Organiser la vie professionnelle des chefs de service et Responsables de pôle de la Direction

·       Gérer l’agenda et les rendez-vous en fonction des priorités

·       Respecter les délais de transmission de documents (tableau de suivi de l’activité du pôle)

·       Prendre des notes et rédiger des comptes rendus (ou relevés de décisions)

·       Mettre en signature des documents divers et suivre le parcours des parapheurs

·       Constituer des dossiers en amont de réunions



Assurer l’accueil téléphonique et physique

·       Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques 

·       Renseigner les interlocuteurs et relayer les appels vers les personnes compétentes

·       Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur



Effectuer la mise en forme de travaux de bureautique

·       Mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, diaporamas…) selon la charte du Département

·       Avoir une relecture attentive de tous les documents (orthographe, grammaire, syntaxe) et vérifier systématiquement les coordonnées des destinataires

·       Assurer le suivi des courriers et notes sur le logiciel Elise

·       Organiser le classement et l’archivage (papier et numérique)

Suivre les projets et activités transversales de la Direction

·       Effectuer la gestion de l’arrivée et du départ du courrier

·       Suivre quotidiennement la boîte mail générique de la Direction

·       Gérer les demandes diverses (besoins en fournitures administratives, renseignements...)

·       Gérer les demandes de réservation de salles

·       Assurer l’accueil des nouveaux agents (contacts en amont, préparation logistique de l’arrivée : fournitures, PC, adresse mail, fournitures administratives, portrait …)

·       Travailler en polyvalence avec les autres assistants de la Direction

·       Mettre à jour les procédures des assistants

·       Apporter un renfort ponctuel sur des tâches ou dossiers spécifiques des services métiers de la Direction, selon la charge de travail et les urgences.