Assistant de direction au service Vie associative (h/f)
Offre n° O093250801000182
Publiée le 01/08/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Située dans le département de la Seine Saint Denis, la Ville de Villepinte, forte de ses 38 200 habitants, s'inscrit dans la dynamique de développement de la Métropole du Grand Paris, au sein de l'Etablissement Public Territorial Paris Terre d'Envol. Située au croisement des trois départements, Seine-Saint-Denis, Seine et Marne et Val d'Oise, notre collectivité est en pleine expansion économique autour de la zone Aérolians, du Parc International des Expositions de Villepinte et de l'aéroport international Roissy-Charles-de-Gaulle.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Avenue Jean Fourgeaud, Villepinte (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
01/09/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La ville de Villepinte recrute
Un Assistant de Direction au service Vie Associative (F/H)
La Direction est composée des services Vie associative, location de salle, relations internationales et Espaces V. La direction se situe aux Espaces V – 1 Avenue Jean Fourgeaud et comprend une diretcrice, une assistante de direction , un chargé de mission « Vie associative », deux agents administratifs, un régisseur Espaces V et 4 agents polyvalents.
Sous l’autorité de la Directrice, vous aurez la responsabilité de l’assister dans la gestion de l’activité quotidienne du service.
Filière Administrative– Cadre d’emplois des Adjoints administratifs/Rédacteur
Temps de travail 39H hebdomadaires:
23 jours de RTT et de 25 jours de congés.
Horaires : de 8H30 à 12H15 et de 13H30 à 17H35
Rémunération statutaire, prime annuelle et régime indemnitaire afférent à la catégorie.
Participation employeur pour la mutuelle/prévoyance conventionnée
Comité d'œuvres sociales du personnel
Un Assistant de Direction au service Vie Associative (F/H)
La Direction est composée des services Vie associative, location de salle, relations internationales et Espaces V. La direction se situe aux Espaces V – 1 Avenue Jean Fourgeaud et comprend une diretcrice, une assistante de direction , un chargé de mission « Vie associative », deux agents administratifs, un régisseur Espaces V et 4 agents polyvalents.
Sous l’autorité de la Directrice, vous aurez la responsabilité de l’assister dans la gestion de l’activité quotidienne du service.
Filière Administrative– Cadre d’emplois des Adjoints administratifs/Rédacteur
Temps de travail 39H hebdomadaires:
23 jours de RTT et de 25 jours de congés.
Horaires : de 8H30 à 12H15 et de 13H30 à 17H35
Rémunération statutaire, prime annuelle et régime indemnitaire afférent à la catégorie.
Participation employeur pour la mutuelle/prévoyance conventionnée
Comité d'œuvres sociales du personnel
Missions / conditions d'exercice
Mission 1 : Gestion du planning de la Directrice
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques de la Directrice
• Accueillir ses rendez-vous
• Préparer les dossiers administratifs pour les réunions et commissions
Mission 2 : Gestion administrative et financière
Traitement des demandes associatives/location des salles par courriers et mails,
Procéder aux encaissements des locations des salles,
Gestion de la régie,
Liquidation des dépenses dans le cadre des subventions,
Etablir des bons de commande
Tri, classement, archivage des dossiers du service.
Mission 3 : Gestion RH
• Organisation des plannings d’activité
• Planification des congés (utilisation du logiciel Astre RH)
• Gestion des heures supplémentaires
• Suivi des dossiers des agents /recrutements
Mission 4 : Gestion et suivi des travaux et interventions
• Gestion des demandes de travaux, interventions auprès des servie internes concernés
• Faire le suivi des interventions en appuie de l’équipe des espaces V
INTERETS ET DIFFICULTES DU POSTE
• Respecter scrupuleusement les procédures et les délais,
• Savoir gérer les urgences
• Etre capable de détecter les besoins et attentes des associations.
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques de la Directrice
• Accueillir ses rendez-vous
• Préparer les dossiers administratifs pour les réunions et commissions
Mission 2 : Gestion administrative et financière
Traitement des demandes associatives/location des salles par courriers et mails,
Procéder aux encaissements des locations des salles,
Gestion de la régie,
Liquidation des dépenses dans le cadre des subventions,
Etablir des bons de commande
Tri, classement, archivage des dossiers du service.
Mission 3 : Gestion RH
• Organisation des plannings d’activité
• Planification des congés (utilisation du logiciel Astre RH)
• Gestion des heures supplémentaires
• Suivi des dossiers des agents /recrutements
Mission 4 : Gestion et suivi des travaux et interventions
• Gestion des demandes de travaux, interventions auprès des servie internes concernés
• Faire le suivi des interventions en appuie de l’équipe des espaces V
INTERETS ET DIFFICULTES DU POSTE
• Respecter scrupuleusement les procédures et les délais,
• Savoir gérer les urgences
• Etre capable de détecter les besoins et attentes des associations.
Profils recherchés
Savoirs :
• Connaissance des procédures administratives et de la collectivité,
• Logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook et Powerpoint, 3 Douest).
Savoirs faire:
• Réceptionner les appels téléphoniques,
• Traiter les demandes,
• Réaliser des travaux de bureautique,
• Orienter les associations dans leur quotidien,
• Planifier les rendez-vous de la Directrice en son absence,
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Réaliser des conventions, contrats, des arrêtés,
• Trier, classer et archiver les documents,
• Gestion informatique des dossiers administratifs,
• Aisance rédactionnelle.
Savoirs être
• Capacité à travailler en équipe,
• Discrétion et confidentialité,
• Sens de l’organisation,
• Sens de l’écoute et du dialogue,
• Rigueur, autonomie, esprit d’initiative.
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Connaissance des procédures administratives et de la collectivité,
• Logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook et Powerpoint, 3 Douest).
Savoirs faire:
• Réceptionner les appels téléphoniques,
• Traiter les demandes,
• Réaliser des travaux de bureautique,
• Orienter les associations dans leur quotidien,
• Planifier les rendez-vous de la Directrice en son absence,
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Réaliser des conventions, contrats, des arrêtés,
• Trier, classer et archiver les documents,
• Gestion informatique des dossiers administratifs,
• Aisance rédactionnelle.
Savoirs être
• Capacité à travailler en équipe,
• Discrétion et confidentialité,
• Sens de l’organisation,
• Sens de l’écoute et du dialogue,
• Rigueur, autonomie, esprit d’initiative.
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
Contact et modalités de candidature
Contact
0141525300
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à Madame le Maire
par courrier :Mairie, place de l'Hôtel de Ville
93420 VILLEPINTE
ou par courriel : courrier@ville-villepinte.fr
par courrier :Mairie, place de l'Hôtel de Ville
93420 VILLEPINTE
ou par courriel : courrier@ville-villepinte.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.