Assistant de direction (h/f)
Offre n° O092250709000360
Publiée le 09/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 2 rue Carnot - BP 24, Suresnes (Hauts-de-Seine)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assistante de direction auprès de la DGA Famille et éducation, vous facilitez son activité en assurant une bonne circulation de l’information et prend en charge au quotidien les tâches administratives et de secrétariat.
Missions / conditions d'exercice
Accueil téléphonique principalement : donne une information de premier niveau et oriente vers les bons interlocuteurs. Réceptionne, filtre et oriente les appels, effectue les relances.
Secrétariat : Assiste le Directeur dans l’organisation de son plan de charge et assure son secrétariat · A la charge du planning du D.G.A., prévoit les rendez-vous et organise la logistique des différentes réunions · A une fonction d’alerte en cas d’imprévu et soutient la DGA en fonction des priorités · Suit les courriers entrants et sortants sur le logiciel ELISE · Réceptionne, trie et répartit les parapheurs · Rédige des courriers, des comptes-rendus de réunions, des notes de service · Assure tout travail de classement et d’archivage. · Emet des appels pour ses différentes missions (enquêtes, réservations…)
Participation aux projets des directions et services de la DGA, soutien et suivi de leurs activités :
· Prend en charge différents dossiers en lien avec les directrices · Peut être associé à la réflexion concernant différents projets transversaux · Se montre force de propositions et met en œuvre les décisions · Evalue l’activité et propose des solutions d’amélioration · Soutient la directrice Famille Education dans l’organisation de ses réunions · Soutient l’organisation logistique des événements (invitations et logistique des forums, séminaires…) · Elabore des tableaux de suivi (visites sur site, suivi des échéances, outils statistiques…) · Correspondant RH
Communication : · assure la transmission d’information auprès des directeurs, chefs de service et agents. · Assure un reporting régulier auprès de la hiérarchie et fait remonter les problèmes à bon escient · Anime la page Intranet de sa direction
· Référent communication de la Direction Solidarités Santé
Gestion Comptable : a la charge de l’exécution budgétaire pour les Politiques familiales et la Coordination Handicap · Suit l’exécution de certains contrats ou marchés
Gestion des instances : dépose et suit sur le logiciel ACROPOLIS les actes administratifs de la DGA et de la Direction Famille Education
Documentation et juridique : · Recherche dans les domaines spécifiques confiés au DGA · Peut être l’interface de la direction sur les questions juridiques avec les services experts
Polyvalence : · participe à d’autres tâches en fonction des besoins (gestion de 2 parkings ; interface entre les services techniques et les agents du centre administratif concernant les problèmes techniques sur le bâtiment…)
Secrétariat : Assiste le Directeur dans l’organisation de son plan de charge et assure son secrétariat · A la charge du planning du D.G.A., prévoit les rendez-vous et organise la logistique des différentes réunions · A une fonction d’alerte en cas d’imprévu et soutient la DGA en fonction des priorités · Suit les courriers entrants et sortants sur le logiciel ELISE · Réceptionne, trie et répartit les parapheurs · Rédige des courriers, des comptes-rendus de réunions, des notes de service · Assure tout travail de classement et d’archivage. · Emet des appels pour ses différentes missions (enquêtes, réservations…)
Participation aux projets des directions et services de la DGA, soutien et suivi de leurs activités :
· Prend en charge différents dossiers en lien avec les directrices · Peut être associé à la réflexion concernant différents projets transversaux · Se montre force de propositions et met en œuvre les décisions · Evalue l’activité et propose des solutions d’amélioration · Soutient la directrice Famille Education dans l’organisation de ses réunions · Soutient l’organisation logistique des événements (invitations et logistique des forums, séminaires…) · Elabore des tableaux de suivi (visites sur site, suivi des échéances, outils statistiques…) · Correspondant RH
Communication : · assure la transmission d’information auprès des directeurs, chefs de service et agents. · Assure un reporting régulier auprès de la hiérarchie et fait remonter les problèmes à bon escient · Anime la page Intranet de sa direction
· Référent communication de la Direction Solidarités Santé
Gestion Comptable : a la charge de l’exécution budgétaire pour les Politiques familiales et la Coordination Handicap · Suit l’exécution de certains contrats ou marchés
Gestion des instances : dépose et suit sur le logiciel ACROPOLIS les actes administratifs de la DGA et de la Direction Famille Education
Documentation et juridique : · Recherche dans les domaines spécifiques confiés au DGA · Peut être l’interface de la direction sur les questions juridiques avec les services experts
Polyvalence : · participe à d’autres tâches en fonction des besoins (gestion de 2 parkings ; interface entre les services techniques et les agents du centre administratif concernant les problèmes techniques sur le bâtiment…)
Profils recherchés
Formations : Une formation en secrétariat est conseillée. · Les compétences propres au domaine d’activités s’acquièrent avec l’expérience et par le suivi de formations en interne.
COMPETENCES
Théoriques : Connaissance des techniques de secrétariat. · Connaissance des interlocuteurs et de l’organisation interne.
Techniques / Pratiques : Utilisation des logiciels de bureautique WORD, EXCEL, ELISE, ACROPOLIS, SEDIT, EKSAE. · Respecte les procédures.
Aptitudes / Qualités : Discrétion, bon relationnel, bon rédactionnel, organisation, rigueur, réactivité, capacité d’initiative, capacité d’adaptation, souplesse
COMPETENCES
Théoriques : Connaissance des techniques de secrétariat. · Connaissance des interlocuteurs et de l’organisation interne.
Techniques / Pratiques : Utilisation des logiciels de bureautique WORD, EXCEL, ELISE, ACROPOLIS, SEDIT, EKSAE. · Respecte les procédures.
Aptitudes / Qualités : Discrétion, bon relationnel, bon rédactionnel, organisation, rigueur, réactivité, capacité d’initiative, capacité d’adaptation, souplesse
Contact et modalités de candidature
Contact
0141181920
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Consultez notre offre et postulez sur:
Mairie, 2 rue Carnot - BP 24
92151 SURESNES CEDEX
Collectivité éco-responsable, attractive et conviviale, reconnue pour la qualité de son cadre de vie et sa richesse faite de diversité et de mixité, Suresnes rayonne par son dynamisme et ses projets, porteurs d'innovations à la fois sociales, solidaires et technologiques. Suresnes est au cœur d'un pôle économique majeur de l'Ile-de-France d'environ 600 000 habitants, le Territoire Paris Ouest La Défense, créé au 1er janvier 2016.
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Mairie, 2 rue Carnot - BP 24
92151 SURESNES CEDEX
Collectivité éco-responsable, attractive et conviviale, reconnue pour la qualité de son cadre de vie et sa richesse faite de diversité et de mixité, Suresnes rayonne par son dynamisme et ses projets, porteurs d'innovations à la fois sociales, solidaires et technologiques. Suresnes est au cœur d'un pôle économique majeur de l'Ile-de-France d'environ 600 000 habitants, le Territoire Paris Ouest La Défense, créé au 1er janvier 2016.
Adresse de l'employeur
Suresnes
>Mairie, 2 rue Carnot - BP 24
92151 SURESNES CEDEX
>Mairie, 2 rue Carnot - BP 24
92151 SURESNES CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.