Assistant(e) de la directrice générale et des élus
Offre n° O095250522000395
Publiée le 22/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Commune d'environ 10 000 habitants, à 20 kms au Nord de Paris, gare SNCF ECOUEN-EZANVILLE
Membre de la Communauté d'Agglomération Plaine Vallée de Montmorency
Obtention de la première fleur en juillet 2024
Membre de la Communauté d'Agglomération Plaine Vallée de Montmorency
Obtention de la première fleur en juillet 2024
Lieu de travail
Place Jules Rodet, Ézanville (Val-d'Oise)
Poste à pourvoir le
01/01/2026
Date limite de candidature
21/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Pour assurer un tuilage et remplacer l'assistante partant à la retraite, la commune d'Ezanville lance un appel à candidatures pour assurer les missions d'assistant(e) de la directrice générale des services et des élus.
L’assistant(e) apporte une aide permanente à la directrice générale des services et au chef de l'exécutif, en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Ce poste est rattaché directement à la directrice générale des services.
L’assistant(e) apporte une aide permanente à la directrice générale des services et au chef de l'exécutif, en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Ce poste est rattaché directement à la directrice générale des services.
Missions / conditions d'exercice
Missions régulières
• Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
• Traitement du courrier
Enregistrer les courriers arrivée et départ, tri, diffusion et archivage
Gérer la circulation des parapheurs
• Organisation et planification des instances
Préparer et suivre des dossiers du Conseil municipal, Rédiger le compte-rendu
Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou, l'élu ou l'élue
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
Réserver les salles de réunion
Rédiger et transmettre aux services les délibérations prises lors des conseils municipaux
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Mettre en forme tous types de courriers administratifs
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Organiser le classement et l'archivage des dossiers
• Assurances
Définition des besoins et appréciation des risques
Gestion des polices d'assurances
Gestion des sinistres de la collectivités
• Suivi des projets et activités de la direction
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Suivre l'exécution budgétaire du service
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Organisation de la vie professionnelle du cadre et de l'élu
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre et de l'élu
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Établir une relation de confiance avec le cadre ou, l'élu ou l'élue
Missions occasionnelles
Titulaire de la régie « Direction Générale »
Gestion des stocks (matériels de bureau, papiers, consommables informatique)
Référent des actes administratifs de la commune (uniformisation des supports et centralisation des reliures)
Prendre des notes pendant les réunions et rédiger un compte-rendu
Conditions d’exercice
Travail en bureau
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Relations fonctionnelles
Contacts directs et échanges permanents avec le cadre et l'élu, qu'il assiste
Relations ponctuelles avec les services
Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
Relations éventuelles avec la population
Conditions de recrutement
Poste à 37h30 avec 15 RTT, 25 congés annuels
Rémunération statutaire, prime mensuelle IFSE, prime annuelle versée en fonction de l’entretien professionnel N-1; Adhésion CNAS
• Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
• Traitement du courrier
Enregistrer les courriers arrivée et départ, tri, diffusion et archivage
Gérer la circulation des parapheurs
• Organisation et planification des instances
Préparer et suivre des dossiers du Conseil municipal, Rédiger le compte-rendu
Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou, l'élu ou l'élue
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
Réserver les salles de réunion
Rédiger et transmettre aux services les délibérations prises lors des conseils municipaux
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Mettre en forme tous types de courriers administratifs
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Organiser le classement et l'archivage des dossiers
• Assurances
Définition des besoins et appréciation des risques
Gestion des polices d'assurances
Gestion des sinistres de la collectivités
• Suivi des projets et activités de la direction
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Suivre l'exécution budgétaire du service
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Organisation de la vie professionnelle du cadre et de l'élu
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre et de l'élu
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Établir une relation de confiance avec le cadre ou, l'élu ou l'élue
Missions occasionnelles
Titulaire de la régie « Direction Générale »
Gestion des stocks (matériels de bureau, papiers, consommables informatique)
Référent des actes administratifs de la commune (uniformisation des supports et centralisation des reliures)
Prendre des notes pendant les réunions et rédiger un compte-rendu
Conditions d’exercice
Travail en bureau
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Relations fonctionnelles
Contacts directs et échanges permanents avec le cadre et l'élu, qu'il assiste
Relations ponctuelles avec les services
Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
Relations éventuelles avec la population
Conditions de recrutement
Poste à 37h30 avec 15 RTT, 25 congés annuels
Rémunération statutaire, prime mensuelle IFSE, prime annuelle versée en fonction de l’entretien professionnel N-1; Adhésion CNAS
Profils recherchés
Connaissances théoriques et savoir faire
Maîtrise du fonctionnement des services de la collectivité
Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
Notions de comptabilité analytique
Maîtrise des outils informatiques
Règles de l'expression orale et écrite de qualité
Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
Principes rédactionnels de la note de synthèse
Principes rédactionnels du compte rendu
Fonctionnement de l'internet
Tableaux de bord et outils de planification et suivi
Standard téléphonique, annuaire internet
Annuaire de la collectivité et des partenaires
Savoir Être : comportement, attitudes, qualités humaines
Discrétion
Disponibilité
Transversalité avec les autres services
Curiosité
Autonomie
Maîtrise du fonctionnement des services de la collectivité
Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
Notions de comptabilité analytique
Maîtrise des outils informatiques
Règles de l'expression orale et écrite de qualité
Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
Principes rédactionnels de la note de synthèse
Principes rédactionnels du compte rendu
Fonctionnement de l'internet
Tableaux de bord et outils de planification et suivi
Standard téléphonique, annuaire internet
Annuaire de la collectivité et des partenaires
Savoir Être : comportement, attitudes, qualités humaines
Discrétion
Disponibilité
Transversalité avec les autres services
Curiosité
Autonomie
Contact et modalités de candidature
Contact
0139354493
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
rh@ezanville.fr
Monsieur le Maire
rh@ezanville.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.