Gestionnaire du courrier et achats (h/f)
Offre n° O092250702002130
Publiée le 02/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville dynamique de plus de 27000 habitants, facilement accessible en transports en commun, et plaçant la qualité du service aux habitants au centre de ses préoccupations.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 23 rue Mary Besseyre - cs 40001, Vanves (Hauts-de-Seine)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
31/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Mission :
Placé sous la responsabilité du chef de service, il assure le gestion du courrier et la gestion des fournitures administratives et petit matériel (pour la Direction générale).
Placé sous la responsabilité du chef de service, il assure le gestion du courrier et la gestion des fournitures administratives et petit matériel (pour la Direction générale).
Missions / conditions d'exercice
Activités :
GESTION DU COURRIER
Missions opérationnelles :
• Réceptionner (boîtes aux lettres et La Poste), trier, numériser, enregistrer et distribuer le courrier entrant
• Constituer le parapheur des notes et le suivi des signatures
• Assurer les dépôts et reprises des parapheurs et suivre le circuit en interne
• Dispatcher les abonnements « presse »
• Préparer et affranchir le courrier sortant en optimisant les coûts postaux
• Préparer le bac à courriers pour le départ Poste
• Gérer les recommandés avec accusé de réception (entrant et sortant)
• Gérer la boîte de messagerie « formulaire contact secrétariat général » et assurer la bonne direction des emails reçus
Autres tâches :
• Etre l’interlocuteur privilégié dans les relations avec la Poste et autres fournisseurs liés à la mission du courrier
• Contribuer à l’optimisation des processus existants, ainsi qu’au développement du nouvel outil numérique de gestion du courrier « Maarch »
• Suivre la maintenance des équipements de numérisation et des évolutions des outils dédiés (logiciel courrier, machine à affranchir) et alerter sur les dysfonctionnements,
• Assurer une formalisation de l’organisation de ses missions et la formation de binôme pour permettre son remplacement pendant les périodes d’absence
• Proposer des améliorations des process et sensibiliser aux bonnes pratiques
• Rendre compte de l’activité « courrier » par la présentation de statistiques, de tableaux de bord
ACHATS
Assurer la gestion des achats de fournitures administratives et petit matériel (pour la direction générale) :
• Gérer et suivre les stocks (consommables, fournitures de bureau)
• Passer les commandes nécessaires
• Assurer le suivi des livraisons et la bonne réception des fournitures
• Manutention des fournitures et des ramettes de papier
• Suivre les périodes de commande et les factures
• Préparation des commandes des services et distribution
• Assurer la maintenance de 1er niveau des copieurs multifonctions
• Suivre le budget alloué (courrier et fournitures)
• Rendre compte de l’activité « achats » par la présentation de statistiques, de tableaux de bord
SECRETARIAT GENERAL
Remplacement de l’assistante administrative pendant ses absences
Conditions d’exercice :
• Prise de fonction souhaitée : 1er septembre
• Horaires : 38h hebdomadaires. Ponctuellement horaires décalés pour afflux exceptionnel (élections, invitations protocole)
• Cadre d’emploi : Adjoint administratif
• Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle
• Avantages sociaux : CNAS, participation employeur mutuelle et prévoyance
• Restauration : participation employeur pour deux modes de restauration possible : accès à un restaurant d’entreprise ou service de livraison de repas sur site.
• Politique active de formation des agents
GESTION DU COURRIER
Missions opérationnelles :
• Réceptionner (boîtes aux lettres et La Poste), trier, numériser, enregistrer et distribuer le courrier entrant
• Constituer le parapheur des notes et le suivi des signatures
• Assurer les dépôts et reprises des parapheurs et suivre le circuit en interne
• Dispatcher les abonnements « presse »
• Préparer et affranchir le courrier sortant en optimisant les coûts postaux
• Préparer le bac à courriers pour le départ Poste
• Gérer les recommandés avec accusé de réception (entrant et sortant)
• Gérer la boîte de messagerie « formulaire contact secrétariat général » et assurer la bonne direction des emails reçus
Autres tâches :
• Etre l’interlocuteur privilégié dans les relations avec la Poste et autres fournisseurs liés à la mission du courrier
• Contribuer à l’optimisation des processus existants, ainsi qu’au développement du nouvel outil numérique de gestion du courrier « Maarch »
• Suivre la maintenance des équipements de numérisation et des évolutions des outils dédiés (logiciel courrier, machine à affranchir) et alerter sur les dysfonctionnements,
• Assurer une formalisation de l’organisation de ses missions et la formation de binôme pour permettre son remplacement pendant les périodes d’absence
• Proposer des améliorations des process et sensibiliser aux bonnes pratiques
• Rendre compte de l’activité « courrier » par la présentation de statistiques, de tableaux de bord
ACHATS
Assurer la gestion des achats de fournitures administratives et petit matériel (pour la direction générale) :
• Gérer et suivre les stocks (consommables, fournitures de bureau)
• Passer les commandes nécessaires
• Assurer le suivi des livraisons et la bonne réception des fournitures
• Manutention des fournitures et des ramettes de papier
• Suivre les périodes de commande et les factures
• Préparation des commandes des services et distribution
• Assurer la maintenance de 1er niveau des copieurs multifonctions
• Suivre le budget alloué (courrier et fournitures)
• Rendre compte de l’activité « achats » par la présentation de statistiques, de tableaux de bord
SECRETARIAT GENERAL
Remplacement de l’assistante administrative pendant ses absences
Conditions d’exercice :
• Prise de fonction souhaitée : 1er septembre
• Horaires : 38h hebdomadaires. Ponctuellement horaires décalés pour afflux exceptionnel (élections, invitations protocole)
• Cadre d’emploi : Adjoint administratif
• Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle
• Avantages sociaux : CNAS, participation employeur mutuelle et prévoyance
• Restauration : participation employeur pour deux modes de restauration possible : accès à un restaurant d’entreprise ou service de livraison de repas sur site.
• Politique active de formation des agents
Profils recherchés
Compétences et aptitudes :
• Organisation, autonomie, sens des initiatives, rigueur, ponctualité, discrétion, respect de la confidentialité disponibilité
• Maîtrise courante des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, logiciel Documalis/Maarch, Ciril)
• Sens du travail en équipe
• Bonne forme physique
• Station debout prolongée
• Organisation, autonomie, sens des initiatives, rigueur, ponctualité, discrétion, respect de la confidentialité disponibilité
• Maîtrise courante des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, logiciel Documalis/Maarch, Ciril)
• Sens du travail en équipe
• Bonne forme physique
• Station debout prolongée
Contact et modalités de candidature
Contact
0141339315
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) à l'attention de
Monsieur le Maire
Mairie de Vanves
23 rue Mary Besseyre - CS40001
92172 Vanves cedex
ou par mail à : recrutement@ville-vanves.fr
Monsieur le Maire
Mairie de Vanves
23 rue Mary Besseyre - CS40001
92172 Vanves cedex
ou par mail à : recrutement@ville-vanves.fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.