Assistant de Direction au Cabinet du Maire (h/f)
Offre n° O093250701402373
Publiée le 17/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1-3 rue Quetigny, Épinay-sur-Seine (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
17/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein du Cabinet du Maire, vous apporterez une aide permanente à M. le Maire, aux élus et au Chef de Cabinet, en termes d'organisation, de logistique et de suivi des demandes. Vous travaillerez en binôme avec l'assistante du Maire et vous assurerez également ses missions en son absences.
Missions / conditions d'exercice
Vos principales missions sont :
Gestion et suivi d'une partie des demandes faites au Cabinet :
* Rédiger des courriers d'intervention
* Assurer la permanence téléphonique « Allo Monsieur le Maire » en alternance avec les autres membres du Cabinet, de 18h à 20h, 1 lundi sur 3 hors vacances scolaires
* Envoyer chaque mois les courriers aux nouveaux acquéreurs à Epinay-sur-Seine
* Rechercher des informations auprès des services municipaux
* Être le garant de l'image de la collectivité et des élus
Secrétariat (accueil téléphonique et physique) au Cabinet du Maire :
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les mails adressés au Cabinet
* Préparer les dossiers à la demande du Maire et du Chef de cabinet
* Gérer et traiter les parapheurs à signer par le Maire ou les élus
* Appeler les interlocuteurs avec lesquels Monsieur le Maire souhaite échanger au téléphone
* Préparer le tableau hebdomadaire des rendez-vous du Maire pour l'accueil de l'Hôtel de Ville
* Assurer la transmission des informations entre le Cabinet et les services municipaux, ainsi qu'avec les partenaires et les interlocuteurs (autres collectivités territoriales, instances extérieures) du Cabinet
Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques :
* Réaliser la mise en forme de documents de formes et contenus divers (courriers, mails, tableaux, mailing ...)
* Organiser le classement et la gestion des dossiers par la mise en place d'outils de gestion
* Rédiger des courriers types
* Tenir à jour l'annuaire des contacts habituels du Cabinet
Gestion et suivi d'une partie des demandes faites au Cabinet :
* Rédiger des courriers d'intervention
* Assurer la permanence téléphonique « Allo Monsieur le Maire » en alternance avec les autres membres du Cabinet, de 18h à 20h, 1 lundi sur 3 hors vacances scolaires
* Envoyer chaque mois les courriers aux nouveaux acquéreurs à Epinay-sur-Seine
* Rechercher des informations auprès des services municipaux
* Être le garant de l'image de la collectivité et des élus
Secrétariat (accueil téléphonique et physique) au Cabinet du Maire :
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les mails adressés au Cabinet
* Préparer les dossiers à la demande du Maire et du Chef de cabinet
* Gérer et traiter les parapheurs à signer par le Maire ou les élus
* Appeler les interlocuteurs avec lesquels Monsieur le Maire souhaite échanger au téléphone
* Préparer le tableau hebdomadaire des rendez-vous du Maire pour l'accueil de l'Hôtel de Ville
* Assurer la transmission des informations entre le Cabinet et les services municipaux, ainsi qu'avec les partenaires et les interlocuteurs (autres collectivités territoriales, instances extérieures) du Cabinet
Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques :
* Réaliser la mise en forme de documents de formes et contenus divers (courriers, mails, tableaux, mailing ...)
* Organiser le classement et la gestion des dossiers par la mise en place d'outils de gestion
* Rédiger des courriers types
* Tenir à jour l'annuaire des contacts habituels du Cabinet
Profils recherchés
* Niveau BAC ou BAC+2
* Maîtrise parfaite des logiciels et matériels bureautiques
* Bonne connaissance de la collectivité, des interlocuteurs ainsi que des circuits et procédures administratives
* Connaissance des règles d'expression orale et écrite de qualité
* Sens de l'accueil
* Grand sens de l'organisation et des priorités
* Savoir gérer les urgences
* Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
* Bon relationnel, rigueur et autonomie
* Disponibilité
POSTE OUVERT AU GRADE D'ADJOINT ADMINISTRATIF CONFIRME
Afin de continuer à développer l'accès à nos métiers aux femmes comme aux hommes, toutes les candidatures, qu'elles soient féminines ou masculines sont les bienvenues
* Maîtrise parfaite des logiciels et matériels bureautiques
* Bonne connaissance de la collectivité, des interlocuteurs ainsi que des circuits et procédures administratives
* Connaissance des règles d'expression orale et écrite de qualité
* Sens de l'accueil
* Grand sens de l'organisation et des priorités
* Savoir gérer les urgences
* Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
* Bon relationnel, rigueur et autonomie
* Disponibilité
POSTE OUVERT AU GRADE D'ADJOINT ADMINISTRATIF CONFIRME
Afin de continuer à développer l'accès à nos métiers aux femmes comme aux hommes, toutes les candidatures, qu'elles soient féminines ou masculines sont les bienvenues
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre lettre de motivation et Curriculum Vitae à l'attention de Monsieur le Maire par le biais du site officiel de la Mairie d'Epinay-sur-Seine
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.