- Recensement, évaluation et formalisation les besoins, notamment dans le cadre d’une programmation des achats, en lien avec les services prescripteurs
- Anticiper les besoins de regroupement des achats (marché transversal en interne, groupement de commande interne et externe)
- Définition de la procédure la plus pertinente en fonction des besoins exprimés par les services prescripteurs
Gestion de l’ensemble du processus d’établissement des marchés publics, de la définition du besoin jusqu’à la notification :
o répartition des dossiers au sein de la cellule marchés publics
o participation à la définition des besoins en matière de marchés publics, soutien aux services dans l'élaboration des cahiers des charges
o rédaction des pièces administratives et de l’avis d’appel public à la concurrence
o suivi de la procédure de consultation
o ouverture et contrôle des enveloppes contenant les candidatures et les offres, élaboration des grilles d’analyse
o contrôle des rapports d'analyse des offres
o participation aux négociations avec les entreprises
o préparation et suivi des commissions
o gestion de la fin de procédure (courriers, notification, contrôle de la légalité, archivage…)
Assistance des services dans l'exécution des marchés publics /Organisation de la passation des avenants / Gestion des procédures d'agrément des sous-traitants / Accompagnement des services dans les problèmes d’exécution ou de facturation et les procédures d’application des pénalités / Collaboration, avec le service juridique, aux procédures de contentieux nés de l’exécution des marchés / Elaboration des fiches bilan des marchés publics et suivi financier/ Suivi et mise à jour des tableaux de bords, de la base de données fournisseurs et des statistiques liées à l’activité du service/ Gestion des échéances
Assurer la diffusion des informations
- Apporter une expertise en matière de marchés publics
- Elaboration des préconisations dans le cadre d’étude ou de suivi de dossiers
- Participation à l’élaboration de l’ensemble de fiches procédures
- Accompagnement des acheteurs dans la fonction achat (benchmarking, prospection fournisseur…)
Construire et gérer des outils de suivi et de pilotage de l’activité (rapport d’activité, tableau de bord, planification des procédures, fiches procédures, base de données fournisseur)
- Encadrement d’un agent
- Analyser les pratiques en matière d’achats et de marchés, et émettre des propositions visant à leur amélioration
- Veille juridique sur les évolutions de la réglementation des marchés publics, évaluation des effets des modifications sur l’organisation et les pratiques
- Participation aux démarches nécessaires à l’appréhension de l'environnement des marchés publics (sourcing, participation à des colloques, des salons, relations avec réseau d'acheteurs…)
- En amont : préparation des actes administratifs et des dossiers de demandes de subvention
- Suivi des demandes de versement en liaison avec les services gestionnaires, la cellule comptabilité et la trésorerie
- préparation des éléments nécessaires au budget et au compte administratif, tableaux de bord