1°) Missions principales :

Accueil et secrétariat du service
 Accueil et orientation physique et téléphonique,
 Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes,
 Gestion du courrier,
 Suivi des tableaux de bord,
 Prise de notes / comptes rendus des réunions, diffusion et suivi,
 Classement et archivage des différents dossiers et documents,
 Gestion du stock de fournitures du service,
 Recherche d’informations, notamment règlementaires

Recrutement
 Recenser les besoins en recrutement,
 Rédiger les profils de postes et les offres d’emploi en lien avec les responsables de service,
 Assurer la diffusion des offres en interne et en externe,
 Enregistrement des candidatures sur le logiciel KOLOK,
 Présélectionner les candidatures,
 Organiser les rendez-vous de recrutement avec les chefs de service,
 Préparer les documents administratifs d’embauche d’un agent,
 Organiser l’intégration d’un nouvel agent (outils informatiques en lien avec le service informatique),
 Rédaction des courriers négatifs aux candidatures non retenues

Gestion des demandes de stage
 Enregistrement des demandes de stage sur le logiciel KOLOK,
 Alimentation et suivi du tableau de bord,
 Suivi administratif des conventions entre le stagiaire, l’établissement et la ville,
 Rédaction des courriers négatifs

Gestion des agendas de la direction
 Programmation et organisation de réunions, de rendez-vous

Médaille du travail aux agents de la collectivité
 Gestion et suivi des dossiers


2°) Missions annexes :

 Participer aux projets transversaux du service.
 Traitement ponctuel de dossiers
 Suivi des agents grévistes et transmission des informations aux services concernés

SAVOIRS

 Connaissance du statut de la fonction publique territoriale et des statuts particuliers,
 Rédaction de courriers, de notes, de comptes-rendus de réunion et mise en forme,
 Maîtriser des techniques de secrétariat,
 Respect des normes rédactionnelles,
 Méthodes de gestion de stocks,
 Méthodes et outils de recueil et de traitement de l’information.

SAVOIR-FAIRE

 Orienter, conseiller les agents vers l'interlocuteur compétent,
 Conseiller, renseigner les agents sur les procédures administratives,
 Rédiger des courriers, des notes synthétiques et des comptes rendus de réunion,
 Gestion de l'information, classement et archivage de documents
 Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers,
 Synthétiser et présenter des informations,
 Rechercher et diffuser des informations,

SAVOIR-ETRE

 Savoir anticiper les échéances,
 Savoir hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité,
 Discrétion et rigueur,
 Capacités organisationnelles,
 Qualités rédactionnelles et relationnelles,
 Capacités à rendre compte et à alerter sa hiérarchie,
 Esprit d’équipe.
 Réactivité