Assistant.e de direction
Offre n° O974250523000010
Publiée le 28/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
MAISON DUSSAC 6 ALLÉE DES FLAMBOYANTS, Saint-Leu (La Réunion)
Poste à pourvoir le
01/08/2025
Date limite de candidature
28/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la Direction, il/elle sera chargé.e de différentes tâches administratives et assurera un vrai rôle de soutien, de secrétariat et d’accueil.
Missions / conditions d'exercice
Assistance administrative
• Gestion de l’agenda et organisation des rendez-vous.
• Prise de notes, rédaction de comptes rendus et courriers.
• Collecte et organisation des informations nécessaires aux dossiers stratégiques
• Préparation des réunions et événements.
• Conception et mise en œuvre des supports et outils de communication en interne en assurant leur mise à jour régulière (process).
Secrétariat et logistique générale
• Accueil physique et téléphonique des publics et partenaires.
• Réception et traitement du courrier entrant et sortant (affranchissement, classement, archivage).
• Gestion des fournitures et équipements administratifs (commandes, stock, maintenance).
• Réception des livraisons, rangement, suivi de l’entretien des équipements (climatisation, internet, téléphonie…).
• Contrôle des réserves de Collection et intendance.
• Gestion du matériel, et intendances des espaces de travail (planning d’utilisation, fiche de prêt, état des lieux, courses diverses, rangement).
Suivi administratif et financier
• Traitement administratif des factures, devis et commandes.
• Gestion de la régie recettes et régie d'avances en tant que régisseur suppléant.
• Gestion des conventions (acquisitions, donations, prêts d’œuvres ou de matériel).
• Veille administrative et suivi des engagements contractuels.
• Contribution aux bilans et à la mise à jour des bases de données (Collection, artistes, publics…).
Soutien à la production et aux projets
• Gestion logistique et administratif des projets et événements (interface avec les intervenants et prestataires, gestion du matériel, suivi du planning, rédaction des contrats).
• Suivi et implication dans la gestion des collections (alimentation et gestion de la base de données, inventaires, conventions, mouvements).
• Aide à la coordination logistique et technique des expositions : transport, assurance, accrochage, démontage.
Communication et coordination interne
• Relai interne de l’information dans l’équipe.
• Gestion de la boutique (facturation, suivi de l’inventaire).
• Appui transversal à la coordination des actions menées par le FRAC.
• Gestion de l’agenda et organisation des rendez-vous.
• Prise de notes, rédaction de comptes rendus et courriers.
• Collecte et organisation des informations nécessaires aux dossiers stratégiques
• Préparation des réunions et événements.
• Conception et mise en œuvre des supports et outils de communication en interne en assurant leur mise à jour régulière (process).
Secrétariat et logistique générale
• Accueil physique et téléphonique des publics et partenaires.
• Réception et traitement du courrier entrant et sortant (affranchissement, classement, archivage).
• Gestion des fournitures et équipements administratifs (commandes, stock, maintenance).
• Réception des livraisons, rangement, suivi de l’entretien des équipements (climatisation, internet, téléphonie…).
• Contrôle des réserves de Collection et intendance.
• Gestion du matériel, et intendances des espaces de travail (planning d’utilisation, fiche de prêt, état des lieux, courses diverses, rangement).
Suivi administratif et financier
• Traitement administratif des factures, devis et commandes.
• Gestion de la régie recettes et régie d'avances en tant que régisseur suppléant.
• Gestion des conventions (acquisitions, donations, prêts d’œuvres ou de matériel).
• Veille administrative et suivi des engagements contractuels.
• Contribution aux bilans et à la mise à jour des bases de données (Collection, artistes, publics…).
Soutien à la production et aux projets
• Gestion logistique et administratif des projets et événements (interface avec les intervenants et prestataires, gestion du matériel, suivi du planning, rédaction des contrats).
• Suivi et implication dans la gestion des collections (alimentation et gestion de la base de données, inventaires, conventions, mouvements).
• Aide à la coordination logistique et technique des expositions : transport, assurance, accrochage, démontage.
Communication et coordination interne
• Relai interne de l’information dans l’équipe.
• Gestion de la boutique (facturation, suivi de l’inventaire).
• Appui transversal à la coordination des actions menées par le FRAC.
Profils recherchés
Profil et qualités souhaitées
• Diplôme en gestion administrative / Bac +2.
• Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel) et des outils informatiques (Gcoll2, InDesign).
• Excellentes capacités d’organisation, de classement et de rigueur.
• Sens des priorités, respect des délais, gestion des urgences.
• Qualités rédactionnelles : prise de notes, rédaction de courriers, comptes rendus, rapports.
• Adaptabilité, autonomie, polyvalence.
• Sens du travail en équipe et de la confidentialité.
Conditions particulières
• 35h00, avec disponibilités ponctuelles les week-ends et soirées (évènements, vernissage).
• Permis B.
• Diplôme en gestion administrative / Bac +2.
• Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel) et des outils informatiques (Gcoll2, InDesign).
• Excellentes capacités d’organisation, de classement et de rigueur.
• Sens des priorités, respect des délais, gestion des urgences.
• Qualités rédactionnelles : prise de notes, rédaction de courriers, comptes rendus, rapports.
• Adaptabilité, autonomie, polyvalence.
• Sens du travail en équipe et de la confidentialité.
Conditions particulières
• 35h00, avec disponibilités ponctuelles les week-ends et soirées (évènements, vernissage).
• Permis B.
Contact et modalités de candidature
Contact
0262218029
Informations complémentaires
• Les dossiers de candidature, lettre de motivation et curriculum vitae, doivent être adressés avant le 28 juin 2025 (minuit, heure locale) à l’attention du président du FRAC RÉUNION, Monsieur Mario Serviable, à l’adresse suivante : recrutement@fracreunion.fr Objet : DIRECTION.
• Les entretiens de sélection pourront se tenir en présentiel, en visioconférence ou par téléphone, selon les situations.
• Les entretiens de sélection pourront se tenir en présentiel, en visioconférence ou par téléphone, selon les situations.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.