Organisation de la vie professionnelle du cadre, de la direction ou de l'élu :
 Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre ou de l'élu
 Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
 Organiser les déplacements du cadre ou de l'élu ou des agents de la direction
 Alimenter les tableaux de suivi d’activité
Organisation de la logistique
 Assurer l’activité logistique de la direction (commande de fournitures, matériels, poste de travail des nouveaux collègues, etc…)
Relais ressources humaines
 Veille à organiser un planning des présences / absences
 Référente GTA
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
 Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
 Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
 Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la direction :
 Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
 Créer et suivre les tableaux de bord
 Etre relais de communication et informations
 Contribuer à la recherche documentaire
Accueil téléphonique et physique au secrétariat :
 Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
 Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
 Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions :
 Préparer les réunions
 Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou l'élu
 Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
 Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus