transversalité
- Autonomie et disponibilité
- Adaptabilité, sens de l’anticipation, réactivité
- Discrétion et réserve
Contact et modalités de candidature
Contact
emploi@metropoletpm.fr
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir candidater en ligne sur le site de la Métropole Toulon Provence Méditerranée : https://emploi.metropoletpm.fr/fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.