SECRETAIRE COMPTABLE
Offre n° O086250603001785
Publiée le 10/06/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
Résidence autonomie Geneviève Penicault, Availles-Limouzine (Vienne)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
09/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
1831.27 brute
Descriptif de l'emploi
Cette création de poste permettra de renforcer le service administratif de la structure. Ce poste assurera un relais et une assistance auprès des résidents, des familles et de l'ensemble des professionnels en lien direct avec la direction.
Missions / conditions d'exercice
I – Assistance à Administration
- Accueil
- Accueil physique : Accueillir les visiteurs, les familles, les professionnels, pré-visites et visites des locaux avec les nouveaux résidents
- Accueil téléphonique : répondre au téléphone, filtrage des appels, prendre des messages, orienter les personnes.
- Gestion du courrier : Réception, tri, distribution du courrier entrant.
- Gestion administrative des résidents :
- Constitution et mise à jour des dossiers administratifs (informations personnelles, coordonnées des proches, etc.).
- Gestion des contrats de séjour
- Aide à la constitution de dossiers administratifs (aides sociales, APL, etc.).
- Suivi des inscriptions des entrées et des départs.
- Gestion des plannings :
- Organisation des rendez-vous (médicaux, coiffeur, pédicure etc.).
- Gestion des plannings d'activités (gym douce, vélo cognitif…).
- Gestion des réservations : Inscriptions aux repas relais d’information avec les
agents et les cuisines
- Rédaction et diffusion de notes d'information et de communications.
- Préparation des tableaux de la préfacturation.
- Frappe et présentation de documents internes.
- Gestion des fournitures et du matériel de bureau :
- Suivi des stocks, commandes de fournitures.
- Classement et archivage : Organisation et tenue des dossiers et des archives.
- Utilisation des outils informatiques :
- Logiciels de gestion administrative, traitement de texte, tableur, messagerie électronique, IA.
II. Assistance aux Résidents :
- Écoute et soutien : Offrir une présence rassurante, écouter les préoccupations des résidents, les orienter vers les professionnels compétents si nécessaire.
- Mise en relation avec les familles et les proches.
- Suivi des besoins des résidents : Être attentive aux changements de situation et en informer l'équipe encadrante
- Coordination avec les services internes et externes : Relais d'informations entre les résidents, la direction, l'équipe soignante, les familles, les intervenants extérieurs (médecins, infirmiers, kinésithérapeutes, etc.).
- Aide administrative ponctuelle : Aider à la lecture ou à la rédaction de courriers simples, à la prise de rendez-vous.
- Organisation et accompagnement ponctuel à des activités : Aider à l'organisation logistique des animations, accompagner les résidents lors de certaines activités (en fonction des compétences et de l'organisation).
Une astreinte à domicile pourra éventuellement être demandée au candidat.
- Accueil
- Accueil physique : Accueillir les visiteurs, les familles, les professionnels, pré-visites et visites des locaux avec les nouveaux résidents
- Accueil téléphonique : répondre au téléphone, filtrage des appels, prendre des messages, orienter les personnes.
- Gestion du courrier : Réception, tri, distribution du courrier entrant.
- Gestion administrative des résidents :
- Constitution et mise à jour des dossiers administratifs (informations personnelles, coordonnées des proches, etc.).
- Gestion des contrats de séjour
- Aide à la constitution de dossiers administratifs (aides sociales, APL, etc.).
- Suivi des inscriptions des entrées et des départs.
- Gestion des plannings :
- Organisation des rendez-vous (médicaux, coiffeur, pédicure etc.).
- Gestion des plannings d'activités (gym douce, vélo cognitif…).
- Gestion des réservations : Inscriptions aux repas relais d’information avec les
agents et les cuisines
- Rédaction et diffusion de notes d'information et de communications.
- Préparation des tableaux de la préfacturation.
- Frappe et présentation de documents internes.
- Gestion des fournitures et du matériel de bureau :
- Suivi des stocks, commandes de fournitures.
- Classement et archivage : Organisation et tenue des dossiers et des archives.
- Utilisation des outils informatiques :
- Logiciels de gestion administrative, traitement de texte, tableur, messagerie électronique, IA.
II. Assistance aux Résidents :
- Écoute et soutien : Offrir une présence rassurante, écouter les préoccupations des résidents, les orienter vers les professionnels compétents si nécessaire.
- Mise en relation avec les familles et les proches.
- Suivi des besoins des résidents : Être attentive aux changements de situation et en informer l'équipe encadrante
- Coordination avec les services internes et externes : Relais d'informations entre les résidents, la direction, l'équipe soignante, les familles, les intervenants extérieurs (médecins, infirmiers, kinésithérapeutes, etc.).
- Aide administrative ponctuelle : Aider à la lecture ou à la rédaction de courriers simples, à la prise de rendez-vous.
- Organisation et accompagnement ponctuel à des activités : Aider à l'organisation logistique des animations, accompagner les résidents lors de certaines activités (en fonction des compétences et de l'organisation).
Une astreinte à domicile pourra éventuellement être demandée au candidat.
Profils recherchés
Le candidat recherché devra présenté les compétences suivantes :
- dynamique, souriant(e), disponible.
- prise d’initiatives.
- capacité de mémoire et de réactivité importante.
Le candidat devra être capable d'utiliser les logiciels tels que word, excel, powerpoint, IA...
- dynamique, souriant(e), disponible.
- prise d’initiatives.
- capacité de mémoire et de réactivité importante.
Le candidat devra être capable d'utiliser les logiciels tels que word, excel, powerpoint, IA...
Contact et modalités de candidature
Contact
05.49.48.50.62
Informations complémentaires
Pour se positionner sur ce poste le ou la candidate devra envoyer par courrier, par mail ou remettre en mains propres une lettre de candidature accompagné de son curriculum vitae.
A l'issue de la période légale, le candidats retenus seront convoqués pour un premier entretien et seront informés ultérieurement du choix final.
A l'issue de la période légale, le candidats retenus seront convoqués pour un premier entretien et seront informés ultérieurement du choix final.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.