Secretaire assistant (h/f)
Offre n° O093250501398627
Publiée le 20/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Le Département de la Seine-Saint-Denis
Qui sommes-nous ?
Avec 8 000 agent·e·s départementaux et près de 200 métiers, le Département de la Seine-Saint-Denis est le premier employeur public du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, l'éducation, l'aménagement ou la culture et proposent ainsi de nombreuses opportunités de mobilité.
Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire. Ainsi, nous sommes fiers d'être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.
Qui sommes-nous ?
Avec 8 000 agent·e·s départementaux et près de 200 métiers, le Département de la Seine-Saint-Denis est le premier employeur public du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, l'éducation, l'aménagement ou la culture et proposent ainsi de nombreuses opportunités de mobilité.
Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire. Ainsi, nous sommes fiers d'être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Conseil Départemental 93, Bobigny (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
20/06/2025
Date limite de candidature
20/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le Département de la Seine-Saint-Denis
Qui sommes-nous ?
Avec 8 000 agent·e·s départementaux et près de 200 métiers, le Département de la Seine-Saint-Denis est le premier employeur public du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, l'éducation, l'aménagement ou la culture et proposent ainsi de nombreuses opportunités de mobilité.
Employeur responsable, nous oeuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire. Ainsi, nous sommes fiers d'être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.
Qui sommes-nous ?
Avec 8 000 agent·e·s départementaux et près de 200 métiers, le Département de la Seine-Saint-Denis est le premier employeur public du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, l'éducation, l'aménagement ou la culture et proposent ainsi de nombreuses opportunités de mobilité.
Employeur responsable, nous oeuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire. Ainsi, nous sommes fiers d'être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.
Missions / conditions d'exercice
En tant que premier employeur public du territoire, le Département de la Seine- Saint Denis (8000 agents) est un acteur majeur de la petite enfance, du social, de l'aménagement, de l'éducation et de la culture.
Employeur responsable, notre politique de recrutement reflète principalement la richesse et la diversité de notre territoire. Nous sommes ainsi fiers d'être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.
La Direction des Bâtiments et de la Logistique (DBL) compte 300 agents et est composée de 6 services dont le Service Affaires Générales (SAG). Ce service intervient en support de la direction et de ses services répartis sur 3 bureaux :
La/le secrétaire assistant.e de Direction travaille directement avec le/la Directeur-trice et la/le Chef.fe du Service Administratif et Général (SAG).
Véritable support, l'assistant.e contribue à optimiser la gestion quotidienne des activités, et donc l'atteinte des objectifs de la Direction. Il/elle organise et coordonne les informations internes et externes et apporte son concours à la mise en oeuvre des projets.
Appui administratif et organisationnel
Assurer le secrétariat de la Direction en coordination avec les secrétariats des différents services.
Renseigner les interlocuteurs et les orienter vers l'interlocuteur compétent si nécessaire.
Assister la Direction et le Chef du SAG dans la gestion des dossiers stratégiques et des priorités.
Gérer la réception et la transmission des informations entre la Direction et les services en intégrant les priorités de la Direction.
Identifier et résoudre certains points de blocage administratifs en lien avec les services concernés.
Assurer le secrétariat de la Direction en respectant la charte et les circuits administratifs :
Réception, réorientation et distribution du courrier, suivi des courriers/parapheurs entrants et sortants demandant réponse, en lien avec les agents du service.
Recueillir les éléments préparatoires pour la réalisation de courriers, notes, bilans, rapports divers, proposer une rédaction, assurer la mise en forme définitive et le suivi.
Participer au suivi des dossiers transversaux au service, y compris l'appui logistique.
Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs internes et externes du service, en apportant des réponses de premier niveau.
Classer et archiver les actes matériels et dématérialisés du service, et contribuer à la cohérence des ressources partagées.
Assurer les remplacements des autres secrétariats de service et de la Direction en cas d'absence.
Gestion de l'agenda et des priorités
Organiser et optimiser l'agenda de la Direction et le Chef du SAG en fonction des priorités.
Identifier les urgences et alerter sur les dossiers à traiter en priorité.
Coordination et suivi des actions
Assurer la transmission et le suivi des consignes issues des réunions auxquelles participe la Direction.
Organiser les réunions : préparation des ordres du jour, rédaction des comptes-rendus, suivi des décisions.
Suivre certains projets transversaux en lien avec les services, en veillant à leur bonne mise en oeuvre.
Contribuer à l'amélioration des procédures internes et à la mise en place d'outils facilitant la gestion des actions de la Direction et du SAG.
Intégrer le Département, c'est :
- être acteur·rice de son parcours professionnel et bénéficier de perspectives d'évolution
- des conditions de travail adaptées à votre rythme personnel (choix du cycle de travail, télétravail, régime de RTT souple)
- bénéficier d'un large panel d'avantages (accès à une flotte de vélo électrique, accès à des activités sportives et billetterie à tarifs avantageux.)
- travailler pour une Collectivité innovante (congés menstruels, écoles des transitions professionnelles, accès au Kiosque, laboratoire innovation)
Le Département est ouvert à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des personnes en situation de handicap.
Employeur responsable, notre politique de recrutement reflète principalement la richesse et la diversité de notre territoire. Nous sommes ainsi fiers d'être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.
La Direction des Bâtiments et de la Logistique (DBL) compte 300 agents et est composée de 6 services dont le Service Affaires Générales (SAG). Ce service intervient en support de la direction et de ses services répartis sur 3 bureaux :
La/le secrétaire assistant.e de Direction travaille directement avec le/la Directeur-trice et la/le Chef.fe du Service Administratif et Général (SAG).
Véritable support, l'assistant.e contribue à optimiser la gestion quotidienne des activités, et donc l'atteinte des objectifs de la Direction. Il/elle organise et coordonne les informations internes et externes et apporte son concours à la mise en oeuvre des projets.
Appui administratif et organisationnel
Assurer le secrétariat de la Direction en coordination avec les secrétariats des différents services.
Renseigner les interlocuteurs et les orienter vers l'interlocuteur compétent si nécessaire.
Assister la Direction et le Chef du SAG dans la gestion des dossiers stratégiques et des priorités.
Gérer la réception et la transmission des informations entre la Direction et les services en intégrant les priorités de la Direction.
Identifier et résoudre certains points de blocage administratifs en lien avec les services concernés.
Assurer le secrétariat de la Direction en respectant la charte et les circuits administratifs :
Réception, réorientation et distribution du courrier, suivi des courriers/parapheurs entrants et sortants demandant réponse, en lien avec les agents du service.
Recueillir les éléments préparatoires pour la réalisation de courriers, notes, bilans, rapports divers, proposer une rédaction, assurer la mise en forme définitive et le suivi.
Participer au suivi des dossiers transversaux au service, y compris l'appui logistique.
Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs internes et externes du service, en apportant des réponses de premier niveau.
Classer et archiver les actes matériels et dématérialisés du service, et contribuer à la cohérence des ressources partagées.
Assurer les remplacements des autres secrétariats de service et de la Direction en cas d'absence.
Gestion de l'agenda et des priorités
Organiser et optimiser l'agenda de la Direction et le Chef du SAG en fonction des priorités.
Identifier les urgences et alerter sur les dossiers à traiter en priorité.
Coordination et suivi des actions
Assurer la transmission et le suivi des consignes issues des réunions auxquelles participe la Direction.
Organiser les réunions : préparation des ordres du jour, rédaction des comptes-rendus, suivi des décisions.
Suivre certains projets transversaux en lien avec les services, en veillant à leur bonne mise en oeuvre.
Contribuer à l'amélioration des procédures internes et à la mise en place d'outils facilitant la gestion des actions de la Direction et du SAG.
Intégrer le Département, c'est :
- être acteur·rice de son parcours professionnel et bénéficier de perspectives d'évolution
- des conditions de travail adaptées à votre rythme personnel (choix du cycle de travail, télétravail, régime de RTT souple)
- bénéficier d'un large panel d'avantages (accès à une flotte de vélo électrique, accès à des activités sportives et billetterie à tarifs avantageux.)
- travailler pour une Collectivité innovante (congés menstruels, écoles des transitions professionnelles, accès au Kiosque, laboratoire innovation)
Le Département est ouvert à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des personnes en situation de handicap.
Profils recherchés
Niveau d'études : 3 - 4 - 5
Diplômes requis : BACCALAUREAT-BAC+2
Expérience (s) professionnelle(s) sur un poste similaire Souhaitée(s) et Requise(s).
Diplômes requis : BACCALAUREAT-BAC+2
Expérience (s) professionnelle(s) sur un poste similaire Souhaitée(s) et Requise(s).
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Intégrer le Département, c'est :
- être acteur·rice de son parcours professionnel et bénéficier de perspectives d'évolution
- des conditions de travail adaptées à votre rythme personnel (choix du cycle de travail, télétravail, régime de RTT souple)
- bénéficier d'un large panel d'avantages (accès à une flotte de vélo électrique, accès à des activités sportives et billetterie à tarifs avantageux...)
- travailler pour une Collectivité innovante (congés menstruels, écoles des transitions professionnelles, accès au Kiosque, laboratoire innovation...)
Le Département est ouvert à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des personnes en situation de handicap.
- être acteur·rice de son parcours professionnel et bénéficier de perspectives d'évolution
- des conditions de travail adaptées à votre rythme personnel (choix du cycle de travail, télétravail, régime de RTT souple)
- bénéficier d'un large panel d'avantages (accès à une flotte de vélo électrique, accès à des activités sportives et billetterie à tarifs avantageux...)
- travailler pour une Collectivité innovante (congés menstruels, écoles des transitions professionnelles, accès au Kiosque, laboratoire innovation...)
Le Département est ouvert à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des personnes en situation de handicap.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.