Assistante administrative de la direction du service PEEJ (H/F)
Offre n° O086250627000674
Publiée le 27/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
10 avenue de la gare, Civray (Vienne)
Poste à pourvoir le
27/08/2025
Date limite de candidature
27/07/2025
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité de la responsable du service Petite Enfance, Enfance et Jeunesse (PEEJ), l'assistante administrative réalise et exécute des missions d'accueil physique et téléphonique du service PEEJ. L’agent devra recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif et être garant de ces informations. Il/elle gère également le suivi et la préparation des instances du service PEEJ. L'assistant(e) administrative assiste la responsable du service PEEJ et est force de proposition, il/elle rend compte à son supérieur hiérarchique et l’accompagne dans la mise en œuvre et le suivi des projets du service PEEJ.
Missions / conditions d'exercice
Secrétariat du service PEEJ :
• Accueillir, orienter, informer, les familles physiquement et par téléphone, et mailing : inscriptions à l’alsh, aux séjours, quotients familiaux, réservation, renseignements, orientation
• Secrétariat des ACM, information générale, suivi des dossiers, gérer les fichiers familles : fiche d’inscription, fiche sanitaire, autorisation, …, en coordination avec les directeurs / responsable de service
• Recueillir les pièces nécessaires lors de divers contrôles ( CAF, PMI….)
• Créer les activités et saisir les réservations dans les périodes imparties sur Abélium
• Etablir les devis d’accueil pour le département et les attestations de présences, gestion des bons MSA, gestion des devis et bdc
• Générer et transférer les factures des activités aux familles au service comptabilité
• Assurer le suivi des règlements en lien avec le Trésor Public de Civray et le service comptabilité et le suivi des modifications de factures
• Accomplir des tâches administratives en lien avec la responsable de service : transmission des mails et des informations, devis sur I-parapheur, suivi des factures du service enfance jeunesse ; courriers, photocopies, création d’outils ou tableaux collaboratif ou de suivi
• Organiser, gérer, planifier et assurer l'organisation des réunions, rendez-vous et missions
• Réaliser le traitement administratif des dossiers (courriers, synthétiser et mettre en forme des documents et dossiers) et transmettre l’information (email, notes…) pour le compte du service et du responsable hiérarchique ;
• Réceptionner les notifications de paiements de la CAF et de la MSA afin d’établir un suivi des recettes et les transmettre au service des finances ;
• Aider la cheffe de service lors de la préparation budgétaire, notamment dans les prévisions des recettes ;
• Suivre les versements aux associations ;
• Suivre tous les contrats CEE du service PEEJ ;
Gestion des instances (Commission PEEJ, réunion encadrant PEEJ):
• Préparer et assister aux instances (suivi agenda, réservation, envoi des invitations, documents…)
• Prendre des notes, rédiger les comptes-rendus de réunion et les transmettre
Suivi de projets :
• Vérifier, accompagner et aider à la mise en place de projets et des demandes de subventions : être force de proposition
• Accompagner et suivre les bilans CAF : mettre en place des outils utiles à la collecte des données et aider les directeurs si besoin
• Renseigner les tableaux de suivis des activités du service
• Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et règlementaires
Partenariat :
• Être garant des liens avec les différents partenaires (CAF et MSA principalement)
• Veiller, alerter et rendre compte, informer et conseiller les différents partenaires institutionnels locaux et associatifs
• Assurer la bonne mise en oeuvre des conventions de partenariat
Animation :
• Remplacement possible en ACM en fonction du diplôme
• Proposer et mettre en œuvre des projets au sein des accueils de loisirs
• Animer un groupe enfants/parents
• Participer au développement des accueils de loisirs
Missions secondaires :
• Participer aux réunions d’équipe ;
• Participer aux soirées familles-enfants
• Participer aux évènements du service
• Accueillir, orienter, informer, les familles physiquement et par téléphone, et mailing : inscriptions à l’alsh, aux séjours, quotients familiaux, réservation, renseignements, orientation
• Secrétariat des ACM, information générale, suivi des dossiers, gérer les fichiers familles : fiche d’inscription, fiche sanitaire, autorisation, …, en coordination avec les directeurs / responsable de service
• Recueillir les pièces nécessaires lors de divers contrôles ( CAF, PMI….)
• Créer les activités et saisir les réservations dans les périodes imparties sur Abélium
• Etablir les devis d’accueil pour le département et les attestations de présences, gestion des bons MSA, gestion des devis et bdc
• Générer et transférer les factures des activités aux familles au service comptabilité
• Assurer le suivi des règlements en lien avec le Trésor Public de Civray et le service comptabilité et le suivi des modifications de factures
• Accomplir des tâches administratives en lien avec la responsable de service : transmission des mails et des informations, devis sur I-parapheur, suivi des factures du service enfance jeunesse ; courriers, photocopies, création d’outils ou tableaux collaboratif ou de suivi
• Organiser, gérer, planifier et assurer l'organisation des réunions, rendez-vous et missions
• Réaliser le traitement administratif des dossiers (courriers, synthétiser et mettre en forme des documents et dossiers) et transmettre l’information (email, notes…) pour le compte du service et du responsable hiérarchique ;
• Réceptionner les notifications de paiements de la CAF et de la MSA afin d’établir un suivi des recettes et les transmettre au service des finances ;
• Aider la cheffe de service lors de la préparation budgétaire, notamment dans les prévisions des recettes ;
• Suivre les versements aux associations ;
• Suivre tous les contrats CEE du service PEEJ ;
Gestion des instances (Commission PEEJ, réunion encadrant PEEJ):
• Préparer et assister aux instances (suivi agenda, réservation, envoi des invitations, documents…)
• Prendre des notes, rédiger les comptes-rendus de réunion et les transmettre
Suivi de projets :
• Vérifier, accompagner et aider à la mise en place de projets et des demandes de subventions : être force de proposition
• Accompagner et suivre les bilans CAF : mettre en place des outils utiles à la collecte des données et aider les directeurs si besoin
• Renseigner les tableaux de suivis des activités du service
• Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et règlementaires
Partenariat :
• Être garant des liens avec les différents partenaires (CAF et MSA principalement)
• Veiller, alerter et rendre compte, informer et conseiller les différents partenaires institutionnels locaux et associatifs
• Assurer la bonne mise en oeuvre des conventions de partenariat
Animation :
• Remplacement possible en ACM en fonction du diplôme
• Proposer et mettre en œuvre des projets au sein des accueils de loisirs
• Animer un groupe enfants/parents
• Participer au développement des accueils de loisirs
Missions secondaires :
• Participer aux réunions d’équipe ;
• Participer aux soirées familles-enfants
• Participer aux évènements du service
Profils recherchés
Compétences techniques et savoir-faire :
• Excellentes qualités relationnelles afin de faciliter les contacts quotidiens avec les équipes ;
• Rapidité et autonomie ;
• Sens de l'organisation et des priorités ;
• Esprit de synthèse et capacités rédactionnelles ;
• Connaissances de l'environnement territorial et du statut de la fonction publique territoriale ;
• Bonne connaissance des politiques publiques, des cadres institutionnels (CAF - MSA - PMI - services de l'Etat) et des partenaires socio-éducatifs (DDCSPP, Education Nationale, Mission locale, etc.)
• Bonne connaissance du cadre réglementaire des accueil périscolaires et extrascolaires
• Techniques de montage de projets
• Connaissance des structures et enjeux de la Petite Enfance, de l’Enfance et de la Jeunesse ;
• Capacité d'adaptation et de travail en équipe
• Maîtrise des outils informatiques
• Discrétion et diplomatie
• Maîtriser l’outil informatique et le logiciel Abélium
Qualités relationnelles et comportementales :
• Capacité à accueillir du public
• Etre dynamique
• Etre rigoureux dans la gestion des dossiers
• Capacité d’écoute auprès des enfants, fermeté si nécessaire
• Prendre des initiatives
• Travailler en équipe
• Savoir être autonome
• Avoir un esprit d’entraide et d’écoute
• Etre soucieux de l’hygiène et de la sécurité
• Respect de la confidentialité des informations traitées
Conditions d'exercice des missions :
• Temps de travail annualisé
• Travail en journée, parfois le soir
• Disponibilité
• Travail sur écran
• Travail en intérieur et en extérieur
• Exposition au bruit (ponctuellement)
• Situation de contact avec les enfants et leurs parents
• Discrétion professionnelle
• Evolution possible des missions
Contrat d'une durée d'un an renouvelable.
Jury de recrutement prévu dernière dans le courant de la dernière semaine de juillet.
• Excellentes qualités relationnelles afin de faciliter les contacts quotidiens avec les équipes ;
• Rapidité et autonomie ;
• Sens de l'organisation et des priorités ;
• Esprit de synthèse et capacités rédactionnelles ;
• Connaissances de l'environnement territorial et du statut de la fonction publique territoriale ;
• Bonne connaissance des politiques publiques, des cadres institutionnels (CAF - MSA - PMI - services de l'Etat) et des partenaires socio-éducatifs (DDCSPP, Education Nationale, Mission locale, etc.)
• Bonne connaissance du cadre réglementaire des accueil périscolaires et extrascolaires
• Techniques de montage de projets
• Connaissance des structures et enjeux de la Petite Enfance, de l’Enfance et de la Jeunesse ;
• Capacité d'adaptation et de travail en équipe
• Maîtrise des outils informatiques
• Discrétion et diplomatie
• Maîtriser l’outil informatique et le logiciel Abélium
Qualités relationnelles et comportementales :
• Capacité à accueillir du public
• Etre dynamique
• Etre rigoureux dans la gestion des dossiers
• Capacité d’écoute auprès des enfants, fermeté si nécessaire
• Prendre des initiatives
• Travailler en équipe
• Savoir être autonome
• Avoir un esprit d’entraide et d’écoute
• Etre soucieux de l’hygiène et de la sécurité
• Respect de la confidentialité des informations traitées
Conditions d'exercice des missions :
• Temps de travail annualisé
• Travail en journée, parfois le soir
• Disponibilité
• Travail sur écran
• Travail en intérieur et en extérieur
• Exposition au bruit (ponctuellement)
• Situation de contact avec les enfants et leurs parents
• Discrétion professionnelle
• Evolution possible des missions
Contrat d'une durée d'un an renouvelable.
Jury de recrutement prévu dernière dans le courant de la dernière semaine de juillet.
Contact et modalités de candidature
Contact
0549876788
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir adresser votre candidature à l'attention du Président, Mr Jean-Olivier GEOFFROY, 10 avenue de la gare -86400 CIVRAY.
Pour plus de précisions, vous pouvez prendre contact auprès du service RH au 05-49-87-67-88.
Pour plus de précisions, vous pouvez prendre contact auprès du service RH au 05-49-87-67-88.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.