Vous êtes le référent en matière d'accueil, de courrier et de gestion des ressources et des moyens. Vous proposez et mettez en œuvre les actions au sein des différents pôles, suivez et analysez les résultats obtenus et rendez compte de l’activité. Vous participez à la vie de la direction des affaires publiques.

Activités :
• Piloter le service moyens généraux :
◦ Accompagner et encadrer l'équipe (recrutements, congés, formations, évaluations),
◦ S'assurer de la continuité du service public et de l'égalité de traitement des usagers,
◦ Organiser le travail du service et créer des outils de pilotage de l'activité du service
◦ Animer les réunions de service et rédiger les comptes-rendus,
◦ Rédiger les mémoires techniques relatifs aux pôles courrier et gestion des ressources et des moyens,
◦ Préparer et suivre le budget du service, saisir et suivre les bons de commande relatifs aux besoins du service et vérifier les factures,
◦ Suivre les contrats liés aux activités de courrier et reprographie,
◦ Recenser les besoins en fournitures administratives du service
◦ Superviser la gestion des tableaux de bords ainsi que la veille réglementaire,
◦ Poursuivre le développement des pôles d’accueil, courrier et de gestion des ressources et des moyens.

• Contribuer au fonctionnement du service moyens généraux :
◦ Remplacer ponctuellement le personnel,
◦ Coordonner et optimiser la qualité d'accueil des demandes des administrés sous toutes leurs formes (courrier, appel, visite, mariage),
◦ Garantir la qualité des réponses apportées aux services de la collectivité (réservations de salles, de véhicules, de vélos, des travaux de reprographie sur la presse numérique),
◦ Accompagner, évaluer et coordonner la gestion des ressources et des moyens (annuaire, espaces communs, gestion de la programmation des badges des agents et des stagiaires et de la porte PMR, interventions techniques),
◦ Être le référent de l’hôtel de ville (sûreté, sécurité incendie, gestion des espaces communs, évacuation des déchets, suivi des interventions),
◦ Mettre en place des procédures participant au bon fonctionnement de l’hôtel de ville/ l’hôtel d’agglomération (consignes de réservation et d’utilisation des véhicules, procédure de diffusion du courrier…).

Vous participez à la vie de la direction des affaires publiques à travers des projets transversaux portés par d’autres directions (communication, numérique, ressources humaines…) et en assistant aux réunions de direction et de responsables de services.