Assistante de direction H/F
Offre n° O091250522001287
Publiée le 22/05/2025
Synthèse de l'offre
Cadre de vie remarquable, premier patrimoine historique de l'Essonne, située à moins d'une heure de Paris, la Communauté d'Agglomération de l'Etampois Sud Essonne s'est engagée dans un développement actif au service des habitants et des communes de son territoire.
Rapidement accessible (RN20, RD191, RER C).
Si vous souhaitez rejoindre une équipe dynamique et accompagner le développement d'une intercommunalité en plein essor, ce poste est pour vous.
Rapidement accessible (RN20, RD191, RER C).
Si vous souhaitez rejoindre une équipe dynamique et accompagner le développement d'une intercommunalité en plein essor, ce poste est pour vous.
Lieu de travail
76, rue Saint Jacques, Étampes (Essonne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Placé sous la responsabilité du responsable du secrétariat général, vous jouez un rôle clé dans l’organisation et la coordination des activités administratives. Vous assistez la direction générale dans la gestion et l’optimisation de ses activités, la préparation des instances et le suivi des dossiers.
Missions / conditions d'exercice
Secrétariat général :
o Assistance auprès des services
o Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes ;
o Assurer les prises de rendez-vous ;
o Enregistrer, classer, pré-archiver les courriers entrants et sortants ;
o Suivre la circulation des parapheurs ;
o Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances ;
o Gestion de la flotte automobile
o Commandes de fournitures pour les services
o Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ....), les reproduire et les diffuser ;
o Traiter et diffuser des informations internes et externes ;
o Répondre aux demandes d'informations des services et de l'extérieur ;
o Organiser les réunions et leurs logistiques ;
Assistance à la Direction Générale :
En complémentarité avec le responsable du Secrétariat général, apporter assistance et conseil auprès du Directeur Général des Services :
o Planifier les activités du Directeur Général des Services en fonction des échéances
o Accompagner le Directeur Général des Services dans la coordination des différentes directions, notamment dans la préparation et le suivi des Comités de Direction ;
o Prendre en charge des aspects logistiques de la Direction Générale (gestion du stock des fournitures, photocopieur) ;
o Créer et alimenter des tableaux de bord de suivi des activités de la direction ;
o Garantir le respect des échéances et procéder aux relances nécessaires
o Assurer la circulation de l'information entre la Direction générale et les différentes directions ainsi qu'avec le Cabinet ;
o Participer à l'harmonisation des procédures de la Direction générale ;
o Établir des rapports et bilan d'activités concernant la direction générale ;
o Structurer le rangement informatique des documents de la Direction générale ;
o Élaborer une revue de presse de la Direction générale ;
Instances et événementiel :
o Participer à l'organisation d'événements internes et à l'organisation matérielle des instances en lien avec le responsable des assemblées ;
o Constituer les dossiers des instances et suivre les actes administratifs en découlant
o Assistance auprès des services
o Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes ;
o Assurer les prises de rendez-vous ;
o Enregistrer, classer, pré-archiver les courriers entrants et sortants ;
o Suivre la circulation des parapheurs ;
o Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances ;
o Gestion de la flotte automobile
o Commandes de fournitures pour les services
o Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ....), les reproduire et les diffuser ;
o Traiter et diffuser des informations internes et externes ;
o Répondre aux demandes d'informations des services et de l'extérieur ;
o Organiser les réunions et leurs logistiques ;
Assistance à la Direction Générale :
En complémentarité avec le responsable du Secrétariat général, apporter assistance et conseil auprès du Directeur Général des Services :
o Planifier les activités du Directeur Général des Services en fonction des échéances
o Accompagner le Directeur Général des Services dans la coordination des différentes directions, notamment dans la préparation et le suivi des Comités de Direction ;
o Prendre en charge des aspects logistiques de la Direction Générale (gestion du stock des fournitures, photocopieur) ;
o Créer et alimenter des tableaux de bord de suivi des activités de la direction ;
o Garantir le respect des échéances et procéder aux relances nécessaires
o Assurer la circulation de l'information entre la Direction générale et les différentes directions ainsi qu'avec le Cabinet ;
o Participer à l'harmonisation des procédures de la Direction générale ;
o Établir des rapports et bilan d'activités concernant la direction générale ;
o Structurer le rangement informatique des documents de la Direction générale ;
o Élaborer une revue de presse de la Direction générale ;
Instances et événementiel :
o Participer à l'organisation d'événements internes et à l'organisation matérielle des instances en lien avec le responsable des assemblées ;
o Constituer les dossiers des instances et suivre les actes administratifs en découlant
Profils recherchés
SAVOIRS :
o Connaissance de l’organisation, du fonctionnement, des compétences et des services de la CAESE
o Qualités rédactionnelles confirmées
o Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook
o Capacité d'analyse et synthèse
SAVOIRS-FAIRE :
o Sens de l’organisation
o Méthodologie
SAVOIRS-ETRE :
o Fiabilité
o Discrétion et réactivité
o Disponibilité
o Faire preuve d’autonomie, d’anticipation et de prise d’initiative
o Rigueur
o Prise de recul dans les situations de stress
o Polyvalence
SPECIFICITE DU POSTE :
o Disponibilités horaires ponctuelles
Informations diverses :
- Ouvert aux fonctionnaires ou à défaut aux contractuels,
- Rémunération : selon les grilles indiciaires du cadre d'emplois des rédacteurs + IFSE + CIA + prime annuelle
- Avantages : participation aux mutuelles labellisées à hauteur de 50 % en moyenne, existence d'un contrat groupe prévoyance à adhésion facultative (avec participation), CNAS
- Temps de travail : 1 607 heures annuelles - 38 h 20 hebdomadaires
(25 CA et 18,5 RTT)
o Connaissance de l’organisation, du fonctionnement, des compétences et des services de la CAESE
o Qualités rédactionnelles confirmées
o Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook
o Capacité d'analyse et synthèse
SAVOIRS-FAIRE :
o Sens de l’organisation
o Méthodologie
SAVOIRS-ETRE :
o Fiabilité
o Discrétion et réactivité
o Disponibilité
o Faire preuve d’autonomie, d’anticipation et de prise d’initiative
o Rigueur
o Prise de recul dans les situations de stress
o Polyvalence
SPECIFICITE DU POSTE :
o Disponibilités horaires ponctuelles
Informations diverses :
- Ouvert aux fonctionnaires ou à défaut aux contractuels,
- Rémunération : selon les grilles indiciaires du cadre d'emplois des rédacteurs + IFSE + CIA + prime annuelle
- Avantages : participation aux mutuelles labellisées à hauteur de 50 % en moyenne, existence d'un contrat groupe prévoyance à adhésion facultative (avec participation), CNAS
- Temps de travail : 1 607 heures annuelles - 38 h 20 hebdomadaires
(25 CA et 18,5 RTT)
Contact et modalités de candidature
Contact
0164592723
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Président
76 Rue Saint-Jacques
91150 ETAMPES
Monsieur le Président
76 Rue Saint-Jacques
91150 ETAMPES
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.