Assistante de direction auprés des directeurs généreaux adjoints des services
Offre n° O091251002000142
Publiée le 02/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Palaiseau est une ville jeune, attractive et originale qui concilie développement économique et qualité de vie. Avec ses 36 000 habitants, Palaiseau est ancrée au sein du Grand Paris et accessible grâce à ses 4 gares de RER B. L'avenir s'écrit ici, dans ce pôle d'excellence où foisonnent savoir et créativité, et dont le prestige des grandes écoles rayonne à l'international.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
91 rue de Paris, Palaiseau (Essonne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction générale des services est composée d’une Directrice générale des services, à laquelle vous êtes rattaché, et de 4 directeurs généraux adjoints :
- un DGA Services Techniques et Aménagement et une DGA Ressources, que vous assistez ;
- Une DGA Services à la population et une DGA Animation de la cité.
Vous travaillez en binôme avec l’assistante de la Directrice générale des services et des DGA Population et Animation de la cité et la suppléez en cas d’absence.
Au quotidien, vous apportez directement une aide permanente au DGA ST et à la DGA Ressources en termes de gestion d’agendas, d’organisation personnelle, de gestion, de communication et de suivi de dossiers (dont les courriers). Vous êtes un relai régulier entre l’équipe de Direction Générale et les différentes directions, et le secrétariat du cabinet du maire.
- un DGA Services Techniques et Aménagement et une DGA Ressources, que vous assistez ;
- Une DGA Services à la population et une DGA Animation de la cité.
Vous travaillez en binôme avec l’assistante de la Directrice générale des services et des DGA Population et Animation de la cité et la suppléez en cas d’absence.
Au quotidien, vous apportez directement une aide permanente au DGA ST et à la DGA Ressources en termes de gestion d’agendas, d’organisation personnelle, de gestion, de communication et de suivi de dossiers (dont les courriers). Vous êtes un relai régulier entre l’équipe de Direction Générale et les différentes directions, et le secrétariat du cabinet du maire.
Missions / conditions d'exercice
• Assurer l’accueil physique et téléphonique en binôme avec l’assistante DGS
• Réaliser la gestion administrative en termes d’organisation et de coordination : organisation et planification des rendez-vous et des déplacements, préparation des dossiers, classement informatique des dossiers, rappel des échéances, tableaux de suivi ;
• Gérer l’astreinte cadre administratif (planning et déclaration en paye notamment)
• Assurer le suivi administratif des projets et des activités des Directions Générales adjointes (Ressources, et Services Techniques et Aménagement) ;
• Gérer les bons de commande et les factures de la Direction générale ;
• Assurer l’interface entre les Directeurs Généraux Adjoints et les différentes directions, et le lien avec le cabinet pour la gestion des rendez-vous avec les élus et les services ;
• Rédiger les comptes rendus de réunion et assurer leur diffusion ;
• Gérer les congés via le logiciel temps de travail, ainsi que les heures supplémentaires ;
• Suivre la gestion du courrier entrant et sortant, relecture des parapheurs soumis au visa des Directeurs Généraux.
• Réaliser la gestion administrative en termes d’organisation et de coordination : organisation et planification des rendez-vous et des déplacements, préparation des dossiers, classement informatique des dossiers, rappel des échéances, tableaux de suivi ;
• Gérer l’astreinte cadre administratif (planning et déclaration en paye notamment)
• Assurer le suivi administratif des projets et des activités des Directions Générales adjointes (Ressources, et Services Techniques et Aménagement) ;
• Gérer les bons de commande et les factures de la Direction générale ;
• Assurer l’interface entre les Directeurs Généraux Adjoints et les différentes directions, et le lien avec le cabinet pour la gestion des rendez-vous avec les élus et les services ;
• Rédiger les comptes rendus de réunion et assurer leur diffusion ;
• Gérer les congés via le logiciel temps de travail, ainsi que les heures supplémentaires ;
• Suivre la gestion du courrier entrant et sortant, relecture des parapheurs soumis au visa des Directeurs Généraux.
Profils recherchés
• Expérience en secrétariat de direction, excellente maîtrise des outils bureautiques, capacités d’organisation, de rédaction et de coordination.
• Rapidité d’exécution, rigueur, capacité à gérer les priorités et à prendre des initiatives.
• Connaissances de l’environnement institutionnel des collectivités territoriales
• Sens de la confidentialité, de l’écoute et de la diplomatie.
• Esprit d’équipe, souplesse et disponibilité.
Conditions d’exercice :
• Poste à pourvoir dès que possible à temps complet (39h/semaine)
• Rémunération statutaire + régime indemnitaire + Prime annuelle + CNAS
• Participation employeur mutuelle / prévoyance / tickets restaurant / titres de transport
• Rapidité d’exécution, rigueur, capacité à gérer les priorités et à prendre des initiatives.
• Connaissances de l’environnement institutionnel des collectivités territoriales
• Sens de la confidentialité, de l’écoute et de la diplomatie.
• Esprit d’équipe, souplesse et disponibilité.
Conditions d’exercice :
• Poste à pourvoir dès que possible à temps complet (39h/semaine)
• Rémunération statutaire + régime indemnitaire + Prime annuelle + CNAS
• Participation employeur mutuelle / prévoyance / tickets restaurant / titres de transport
Contact et modalités de candidature
Contact
0169319300
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
https://www.ville-palaiseau.fr/information-transversale/offres-demploi
Monsieur le Maire
91 rue de Paris
91120 PALAISEAU
https://www.ville-palaiseau.fr/information-transversale/offres-demploi
Monsieur le Maire
91 rue de Paris
91120 PALAISEAU
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.