AGENT D'ACCUEIL - SECRÉTARIAT DE MAIRIE (H/F)
Offre n° O085250722001259
Publiée le 22/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
27 Rue de l'église, Le Gué-de-Velluire (Vendée)
Poste à pourvoir le
01/02/2026
Date limite de candidature
22/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps non complet,
12h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
CNAS+FDAS+RIFSEEP+ PREVOYANCE
Descriptif de l'emploi
Agent chargé de l'accueil et de la gestion administrative des dossiers associés au service administratif de la mairie.
Missions / conditions d'exercice
Activité 1 : Assurer la polyvalence en lien avec l'accueil du public et le suivi des dossiers associés sur les plages horaires d'ouverture au public (trois 1/2 journées de 4h
Lundi matin/ Mardi et Vendredi après midi)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
- Recevoir, filtrer et réorienter les demandes de renseignements par mail
- Gestion des dossiers d'urbanisme: délivrer les informations aux usagers et enregistrer les dossiers en lien avec les services instructeurs en respectant les délais impartis.
- Assurer le suivi des dossiers d'Etat Civil (rédiger les actes, tenir à jour les registres, établissement des livrets de famille, apposition mentions...)
- Assurer la gestion du cimetière
- Etablir des documents administratifs (aides sociales, licences et débits de boissons, recensement militaire, inscriptions sur listes électorales) et assurer le suivi des dossiers
- Assurer la tenue et le suivi des plannings de réservation de la salle communale et établir les contrats de location
- Assurer le suivi des dossiers en lien avec la vie scolaire (cantine, garderie)
- Etablir les récépissés liés aux demandes d'inscriptions locations meublées de tourisme
- Assurer le lien avec les associations communales
- Effectuer l'enregistrement du courrier
- Archiver les documents (papiers et numériques-GED)
- Concevoir les bulletins municipaux et invitations
- Soutien à la gestion des élections en binôme avec la secrétaire générale
Activité 2 : Assurer la gestion administrative et financière de la Commune lors des congés, formations de la secrétaire générale
- Rédiger des courriers, attestations et arrêtés (voirie, gestion du personnel)
- Etablir les comptes rendus des conseils et assurer le suivi de la mise en oeuvre des décisions en lien avec les élus référents
- Gérer les commandes hors marchés (demander des devis et établir les bons de commandes) en lien avec le service technique
- Vérifier les factures et en assurer le suivi
- Recevoir, filtrer, organiser et transmettre les informations relatives au service technique
- Mise à jour de la Base Adresses Locale
- Effectuer les commandes de produits d'entretien
- Contribuer à l'établissement des titres de recettes correspondants aux loyers des logements communaux et mandats pour les remboursements de cautions.
- Veiller au bon déroulement des sauvegardes de données
Lundi matin/ Mardi et Vendredi après midi)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
- Recevoir, filtrer et réorienter les demandes de renseignements par mail
- Gestion des dossiers d'urbanisme: délivrer les informations aux usagers et enregistrer les dossiers en lien avec les services instructeurs en respectant les délais impartis.
- Assurer le suivi des dossiers d'Etat Civil (rédiger les actes, tenir à jour les registres, établissement des livrets de famille, apposition mentions...)
- Assurer la gestion du cimetière
- Etablir des documents administratifs (aides sociales, licences et débits de boissons, recensement militaire, inscriptions sur listes électorales) et assurer le suivi des dossiers
- Assurer la tenue et le suivi des plannings de réservation de la salle communale et établir les contrats de location
- Assurer le suivi des dossiers en lien avec la vie scolaire (cantine, garderie)
- Etablir les récépissés liés aux demandes d'inscriptions locations meublées de tourisme
- Assurer le lien avec les associations communales
- Effectuer l'enregistrement du courrier
- Archiver les documents (papiers et numériques-GED)
- Concevoir les bulletins municipaux et invitations
- Soutien à la gestion des élections en binôme avec la secrétaire générale
Activité 2 : Assurer la gestion administrative et financière de la Commune lors des congés, formations de la secrétaire générale
- Rédiger des courriers, attestations et arrêtés (voirie, gestion du personnel)
- Etablir les comptes rendus des conseils et assurer le suivi de la mise en oeuvre des décisions en lien avec les élus référents
- Gérer les commandes hors marchés (demander des devis et établir les bons de commandes) en lien avec le service technique
- Vérifier les factures et en assurer le suivi
- Recevoir, filtrer, organiser et transmettre les informations relatives au service technique
- Mise à jour de la Base Adresses Locale
- Effectuer les commandes de produits d'entretien
- Contribuer à l'établissement des titres de recettes correspondants aux loyers des logements communaux et mandats pour les remboursements de cautions.
- Veiller au bon déroulement des sauvegardes de données
Profils recherchés
- Expérience confirmée exigée en accueil, secrétariat de mairie (fonctionnement des collectivités territoriales, procédures en matière d'Etat Civil et d'Urbanisme, comptabilité publique)
- Maîtrise de l'outil informatique et des différents modes de communication
- Polyvalence
- Capacités relationnelles et rédactionnelles
- Capacités d'initiatives et d'adaptation
- Poste seul à l'accueil du public
- Avoir le sens du contact
- Autonomie dans le traitement des dossiers et dans la recherche de l'information
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Maîtrise de l'outil informatique et des différents modes de communication
- Polyvalence
- Capacités relationnelles et rédactionnelles
- Capacités d'initiatives et d'adaptation
- Poste seul à l'accueil du public
- Avoir le sens du contact
- Autonomie dans le traitement des dossiers et dans la recherche de l'information
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Contact et modalités de candidature
Contact
0251525252
Informations complémentaires
Candidature à l'attention de M. Le Maire via emploi territorial ou par mail à mairie@guedevelluire.fr
CV+ lettre de motivation +justificatifs formations
CV+ lettre de motivation +justificatifs formations
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.