Secrétaire administrative - Accueil
Offre n° O087250820000890
Publiée le 20/08/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 Place Adrien Delor, Le Vigen (Haute-Vienne)
Poste à pourvoir le
01/12/2025
Date limite de candidature
31/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La commune de Le Vigen recherche une secrétaire administrative chargée de l'accueil, du secrétariat, et de diverses tâches relatives à l'état civil, aux élections et au recensement.
Missions / conditions d'exercice
Accueil :
- Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité et valorisant l’image de la collectivité ;
- Renseigner le public sur le fonctionnement et l’organisation de la structure, orienter vers les bons interlocuteurs ;
- Mettre à disposition du public les documentations diverses, les actes et les délibérations (présentoir à l’accueil et borne numérique) ;
- Réceptionner le courrier arrivé, l’enregistrer, et le faire suivre au bon interlocuteur ;
- Enregistrer et traiter le courrier départ ;
- Gérer les contrats de locations de salles communales, et les conventions de locations d’équipement communal ;
- Gérer les relations avec les associations et suivre les partenariats ;
- Gérer la réception et la distribution des colis alimentaires (CCAS) ;
- Organiser les cérémonies commémoratives et manifestations diverses (vœux du Maire, réunion des nouveaux arrivants, repas des ainés, …).
Etat-Civil :
- Renseigner le public sur les démarches liées à l’état civil : pièces à fournir, délais, … ;
- Réceptionner les déclarations et instruire les demandes d’actes d’état civil ;
- Etablir les dossiers de mariage, PACS, décès, transcriptions, reconnaissance, naissance ;
- Délivrer les actes d’état civil ou extraits d’acte, ainsi que les documents officiels (livret de famille) ;
- Recensement militaire ;
- Tenue des registres d’état civil.
Secrétariat :
- Assister et conseiller les élus, préparer et suivre le conseil municipal, les délibérations, les commissions, les arrêtés du Maire ;
- Marchés publics : Assurer le suivi administratif, participer aux réunions de suivi avec les collaborateurs, et établir les comptes-rendus ;
- Finances : Collaborer avec l’assistante comptable dans le suivi des trois budgets ;
- Ressources humaines : Collaborer avec la gestionnaire de paie dans le suivi des dossiers agents ;
- Suivre les subventions d’investissement (dépôt de dossiers, rédactions de courriers, …) ;
- Prendre des notes, saisir des documents de formes et contenus divers, mettre en forme tous types de courriers ;
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques.
Elections :
En binôme avec l’agent en charge de l’état civil :
- Organisation des scrutins électoraux ;
- Enregistrer les demandes d’inscription et les radiations sur les listes électorales ;
- Gestion des listes électorales ;
- Organisation et coordination de la commission électorale (révision et contrôle des listes) ;
- Préparation des listes électorales, édition et expédition des cartes électorales ;
- Organisation des bureaux de vote ;
- Accueil du public ;
- Animation de réunions préparatoires aux scrutins (à destination des élus et des agents participant au déroulement des opérations de vote et de dépouillement).
Recensement :
- Organiser et suivre le travail des agents recenseurs, tenir les tableaux indicateurs sur l’avancement des opérations ;
- Epauler les agents municipaux en charge des opérations du recensement dans la mise en place et le suivi de l’enquête du recensement de la population et de l’enquête famille ;
- Contrôler les carnets de tournée ;
- Préparer avec les agents recenseurs le recensement séquentiel des habitations concernées (organiser la tournée et préparer les courriers personnalisés) ;
- Récupérer et vérifier les questionnaires collectés et s’assurer de la bonne numérotation des logements ;
- Enregistrer les questionnaires via l’application dédiée et gérer les anomalies du recensement par internet ;
- Soutenir les agents recenseurs en cas de difficultés de collecte, au besoin en se rendant sur le terrain ;
- Procéder aux opérations de fin de collecte.
- Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité et valorisant l’image de la collectivité ;
- Renseigner le public sur le fonctionnement et l’organisation de la structure, orienter vers les bons interlocuteurs ;
- Mettre à disposition du public les documentations diverses, les actes et les délibérations (présentoir à l’accueil et borne numérique) ;
- Réceptionner le courrier arrivé, l’enregistrer, et le faire suivre au bon interlocuteur ;
- Enregistrer et traiter le courrier départ ;
- Gérer les contrats de locations de salles communales, et les conventions de locations d’équipement communal ;
- Gérer les relations avec les associations et suivre les partenariats ;
- Gérer la réception et la distribution des colis alimentaires (CCAS) ;
- Organiser les cérémonies commémoratives et manifestations diverses (vœux du Maire, réunion des nouveaux arrivants, repas des ainés, …).
Etat-Civil :
- Renseigner le public sur les démarches liées à l’état civil : pièces à fournir, délais, … ;
- Réceptionner les déclarations et instruire les demandes d’actes d’état civil ;
- Etablir les dossiers de mariage, PACS, décès, transcriptions, reconnaissance, naissance ;
- Délivrer les actes d’état civil ou extraits d’acte, ainsi que les documents officiels (livret de famille) ;
- Recensement militaire ;
- Tenue des registres d’état civil.
Secrétariat :
- Assister et conseiller les élus, préparer et suivre le conseil municipal, les délibérations, les commissions, les arrêtés du Maire ;
- Marchés publics : Assurer le suivi administratif, participer aux réunions de suivi avec les collaborateurs, et établir les comptes-rendus ;
- Finances : Collaborer avec l’assistante comptable dans le suivi des trois budgets ;
- Ressources humaines : Collaborer avec la gestionnaire de paie dans le suivi des dossiers agents ;
- Suivre les subventions d’investissement (dépôt de dossiers, rédactions de courriers, …) ;
- Prendre des notes, saisir des documents de formes et contenus divers, mettre en forme tous types de courriers ;
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques.
Elections :
En binôme avec l’agent en charge de l’état civil :
- Organisation des scrutins électoraux ;
- Enregistrer les demandes d’inscription et les radiations sur les listes électorales ;
- Gestion des listes électorales ;
- Organisation et coordination de la commission électorale (révision et contrôle des listes) ;
- Préparation des listes électorales, édition et expédition des cartes électorales ;
- Organisation des bureaux de vote ;
- Accueil du public ;
- Animation de réunions préparatoires aux scrutins (à destination des élus et des agents participant au déroulement des opérations de vote et de dépouillement).
Recensement :
- Organiser et suivre le travail des agents recenseurs, tenir les tableaux indicateurs sur l’avancement des opérations ;
- Epauler les agents municipaux en charge des opérations du recensement dans la mise en place et le suivi de l’enquête du recensement de la population et de l’enquête famille ;
- Contrôler les carnets de tournée ;
- Préparer avec les agents recenseurs le recensement séquentiel des habitations concernées (organiser la tournée et préparer les courriers personnalisés) ;
- Récupérer et vérifier les questionnaires collectés et s’assurer de la bonne numérotation des logements ;
- Enregistrer les questionnaires via l’application dédiée et gérer les anomalies du recensement par internet ;
- Soutenir les agents recenseurs en cas de difficultés de collecte, au besoin en se rendant sur le terrain ;
- Procéder aux opérations de fin de collecte.
Profils recherchés
Savoirs :
- Connaitre les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- Connaitre le statut de la fonction publique territoriale et les règles d’état civil ;
- Connaitre les règles juridiques d’élaboration des actes administratifs ;
- Connaitre le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités ;
- Savoir éviter et gérer les conflits.
Savoir-faire :
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, …) ;
- Respecter les délais réglementaires ;
- Savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- Préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du Maire et les actes d’état civil.
Savoir-être :
- Aimer le contact avec le public ;
- Être diplomate
- Être organisé et rigoureux ;
- Avoir le sens du service public (disponibilité, déontologie et discrétion) ;
- Disposer de bonnes qualités rédactionnelles et de synthèse
- Disposer d’excellentes qualités relationnelles
- Connaitre les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- Connaitre le statut de la fonction publique territoriale et les règles d’état civil ;
- Connaitre les règles juridiques d’élaboration des actes administratifs ;
- Connaitre le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités ;
- Savoir éviter et gérer les conflits.
Savoir-faire :
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, …) ;
- Respecter les délais réglementaires ;
- Savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- Préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du Maire et les actes d’état civil.
Savoir-être :
- Aimer le contact avec le public ;
- Être diplomate
- Être organisé et rigoureux ;
- Avoir le sens du service public (disponibilité, déontologie et discrétion) ;
- Disposer de bonnes qualités rédactionnelles et de synthèse
- Disposer d’excellentes qualités relationnelles
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.