Secrétaire Petite Enfance (h/f)
Offre n° O094251105000730
Publiée le 05/11/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
En pleine expansion avec plus de 56.000 habitants, Villejuif profite d'une position stratégique, proche de Paris, de l'aéroport d'Orly, du Marché International de Rungis et bientôt de toute l'Île de France avec ses 2 gares du Grand Paris Express.
Dotée d'équipements médicaux de renommée mondiale (3 ensembles hospitaliers), la ville est tournée vers l'avenir et porte de nombreux projets dont pôle d'excellence international d'innovation thérapeutique Campus Grand Parc.
Dans un cadre de vie agréable avec de nombreux espaces verts, travailler à Villejuif, c'est faire partie d'une communauté de plus de 1.100 agents qui œuvrent chaque jour pour le bien-être des habitants, tout en bénéficiant d'avantages sociaux comme le CNAS, la restauration...
Dotée d'équipements médicaux de renommée mondiale (3 ensembles hospitaliers), la ville est tournée vers l'avenir et porte de nombreux projets dont pôle d'excellence international d'innovation thérapeutique Campus Grand Parc.
Dans un cadre de vie agréable avec de nombreux espaces verts, travailler à Villejuif, c'est faire partie d'une communauté de plus de 1.100 agents qui œuvrent chaque jour pour le bien-être des habitants, tout en bénéficiant d'avantages sociaux comme le CNAS, la restauration...
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 Esplanade Pierre-Yves Cosnier, Villejuif (Val-de-Marne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
4 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction de la Petite Enfance et de la Parentalité et sous l’autorité hiérarchique du responsable de la structure, en tant que secrétaire Petite Enfance, vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Vous suivez les dossiers administratifs et gèrez les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Vous assistez un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail de la crèche Paul Vaillant Couturier.
Missions / conditions d'exercice
Dans le cadre de vos fonctions, vous assurez le traitement administratif et la gestion des dossiers des familles accueillies au sein de la crèche. Vous êtes chargé(e) de rédiger, saisir et mettre en forme différents documents administratifs et comptables tels que les courriers, contrats, factures ou attestations. Vous veillez à la mise à jour des bases de données, à la vérification des informations et au suivi des paiements et impayés, tout en garantissant la conformité des documents avec les dispositions légales et réglementaires.
Vous assurez également un accueil physique et téléphonique de qualité, en répondant aux demandes des familles et des intervenants extérieurs, en orientant et conseillant le public selon les besoins, et en diffusant les informations utiles aux équipes. Vous contribuez à la bonne communication interne et externe du service, en transmettant les messages et en hiérarchisant les priorités selon leur degré d’urgence.
Parallèlement, vous êtes responsable de la gestion documentaire, du classement et de l’archivage des dossiers. Vous synthétisez les informations, rédigez des comptes rendus et assurez la préparation des dossiers nécessaires aux réunions et instances.
Vous participez également à la planification et au suivi des activités : gestion des agendas, organisation logistique des réunions, suivi des statistiques, et mise à jour des tableaux de bord. Vous veillez à la bonne coordination entre les équipes, la direction et les services municipaux, notamment pour la gestion des absences, des demandes de travaux ou la transmission d’informations administratives.
Enfin, vous prenez part à la vie de la crèche en contribuant à l’organisation d’événements, à la mise en œuvre du projet éducatif et au développement de la politique Petite Enfance de la commune. Par votre implication et votre sens du service public, vous favorisez un accueil bienveillant et efficace des familles tout en garantissant la qualité du fonctionnement administratif de la structure.
Vous assurez également un accueil physique et téléphonique de qualité, en répondant aux demandes des familles et des intervenants extérieurs, en orientant et conseillant le public selon les besoins, et en diffusant les informations utiles aux équipes. Vous contribuez à la bonne communication interne et externe du service, en transmettant les messages et en hiérarchisant les priorités selon leur degré d’urgence.
Parallèlement, vous êtes responsable de la gestion documentaire, du classement et de l’archivage des dossiers. Vous synthétisez les informations, rédigez des comptes rendus et assurez la préparation des dossiers nécessaires aux réunions et instances.
Vous participez également à la planification et au suivi des activités : gestion des agendas, organisation logistique des réunions, suivi des statistiques, et mise à jour des tableaux de bord. Vous veillez à la bonne coordination entre les équipes, la direction et les services municipaux, notamment pour la gestion des absences, des demandes de travaux ou la transmission d’informations administratives.
Enfin, vous prenez part à la vie de la crèche en contribuant à l’organisation d’événements, à la mise en œuvre du projet éducatif et au développement de la politique Petite Enfance de la commune. Par votre implication et votre sens du service public, vous favorisez un accueil bienveillant et efficace des familles tout en garantissant la qualité du fonctionnement administratif de la structure.
Profils recherchés
Vous possédez un diplôme de niveau BAC ou vous êtes agent titulaire du grade adjoint administratif, et maîtrisez les principales techniques de secrétariat, telles que la prise de notes, la dactylographie ou la mise en forme de documents administratifs. Vous connaissez les procédures administratives et internes du service, ainsi que le vocabulaire professionnel associé.
Vous êtes à l’aise avec les progiciels de gestion et les outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook…), ainsi qu’avec des logiciels spécifiques tels que Corriolis et Polyfact. La maîtrise optimale de l’outil informatique et notamment des logiciels Word, Excel et CIRIL constitue un atout majeur pour l’exercice de vos fonctions.
Dans votre activité, vous savez accueillir, orienter et informer le public avec professionnalisme. Vous êtes capable de structurer et gérer un système de classement et d’archivage, d’organiser les rendez-vous et plannings, et de rédiger des documents clairs et précis en lien avec votre domaine de compétence. Vous démontrez une réelle aptitude à travailler en équipe pluridisciplinaire, tout en respectant la confidentialité et les obligations liées au secret professionnel. Votre maîtrise des outils bureautiques et des technologies de l’information et de la communication vous permet d’assurer un suivi administratif efficace et rigoureux.
Sur le plan relationnel, vous faites preuve d’autonomie, de discrétion et de rigueur dans votre travail. Votre capacité d’adaptation, votre esprit d’initiative et votre dynamisme favorisent une collaboration harmonieuse au sein de l’équipe. Vous disposez d’un sens aigu de l’organisation et de bonnes qualités d’écoute et de communication, indispensables pour évoluer dans un environnement professionnel exigeant et orienté vers le service aux usagers.
Vous êtes à l’aise avec les progiciels de gestion et les outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook…), ainsi qu’avec des logiciels spécifiques tels que Corriolis et Polyfact. La maîtrise optimale de l’outil informatique et notamment des logiciels Word, Excel et CIRIL constitue un atout majeur pour l’exercice de vos fonctions.
Dans votre activité, vous savez accueillir, orienter et informer le public avec professionnalisme. Vous êtes capable de structurer et gérer un système de classement et d’archivage, d’organiser les rendez-vous et plannings, et de rédiger des documents clairs et précis en lien avec votre domaine de compétence. Vous démontrez une réelle aptitude à travailler en équipe pluridisciplinaire, tout en respectant la confidentialité et les obligations liées au secret professionnel. Votre maîtrise des outils bureautiques et des technologies de l’information et de la communication vous permet d’assurer un suivi administratif efficace et rigoureux.
Sur le plan relationnel, vous faites preuve d’autonomie, de discrétion et de rigueur dans votre travail. Votre capacité d’adaptation, votre esprit d’initiative et votre dynamisme favorisent une collaboration harmonieuse au sein de l’équipe. Vous disposez d’un sens aigu de l’organisation et de bonnes qualités d’écoute et de communication, indispensables pour évoluer dans un environnement professionnel exigeant et orienté vers le service aux usagers.
Contact et modalités de candidature
Contact
0145592000
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Par internet :
https://mon.villejuif.fr/la-mairie-recrute/
ou par voie postale
Esplanade Pierre Yves Cosnier
94800 VILLEJUIF
Monsieur le Maire
Par internet :
https://mon.villejuif.fr/la-mairie-recrute/
ou par voie postale
Esplanade Pierre Yves Cosnier
94800 VILLEJUIF
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.