Missions :
Être l'interlocuteur privilégié du service des finances.
Gérer et traiter les réclamations de factures.
Enregistrer et contrôler les données et consommations afin de préparer les factures.
Assurer des demi-journées d'accueil.
Participer au travail administratif du Service Accueil, Paiements, Inscriptions
Activités principales :
Gestion et traitement des réclamations liées aux factures :
Enregistrer les demandes, suivre le circuit de validation des réclamations, notamment avec le service Enfance,
Procéder aux régularisations sur le logiciel métier.
Informer les usagers de l'issue du traitement.
Élaborer des bilans quantitatifs de traitement des réclamations en fonction des demandes.
Assurer un rôle d’alerte auprès du service, au regard de la gravité et/ou du nombre de réclamations reçues.
Rédiger et modifier les modèles de courriers de réponses au regard des procédures.
Proposer des solutions à la réduction des réclamations dans le cadre de la satisfaction à l’usager
Orienter vers le service des finances les demandes de réclamation validées devant faire l'objet de réduction de titre auprès de la Trésorerie principale et assurer le suivi de ces dossiers.
Traiter la partie financière des décisions prises par la Commission périscolaire et sociale (modification de QF, tarifs sociaux
Enregistrement et contrôle des données et consommations afin de préparer les factures :
Enregistrer chaque mois les absences injustifiées pour les activités soumises à réservation (restauration, accueil de loisirs vacances)
Faire le lien avec les collègues du service afin de s’assurer que toutes les absences justifiées sont bien renseignées
Faire le lien avec le service Enfance pour s’assurer du contrôle par les responsables d’accueils de loisirs des données saisies afin de valider l’émission de la facture auprès du service des Finances
Accueil des usagers :
Enregistrer sur le logiciel métier les inscriptions scolaires, les inscriptions aux activités péri et extra scolaires (restauration, accueils de loisirs) et les inscriptions relevant de l’offre éducative des Directions
Enfance – Éducation, Jeunesse et Sports.
Mettre à jour les dossiers des usagers (coordonnées, informations sanitaires, calcul du QF).
Vérifier la situation financière des usagers à l’égard des factures émises par la Ville.
Encaisser les règlements liés aux activités des Directions Enfance / Éducation, Jeunesse et Sports.
Activités secondaires :
Participer au traitement des demandes dématérialisées