Vous assistez et conseillez les chefs de service et le Directeur Territorial Ouest, notamment en matière de suivis de conventions et marchés, et de RH – Richesses Humaines.
Vous assurez l’encadrement du service administratif (5 agents dont 2 rédacteurs et 3 adjoints administratifs), vous animez et fixez les objectifs de l’équipe en lien avec les objectifs de la DTO.
Vous êtes garant(e) du respect des procédures administratives.

Vous êtes un support à l’équipe administrative, dont les missions sont les suivantes :

Administratif :
- Gérer les sinistres : information, transmission, collecte des éléments complémentaires (devis, photos…) / liaison DTO - service juridique GPSO
- Informer hebdomadairement des tableaux de permanence w-ends et jours fériés des équipes Régie, Contrôleurs Espace Public (CEP)/ Déchets et Propreté (D&P) et SAMSIC – SUEZ et transmettre les rapports d’astreinte techniques niv.1
- Suivre les dossiers administratifs et mettre en place les procédures (en lien avec le réseau administratif)
- Commander des fournitures de bureau pour la DTO
- Gérer les demandes de bacs (Operia)
- Organiser et animer les réunions de service

Flux information et Communication :
- Gérer les courriers : de l’attribution au service concerné à l’envoi, en passant par la collecte des éléments de réponses.
- Gérer les appels N° Vert / et autres appels : prise en compte et affectation à l’agent ou au service concerné.
- Gérer la boite ELISE : affectation par service, collecte des éléments de réponse, rédaction réponse + mise en parapheur (lecture-relecture-corrections éventuelles) / visa Direction + envoi @gpso ou voie postale / clôture et archivage.
- Gérer la boite courriel générique de la DTO : transmission par service + traitement éventuel selon objet.
- Rédiger les Avis Riverains d’information de travaux aux usagers dans les secteurs et villes concernés.
- Préparer et rédiger la Lettre d’Information sur les travaux programmés et menés par les services de la DTO (Voirie Réseaux Divers, campagne Régie/Mission Espace Public/Déchets et Propreté ou encore aménagement et fleurissement) / information à destination des villes du territoire ouest.

Réunions proximité – interproximité :
- Elaborer l’ordre du jour conjointement avec tous les services
- Elaborer la présentation en séance (powerpoint) – collecte d’informations (devis, photos, liens)
- Rédiger les comptes rendus et les transmettre aux interlocuteurs dédiés, par ville
- Chaville/Sèvres/Ville D’Avray : 1 proximité tous les 2 mois + 1 interproximité tous les 2 mois (rythme avant covid) / 5 + 5 annuelles
- Marnes La Coquette : 1 proximité mensuelle
- Meudon : 1 proximité mensuelle / 2 interproximités mensuelles

Procédures règlementaires :
- Rédiger les Procès-verbaux et les rappels de bonnes pratiques en matières de tris et collectes
- Rédiger les autorisations de Permis de Construire, les Déclarations Préalables et les autorisations de création ou modification de Bateau-trottoir en lien avec les services urbanisme des villes
- Rédiger et calculer le montant de la taxe Participation Forfaitaire à l’Assainissement Collectif

RH :
- Déclarer mensuellement les heures des agents de la DTO
- Suivre les besoins et les planning formations / traiter les données utiles en lien avec le service Formation
- Suivre les visites médicales – transmettre les convocations aux agents, en lien avec le service Préventions
- Etre Référent liaison RH – agents : absences (congés, maladie), carrière et paie, médailles, évolution des processus RH

Divers :
- Encadrer l’agent assistant de Prévention : suivis des procédures sanitaires, des visites de contrôles (extincteurs, bâtiment…), traitement des aménagements et mobilier bureau (en lien avec Médecine du Travail), commande produits pharmaceutiques.
- Etre relai des informations du Comité des Œuvres Sociales
- Organiser les Comités de pilotage / évènements fédérateurs pour la DTO