Assistant de Direction (h/f)
Offre n° O093250819000460
Publiée le 19/08/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Véritable carrefour de communication stratégique à 5 km de Paris, Rosny-sous-Bois (44000 habitants) constitue un territoire de projets dynamique. Associons nos talents, nos énergies, nos idées, pour bâtir votre avenir et le nôtre. La Ville recrute
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 20 rue Claude Pernès, Rosny-sous-Bois (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
01/11/2025
Date limite de candidature
18/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du Directeur du Pôle urbanisme, Mobilité, Habitat durables, l’agent est chargé d’assurer les missions administratives, financières, de gestion, d’organisation courante, de classement et de suivi des dossiers. L'agent a la gestion de l’information en direction des pétitionnaires, des courriers, des délibérations, des congés, de la commande et du suivi des fournitures.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES :
Organisation de la Direction
• Réceptionner, trier et enregistrer, diffuser, suivre et clôturer les courriers, assurer une veille et un suivi rigoureux des courriers notamment par des relances pour les délais de réponse, gérer les copies, enregistrer les arrivées et départs de courrier,
• Assister et accompagner la gestion des agendas des différents cadres de la Direction
• Rappeler les informations importantes et transmettre les messages dans un cadre réactif et pré-instruit ;
• Établir une relation de confiance avec le responsable et ses équipes, participer à un climat apaisé ;
Travaux bureautiques
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Réaliser la création de documents de formes et contenus divers
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers
• Gérer les commandes de fournitures de l’ensemble de la Direction
• Aider à la réalisation d’évènementiels
• Transmettre l’état des absences (arrêt maladie), des heures supplémentaires de l’ensemble de la Direction au Ressources Humaines
• Gérer les congés de l’ensemble de la Direction
Suivi des projets et activités de la direction
• Accompagner le bon fonctionnement de la direction en termes de communication, d’organisation et d’appui administratif
• Participer activement au suivi des demandes des administrés dans la cadre de la GRU
• Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Renseigner des tableaux de suivi des activités de la direction et participer au reporting en interne et externe
Expertise métier
• Alimenter les fiches projets de l’ensemble de la Direction
• Réaliser des dossiers thématiques
• Suivre la tenue de tableaux de bord•
Appui à l’accueil téléphonique et physique de la direction
A titre exceptionnel et en fonction des impératifs de maintien du service public :
• Recevoir et informer le public
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions de la direction
• Organiser préparer et suivre la tenue des réunions
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur
• Constituer des dossiers ou des fonds de dossier préparatoires aux réunions et instances de travail ;
• Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions ;
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus ;
Référente de la Direction
Pour la direction des Ressources Humaines : Suivi des demandes de recrutements, accueil des nouveaux arrivants (mise en place des arrêtés, autorisations, ordres de mission …), suivi des congés , participation à l’organisation et la rédaction des entretiens professionnel.
• Pour la direction informatique : gestion des photocopieurs, demandes et suivis des tickets assistances, relais des bonnes pratiques
• Pour la direction évènementielle : Rédiger les notes de services et assurer le suivi logistique des réunions importantes (réservation de salles, demande de mobilier, cafés, écrans informatiques, accueil) , notamment dans le cadre des COPIL et Conseils Locaux du Développement Durable …
Organisation de la Direction
• Réceptionner, trier et enregistrer, diffuser, suivre et clôturer les courriers, assurer une veille et un suivi rigoureux des courriers notamment par des relances pour les délais de réponse, gérer les copies, enregistrer les arrivées et départs de courrier,
• Assister et accompagner la gestion des agendas des différents cadres de la Direction
• Rappeler les informations importantes et transmettre les messages dans un cadre réactif et pré-instruit ;
• Établir une relation de confiance avec le responsable et ses équipes, participer à un climat apaisé ;
Travaux bureautiques
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Réaliser la création de documents de formes et contenus divers
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers
• Gérer les commandes de fournitures de l’ensemble de la Direction
• Aider à la réalisation d’évènementiels
• Transmettre l’état des absences (arrêt maladie), des heures supplémentaires de l’ensemble de la Direction au Ressources Humaines
• Gérer les congés de l’ensemble de la Direction
Suivi des projets et activités de la direction
• Accompagner le bon fonctionnement de la direction en termes de communication, d’organisation et d’appui administratif
• Participer activement au suivi des demandes des administrés dans la cadre de la GRU
• Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Renseigner des tableaux de suivi des activités de la direction et participer au reporting en interne et externe
Expertise métier
• Alimenter les fiches projets de l’ensemble de la Direction
• Réaliser des dossiers thématiques
• Suivre la tenue de tableaux de bord•
Appui à l’accueil téléphonique et physique de la direction
A titre exceptionnel et en fonction des impératifs de maintien du service public :
• Recevoir et informer le public
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions de la direction
• Organiser préparer et suivre la tenue des réunions
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur
• Constituer des dossiers ou des fonds de dossier préparatoires aux réunions et instances de travail ;
• Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions ;
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus ;
Référente de la Direction
Pour la direction des Ressources Humaines : Suivi des demandes de recrutements, accueil des nouveaux arrivants (mise en place des arrêtés, autorisations, ordres de mission …), suivi des congés , participation à l’organisation et la rédaction des entretiens professionnel.
• Pour la direction informatique : gestion des photocopieurs, demandes et suivis des tickets assistances, relais des bonnes pratiques
• Pour la direction évènementielle : Rédiger les notes de services et assurer le suivi logistique des réunions importantes (réservation de salles, demande de mobilier, cafés, écrans informatiques, accueil) , notamment dans le cadre des COPIL et Conseils Locaux du Développement Durable …
Profils recherchés
Connaissances :
• Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
• Bonne connaissance du mode de fonctionnement des collectivités et de leur environnement
• Règles de l'expression orale
• Capacités rédactionnelles et mise en forme des documents
• Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
• Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
• Tableaux de bord et outils de planification et suivi
• Principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte rendu
• Capacité à organiser son travail en autonomie
• Capacité à gérer les imprévus et définir les priorités comme les urgences
• Savoir rendre compte de son activité
• Bonnes connaissances du domaine public de la ville
Compétences techniques :
• Maîtrise des logiciels bureautiques notamment le pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
• Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
• Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
• Maîtrise de l’organisation d’événements
• Connaissances en gestion administrative du personnel et en droit du travail et législation sociale
• Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord
• Savoir rédiger et mettre en page des écrits professionnels,
• Savoir gérer les priorités et les urgences
• Faire preuve d’initiative et d’autonomie
Compétences comportementales :
• Aisance relationnelle et diplomatie, sens de la Discrétion
• Sens du service public, Respect de la hiérarchie
• Capacité d'adaptation, Dynamisme, Esprit d’initiative
• Organisation et rigueur, Polyvalence, Réactivité et autonomie, Esprit de synthèse et d’analyse Etre rigoureux
• Esprit d’équipe, Sens de l’écoute, du contact et de la communication
• Disponibilité
• Capacité à prioriser
• Travail en mode projet
• Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
• Bonne connaissance du mode de fonctionnement des collectivités et de leur environnement
• Règles de l'expression orale
• Capacités rédactionnelles et mise en forme des documents
• Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
• Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
• Tableaux de bord et outils de planification et suivi
• Principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte rendu
• Capacité à organiser son travail en autonomie
• Capacité à gérer les imprévus et définir les priorités comme les urgences
• Savoir rendre compte de son activité
• Bonnes connaissances du domaine public de la ville
Compétences techniques :
• Maîtrise des logiciels bureautiques notamment le pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
• Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
• Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
• Maîtrise de l’organisation d’événements
• Connaissances en gestion administrative du personnel et en droit du travail et législation sociale
• Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord
• Savoir rédiger et mettre en page des écrits professionnels,
• Savoir gérer les priorités et les urgences
• Faire preuve d’initiative et d’autonomie
Compétences comportementales :
• Aisance relationnelle et diplomatie, sens de la Discrétion
• Sens du service public, Respect de la hiérarchie
• Capacité d'adaptation, Dynamisme, Esprit d’initiative
• Organisation et rigueur, Polyvalence, Réactivité et autonomie, Esprit de synthèse et d’analyse Etre rigoureux
• Esprit d’équipe, Sens de l’écoute, du contact et de la communication
• Disponibilité
• Capacité à prioriser
• Travail en mode projet
Contact et modalités de candidature
Contact
0149353700
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à
Monsieur le Maire, à l'adresse suivante :
drh.recrutement@rosnysousbois.fr
Mairie, 20 rue Claude Pernès
93111 ROSNY SOUS BOIS CEDEX
Monsieur le Maire, à l'adresse suivante :
drh.recrutement@rosnysousbois.fr
Mairie, 20 rue Claude Pernès
93111 ROSNY SOUS BOIS CEDEX
Adresse de l'employeur
Rosny-sous-Bois
>Mairie, 20 rue Claude Pernès
93111 ROSNY SOUS BOIS CEDEX
>Mairie, 20 rue Claude Pernès
93111 ROSNY SOUS BOIS CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.