Agent d'accueil et d'état-civil (h/f)
Offre n° O095250930000731
Publiée le 30/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
7440 habitants
Lieu de travail
Place de la Mairie, Écouen (Val-d'Oise)
Poste à pourvoir le
01/11/2025
Date limite de candidature
01/11/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
DÉFINITION DU POSTE:
Instruit et constitue les actes d’état civil : naissances, reconnaissances, décès, changement de prénom ;
Occasionnellement : demandes d’inscriptions sur listes électorales, renseignements sur emplacements des concessions du cimetière, tarifs.
Gestion des livrets de famille (remise et enregistrement des 1ères demandes, demandes et suivi des duplicatas), tenue administrative des registres (mentions marginales, ouverture + clôture des registres annuels, tables annuelle et décennale)
Accueil physique du public : accueil, renseignements et remise de documents relatifs au service Etat Civil.
L’agent est placé sous l’autorité de la responsable du service Etat Civil.
Instruit et constitue les actes d’état civil : naissances, reconnaissances, décès, changement de prénom ;
Occasionnellement : demandes d’inscriptions sur listes électorales, renseignements sur emplacements des concessions du cimetière, tarifs.
Gestion des livrets de famille (remise et enregistrement des 1ères demandes, demandes et suivi des duplicatas), tenue administrative des registres (mentions marginales, ouverture + clôture des registres annuels, tables annuelle et décennale)
Accueil physique du public : accueil, renseignements et remise de documents relatifs au service Etat Civil.
L’agent est placé sous l’autorité de la responsable du service Etat Civil.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES :
Accueil des administrés : accueillir et renseigner les personnes sur les services de l’état civil, expliquer les modalités et les procédures d’acquisition d’un acte d’état civil, orientation des personnes vers les services municipaux concernés, conserver son calme dans des situations de stress
Etat civil : recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l’état civil
Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, etc.)
Gérer les demandes de cartes d’identité et de passeports (constitution, vérification, suivi des dossiers, réponses aux demandes de renseignements complémentaires de la Préfecture…)
Etablir les différents actes d’état civil (naissance, mariages, reconnaissance, changement de nom, de prénom, décès)
Gestion des attestations d’accueil (constitution et instruction des dossiers, tenue du registre)
Apposition des mentions marginales (décès, changement de régime matrimonial, divorce, notoriété, inscription au répertoire civil, PACS),
Alimentation de la base de données des actes d’Etat Civil créés avant le 01/01/2017
…/…
Elections : demandes d’inscription des administrés sur les listes électorales, demandes de renseignements par notaires, assurances, huissiers (par courrier)
Affaires générales : recensement militaire (constitution et enregistrement des dossiers, transmission trimestrielle des informations individuelles des recensés, par période, par internet, au Bureau du Service National), constitution des dossiers de demande de carte imagine R (occasionnellement),
Affranchissement du courrier en cas d’absence de l’agent affecté
Ouverture du portail aux véhicules (services tech., CARPF, Théâtre de la Vallée, À qui le tour ? colis des Anciens….)
Permanence juridique le samedi matin : appel des RV et/ou de l’avocat si besoin, installation du conseiller juridique
Remise de documents services divers (déclaration de travaux, dossier de médaille du travail, attestation pôle emploi,…)
Occasionnellement
En cas d’absence de l’agent affecté à la gestion du courrier gestion du courrier départ : affranchissement, réception des colis et affectation aux services concernés
En cas d’absence de la standardiste : accueil physique et téléphonique, orientation des administrés, réception des appels et orientation des correspondants, prise des messages et transmission
CONTRAINTES DU POSTE
Peut être amenée à célébrer de mariages en-dehors des heures d’ouverture (samedi après-midi),
Travail le samedi matin
Accueil des administrés : accueillir et renseigner les personnes sur les services de l’état civil, expliquer les modalités et les procédures d’acquisition d’un acte d’état civil, orientation des personnes vers les services municipaux concernés, conserver son calme dans des situations de stress
Etat civil : recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l’état civil
Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, etc.)
Gérer les demandes de cartes d’identité et de passeports (constitution, vérification, suivi des dossiers, réponses aux demandes de renseignements complémentaires de la Préfecture…)
Etablir les différents actes d’état civil (naissance, mariages, reconnaissance, changement de nom, de prénom, décès)
Gestion des attestations d’accueil (constitution et instruction des dossiers, tenue du registre)
Apposition des mentions marginales (décès, changement de régime matrimonial, divorce, notoriété, inscription au répertoire civil, PACS),
Alimentation de la base de données des actes d’Etat Civil créés avant le 01/01/2017
…/…
Elections : demandes d’inscription des administrés sur les listes électorales, demandes de renseignements par notaires, assurances, huissiers (par courrier)
Affaires générales : recensement militaire (constitution et enregistrement des dossiers, transmission trimestrielle des informations individuelles des recensés, par période, par internet, au Bureau du Service National), constitution des dossiers de demande de carte imagine R (occasionnellement),
Affranchissement du courrier en cas d’absence de l’agent affecté
Ouverture du portail aux véhicules (services tech., CARPF, Théâtre de la Vallée, À qui le tour ? colis des Anciens….)
Permanence juridique le samedi matin : appel des RV et/ou de l’avocat si besoin, installation du conseiller juridique
Remise de documents services divers (déclaration de travaux, dossier de médaille du travail, attestation pôle emploi,…)
Occasionnellement
En cas d’absence de l’agent affecté à la gestion du courrier gestion du courrier départ : affranchissement, réception des colis et affectation aux services concernés
En cas d’absence de la standardiste : accueil physique et téléphonique, orientation des administrés, réception des appels et orientation des correspondants, prise des messages et transmission
CONTRAINTES DU POSTE
Peut être amenée à célébrer de mariages en-dehors des heures d’ouverture (samedi après-midi),
Travail le samedi matin
Profils recherchés
Détenir les connaissances liées au poste : droit civil, droit de la famille, connaitre les règles communes à la rédaction des actes administratifs
Sens du service public
Excellent relationnel et bonne présentation,
Ponctualité, discrétion et neutralité,
Capacité à gérer le stress lié aux missions d’accueil du public,
Capacité à faire remonter les informations et les messages,
Utilisation des outils bureautiques et internet,
Techniques d’accueil physique et téléphonique,
Utilisation des logiciels Logitud (Siècle, Avenir, Elections), Agence Nationale des Titres Sécurisés (cartes d’identité et passeports), site de la Ville (demandes d’actes, demandes de rendez-vous CNI et passeports)
Sens du service public
Excellent relationnel et bonne présentation,
Ponctualité, discrétion et neutralité,
Capacité à gérer le stress lié aux missions d’accueil du public,
Capacité à faire remonter les informations et les messages,
Utilisation des outils bureautiques et internet,
Techniques d’accueil physique et téléphonique,
Utilisation des logiciels Logitud (Siècle, Avenir, Elections), Agence Nationale des Titres Sécurisés (cartes d’identité et passeports), site de la Ville (demandes d’actes, demandes de rendez-vous CNI et passeports)
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Madame le Maire
Place de la Mairie
95440 ECOUEN
Madame le Maire
Place de la Mairie
95440 ECOUEN
Adresse de l'employeur
Mairie de ECOUEN
>Place de la Mairie
95440 ECOUEN
>Place de la Mairie
95440 ECOUEN
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.