CHEF DU SERVICE ACCUEIL INFORMATION RELATIONS AVEC LA POPULATION.
Offre n° O091251003001301
Publiée le 03/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Commune de 10 711 hab, située à 20km de Paris, à l'entrée de la Vallée de Chevreuse.
Accessible RER B.
Membre de la Communauté Paris Saclay
www.villebon-sur-yvette.fr
Accessible RER B.
Membre de la Communauté Paris Saclay
www.villebon-sur-yvette.fr
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place Gérard Nevers, Villebon-sur-Yvette (Essonne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
CHEF DU SERVICE ACCUEIL INFORMATION RELATIONS AVEC LA POPULATION
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Missions
Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice des Affaires Générales, supervise et coordonne les missions du service Accueil-Information- Relations avec la Population. Il est en relation quotidienne avec les usagers et les services de la ville.
Activités
Encadre l’équipe de chargés d’accueil, d’information, organise et planifie les ressources en fonction des flux et des pics d’activité
Organise et contrôle les différentes tâches effectuées par le service :
o Déploiement et gestion du logiciel GRC LE PARAPHEUR : gestion dématérialisée des courriers et des mails, paramétrage de l’outil, accompagnement des agents référents et des services à la prise en main de l’outil, formalisation des procédures (périmètre du logiciel, workflows, parapheur électronique, procédures, archivage…)
o Gestion du standard et des appels téléphoniques
o Accueil physique des usagers (renseignements, traitement des demandes de premier niveau, signalements, réclamations)
o Organisation du recueil et de la délivrance des titres sécurisés (CNI et passeports) : accompagnement des agents référents, organisation du planning, formalisation des procédures, tenue des statistiques, gestion de l’outil de réservation en ligne…
o Gestion de salles municipales (Foulons, Boissière), réservations et conventions ponctuelles de mise à disposition de locaux
o Suivi du traitement des demandes via les formulaires sur le site de la Ville
o Gestion des équipements mis à disposition du public à l’accueil (photocopieur, borne internet, photomaton…)
o Supervision des autres missions du service : gestion des salles de réunion, de l’espace stockage de fournitures, sacs végétaux, objets trouvés, économie, inscriptions événements, affichage, contrôle de légalité, demandes de rendez-vous auprès des services de l’Hôtel de Ville…
Facilite l’accès à l’information des usagers (publications en ligne, panneaux lumineux, borne internet…) et participe au développement des procédures de dématérialisation en faveur des usagers (e-administration)
Met en place des outils de mesure quantitatifs (suivi statistiques) et qualitatifs (enquête de satisfaction) pour mesurer la qualité de l’accueil, impulse les principes d’amélioration continue dans le cadre d’une démarche qualité ; participe à la réflexion sur les agencements pour améliorer la qualité d’accueil
Gère le budget du service, les relations fournisseurs et participe à l’exécution budgétaire
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Missions
Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice des Affaires Générales, supervise et coordonne les missions du service Accueil-Information- Relations avec la Population. Il est en relation quotidienne avec les usagers et les services de la ville.
Activités
Encadre l’équipe de chargés d’accueil, d’information, organise et planifie les ressources en fonction des flux et des pics d’activité
Organise et contrôle les différentes tâches effectuées par le service :
o Déploiement et gestion du logiciel GRC LE PARAPHEUR : gestion dématérialisée des courriers et des mails, paramétrage de l’outil, accompagnement des agents référents et des services à la prise en main de l’outil, formalisation des procédures (périmètre du logiciel, workflows, parapheur électronique, procédures, archivage…)
o Gestion du standard et des appels téléphoniques
o Accueil physique des usagers (renseignements, traitement des demandes de premier niveau, signalements, réclamations)
o Organisation du recueil et de la délivrance des titres sécurisés (CNI et passeports) : accompagnement des agents référents, organisation du planning, formalisation des procédures, tenue des statistiques, gestion de l’outil de réservation en ligne…
o Gestion de salles municipales (Foulons, Boissière), réservations et conventions ponctuelles de mise à disposition de locaux
o Suivi du traitement des demandes via les formulaires sur le site de la Ville
o Gestion des équipements mis à disposition du public à l’accueil (photocopieur, borne internet, photomaton…)
o Supervision des autres missions du service : gestion des salles de réunion, de l’espace stockage de fournitures, sacs végétaux, objets trouvés, économie, inscriptions événements, affichage, contrôle de légalité, demandes de rendez-vous auprès des services de l’Hôtel de Ville…
Facilite l’accès à l’information des usagers (publications en ligne, panneaux lumineux, borne internet…) et participe au développement des procédures de dématérialisation en faveur des usagers (e-administration)
Met en place des outils de mesure quantitatifs (suivi statistiques) et qualitatifs (enquête de satisfaction) pour mesurer la qualité de l’accueil, impulse les principes d’amélioration continue dans le cadre d’une démarche qualité ; participe à la réflexion sur les agencements pour améliorer la qualité d’accueil
Gère le budget du service, les relations fournisseurs et participe à l’exécution budgétaire
Missions / conditions d'exercice
CHEF DU SERVICE ACCUEIL INFORMATION RELATIONS AVEC LA POPULATION
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Missions
Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice des Affaires Générales, supervise et coordonne les missions du service Accueil-Information- Relations avec la Population. Il est en relation quotidienne avec les usagers et les services de la ville.
Activités
Encadre l’équipe de chargés d’accueil, d’information, organise et planifie les ressources en fonction des flux et des pics d’activité
Organise et contrôle les différentes tâches effectuées par le service :
o Déploiement et gestion du logiciel GRC LE PARAPHEUR : gestion dématérialisée des courriers et des mails, paramétrage de l’outil, accompagnement des agents référents et des services à la prise en main de l’outil, formalisation des procédures (périmètre du logiciel, workflows, parapheur électronique, procédures, archivage…)
o Gestion du standard et des appels téléphoniques
o Accueil physique des usagers (renseignements, traitement des demandes de premier niveau, signalements, réclamations)
o Organisation du recueil et de la délivrance des titres sécurisés (CNI et passeports) : accompagnement des agents référents, organisation du planning, formalisation des procédures, tenue des statistiques, gestion de l’outil de réservation en ligne…
o Gestion de salles municipales (Foulons, Boissière), réservations et conventions ponctuelles de mise à disposition de locaux
o Suivi du traitement des demandes via les formulaires sur le site de la Ville
o Gestion des équipements mis à disposition du public à l’accueil (photocopieur, borne internet, photomaton…)
o Supervision des autres missions du service : gestion des salles de réunion, de l’espace stockage de fournitures, sacs végétaux, objets trouvés, économie, inscriptions événements, affichage, contrôle de légalité, demandes de rendez-vous auprès des services de l’Hôtel de Ville…
Facilite l’accès à l’information des usagers (publications en ligne, panneaux lumineux, borne internet…) et participe au développement des procédures de dématérialisation en faveur des usagers (e-administration)
Met en place des outils de mesure quantitatifs (suivi statistiques) et qualitatifs (enquête de satisfaction) pour mesurer la qualité de l’accueil, impulse les principes d’amélioration continue dans le cadre d’une démarche qualité ; participe à la réflexion sur les agencements pour améliorer la qualité d’accueil
Gère le budget du service, les relations fournisseurs et participe à l’exécution budgétaire
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Missions
Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice des Affaires Générales, supervise et coordonne les missions du service Accueil-Information- Relations avec la Population. Il est en relation quotidienne avec les usagers et les services de la ville.
Activités
Encadre l’équipe de chargés d’accueil, d’information, organise et planifie les ressources en fonction des flux et des pics d’activité
Organise et contrôle les différentes tâches effectuées par le service :
o Déploiement et gestion du logiciel GRC LE PARAPHEUR : gestion dématérialisée des courriers et des mails, paramétrage de l’outil, accompagnement des agents référents et des services à la prise en main de l’outil, formalisation des procédures (périmètre du logiciel, workflows, parapheur électronique, procédures, archivage…)
o Gestion du standard et des appels téléphoniques
o Accueil physique des usagers (renseignements, traitement des demandes de premier niveau, signalements, réclamations)
o Organisation du recueil et de la délivrance des titres sécurisés (CNI et passeports) : accompagnement des agents référents, organisation du planning, formalisation des procédures, tenue des statistiques, gestion de l’outil de réservation en ligne…
o Gestion de salles municipales (Foulons, Boissière), réservations et conventions ponctuelles de mise à disposition de locaux
o Suivi du traitement des demandes via les formulaires sur le site de la Ville
o Gestion des équipements mis à disposition du public à l’accueil (photocopieur, borne internet, photomaton…)
o Supervision des autres missions du service : gestion des salles de réunion, de l’espace stockage de fournitures, sacs végétaux, objets trouvés, économie, inscriptions événements, affichage, contrôle de légalité, demandes de rendez-vous auprès des services de l’Hôtel de Ville…
Facilite l’accès à l’information des usagers (publications en ligne, panneaux lumineux, borne internet…) et participe au développement des procédures de dématérialisation en faveur des usagers (e-administration)
Met en place des outils de mesure quantitatifs (suivi statistiques) et qualitatifs (enquête de satisfaction) pour mesurer la qualité de l’accueil, impulse les principes d’amélioration continue dans le cadre d’une démarche qualité ; participe à la réflexion sur les agencements pour améliorer la qualité d’accueil
Gère le budget du service, les relations fournisseurs et participe à l’exécution budgétaire
Profils recherchés
Profil
Connaissances (savoirs)
Techniques de communication orales et écrites ;
Règles et procédures administratives des collectivités territoriales ;
Maîtrise des outils bureautiques
Connaissance des logiciels spécifiques à l’activité (GRC LE PARAPHEUR, objets trouvés, portail famille, RDV360…) ;
Connaissance des outils de management
Compétences (savoir-faire)
Savoir mobiliser et animer une équipe ;
Savoir participer à la diffusion et à la gestion d’une démarche de qualité de service ;
Capacité à collecter et diffuser l’information ;
Capacité à prioriser les tâches et respect des délais ;
Capacité d’organisation ;
Aptitude à convaincre et motiver
Aptitudes (savoir-être)
Rigueur et discrétion professionnelle
Réactivité et fiabilité
Aptitude au travail en équipe
Orienté vers la modernisation des pratiques (NTIC, e-administration)
Capacité à identifier/analyser des situations d’urgence et prendre en charge des situations conflictuelles avec diplomatie
Connaissances (savoirs)
Techniques de communication orales et écrites ;
Règles et procédures administratives des collectivités territoriales ;
Maîtrise des outils bureautiques
Connaissance des logiciels spécifiques à l’activité (GRC LE PARAPHEUR, objets trouvés, portail famille, RDV360…) ;
Connaissance des outils de management
Compétences (savoir-faire)
Savoir mobiliser et animer une équipe ;
Savoir participer à la diffusion et à la gestion d’une démarche de qualité de service ;
Capacité à collecter et diffuser l’information ;
Capacité à prioriser les tâches et respect des délais ;
Capacité d’organisation ;
Aptitude à convaincre et motiver
Aptitudes (savoir-être)
Rigueur et discrétion professionnelle
Réactivité et fiabilité
Aptitude au travail en équipe
Orienté vers la modernisation des pratiques (NTIC, e-administration)
Capacité à identifier/analyser des situations d’urgence et prendre en charge des situations conflictuelles avec diplomatie
Contact et modalités de candidature
Contact
0169934900
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Place Gérard Nevers
91140 VILLEBON SUR YVETTE
drhrecrutement@villebon-sur-yvette.fr
Monsieur le Maire
Place Gérard Nevers
91140 VILLEBON SUR YVETTE
drhrecrutement@villebon-sur-yvette.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.