Emancipatrice, Citoyenne et solidaire, Vitry-sur-Seine (95 000 habitants – 2 200 agents) est la plus grande ville du Val de Marne. Située à 6 minutes de Paris par la ligne C du RER, elle est riche de nombreux équipements socio-éducatifs, culturels et sportifs, d’espaces verts et d’activités économiques.
Elle porte de grands projets d’aménagement en lien avec l’arrivée de transports en commun structurants sur son territoire (deux stations du futur métro Grand Paris Express, une ligne de bus Tzen…). A ce titre, elle accompagne la mise en œuvre d’opérations d’envergure dans le cadre d’une Opération d’Intérêt National des Ardoines, en lien avec l’Etat et l’EPA-ORSA. Dans le même temps, elle s’engage activement dans le rénovation urbaine et sociale du Centre-Ville dans le cadre d’un partenariat avec l’Agence Nationale de Rénovation Urbaine et de ses partenaires bailleurs sociaux.

Le secteur administratif travaille en coordination avec les deux services de la Direction.
Vitry-sur-Seine, plus grande ville du Val de Marne, recrute le/la paysagiste / Coordinateur(trice) du pôle conception de son service « Etudes et travaux » au sein de la Direction Espaces Verts.
Ce service est composé de 10 agents, répartis en 3 pôles : conception, arboriculture et écologie urbaine. Il est positionné et fonctionne comme un bureau d’études en matière d’aménagement paysager :
- Il initie et met en œuvre de nombreux projets sur le territoire de la ville (création et aménagements d’espaces comme celui du Parc Joliot-Curie ou du square Fraternité, charte de l’arbre, trames verte et bleue, gestion durable des espaces, jardins partagés et familiaux,…) d’une part,
- Il participe au suivi et à l’élaboration de grands projets dans un contexte de fort développement urbain (métro, tramway, NPRU, ZAC, OIN, berges de Seine…) d’autre part.

Le service maintenance et entretien des espaces verts a en charge la gestion d’environ 50 hectares d’espaces publics. Il assure l’accueil et l’animation dans les parcs, squares et pour les groupes scolaires.
Le service est composé de 5 pôles techniques.
Le pôle administratif est composé de deux agents. La mission est de gérer l’ensemble des activités dévolues au pôle en coordination avec les autres responsables de pôle et les responsables administratifs de la direction, conformément aux orientations données par le chef de service et chef de service adjoint.

Elle procède en tant que responsable du pôle administratif à l’évaluation des agents sous sa responsabilité.

Missions

Sous l’autorité du chef de service et du chef de service adjoint, le/la responsable du pôle administratif assure la gestion administrative globale du service, en coordination avec les responsables des autres pôles et les services administratifs de la Direction.

Il/elle veille au bon fonctionnement du secteur administratif, à la bonne application des procédures internes et participe à la mise en œuvre des projets et orientations de la Direction.

Le secteur administratif travaille en coordination étroite avec les deux services de la Direction, dans un environnement marqué par un fort développement urbain et une diversité de projets paysagers.

Le service « Études et travaux » comprend 10 agents répartis en trois pôles (conception, arboriculture et écologie urbaine).
Le service maintenance et entretien des espaces verts gère environ 50 hectares d’espaces publics, assure l’accueil, l’entretien et l’animation dans les parcs et squares, et comprend 5 pôles techniques.
Le pôle administratif, composé de deux agents, a pour mission de piloter et coordonner l’ensemble des activités administratives du service.

Missions générales

Assurer la gestion administrative du service : agendas, plannings, organisation de réunions, procédures internes, comptes rendus, prises de rendez-vous, en lien avec les secrétariats de la direction.

Gérer la gestion administrative du personnel (85 agents) : suivi des effectifs, congés, maladies, accidents du travail, entretiens professionnels, en collaboration avec l’encadrement et la DRH.

Être référent formation du service auprès du service Formation.

Rédiger et assurer le suivi des courriers des riverains en lien avec l’encadrement.

Élaborer des dossiers de fonctionnement et d’optimisation du secteur dans le respect des délais.

Participer à l’élaboration de dossiers transversaux pour le service ou la direction (ex : Rendez-vous des mains vertes).

Suivre et contrôler l’état des consommations budgétaires.

Piloter et superviser l’archivage des dossiers du service, en lien avec le service Archives.

Travailler en transversalité avec l’ensemble de l’encadrement et les techniciens de pôles.

Veiller au respect des règles d’hygiène et de sécurité dans son secteur.

Assurer le suivi du courrier de la direction : enregistrement, diffusion après validation, relances.

Rédiger des comptes rendus à partir d’éléments fournis ou de prises de notes en réunion.

Gérer les commandes de mobilier et fournitures de bureau.

Centraliser et assurer le suivi des évaluations collectives et entretiens professionnels.

Encadrement

Encadrer, organiser et contrôler les activités des agents du pôle administratif.

Superviser l’exécution des missions du service.

Mener les entretiens professionnels annuels et élaborer les fiches de poste des agents.

Identifier les besoins en compétences, proposer les formations adaptées et accompagner les agents dans leur développement professionnel.

Participer aux procédures de recrutement.

Apporter son appui méthodologique et favoriser l’autonomie des agents.

Remplacement

En cas d’absence de la secrétaire du service, le/la responsable du pôle administratif peut être amené(e) à reprendre certaines de ses missions.

Profil
Savoirs et savoir-faire

Maîtrise du Pack Office, d’Internet, et des logiciels GEC-Elise, SEDIT Marianne et Coriolis.

Solides connaissances en comptabilité publique et finances locales.

Connaissance du fonctionnement administratif d’une collectivité, notamment d’une mairie.

Bonne compréhension des statuts de la fonction publique territoriale.

Maîtrise des méthodes d’organisation et de planification du travail.

Compétences confirmées en management d’équipe.

Excellentes compétences rédactionnelles et administratives.

Savoir-être

Sens affirmé du service public et de la confidentialité.

Qualités organisationnelles, relationnelles et rédactionnelles éprouvées.

Aisance en communication, capacité à faire circuler les informations de manière claire et respectueuse de la hiérarchie.

Capacité à gérer les priorités et l’urgence dans un contexte de travail évolutif.

Dynamisme, rigueur et réactivité dans la conduite des missions.

Aptitude à motiver, déléguer et contrôler les équipes.

Esprit d’initiative et force de proposition pour l’amélioration continue des procédures.

Motivation pour le changement et bonne résistance face aux difficultés.