Agent d'accueil (H/F)
Offre n° O974250525000007
Publiée le 26/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
2 rue de la source, Saint-Denis (La Réunion)
Poste à pourvoir le
15/06/2025
Date limite de candidature
10/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Un poste d’Agent d’Accueil (H/F) est à pourvoir à la Direction de la Communication – Service Représentations Institutionnelles et Protocole.
Sous l’autorité du Responsable des représentations institutionnelles et protocolaires, l’agent accueille et accompagne la première demande des administrés et des agents de la collectivité sur le plan administratif et informatif. Il/elle oriente les différents publics vers les services de la collectivité ou organisme selon leur demande. Il/elle gère les mèls d’usagers et les oriente. Il/elle réponds au standard téléphonique et oriente vers la direction dédiée. Il/elle gère la réception des courriers et plis.
Sous l’autorité du Responsable des représentations institutionnelles et protocolaires, l’agent accueille et accompagne la première demande des administrés et des agents de la collectivité sur le plan administratif et informatif. Il/elle oriente les différents publics vers les services de la collectivité ou organisme selon leur demande. Il/elle gère les mèls d’usagers et les oriente. Il/elle réponds au standard téléphonique et oriente vers la direction dédiée. Il/elle gère la réception des courriers et plis.
Missions / conditions d'exercice
• Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique
- Assurer l’accueil et l’information lors des séances plénières
- Recevoir, filtrer et orienter les demandes des usagers, des partenaires et des agents vers les directions / services compétents
- Annoncer, orienter et présenter les visiteurs
• Participer aux manifestations organisées par la Collectivité
- Accueil du public, distribution de documents, etc.
• Identifier, renseigner et orienter les usagers
- Traiter les mails reçus via le site internet de la collectivité
• Réaliser les tâches administratives
- Prendre les demandes de rendez-vous des administrés auprès de l’autorité et des élus (selon les délégations et les secteurs géographiques)
- Renseigner le planning des salles de la collectivité
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation lié à l’accueil
- Assurer le suivi des courriers « arrivée » et « départ »
- Tenir un registre d’incident/ de santé et de sécurité/ de sollicitations internes
- Rédiger des documents administratifs en lien avec l’activité du service
- Mettre à jour les tableaux de suivi de l'activité du service
• Assurer la veille informationnelle de l’actualité du Département et des organismes extérieurs pour connaitre les dispositifs et politiques menés
- Se renseigner sur les nouveaux dispositifs, les changements d’adresse et contact des services du conseil départemental, des structures en lien, via le réseau d’agent, le site du Département, internet, intranet, média, journaux, magazines…
• Assurer la continuité du service en cas d’empêchement d’un(e) collègue
La résidence administrative est fixée à Saint-Denis.
- Assurer l’accueil et l’information lors des séances plénières
- Recevoir, filtrer et orienter les demandes des usagers, des partenaires et des agents vers les directions / services compétents
- Annoncer, orienter et présenter les visiteurs
• Participer aux manifestations organisées par la Collectivité
- Accueil du public, distribution de documents, etc.
• Identifier, renseigner et orienter les usagers
- Traiter les mails reçus via le site internet de la collectivité
• Réaliser les tâches administratives
- Prendre les demandes de rendez-vous des administrés auprès de l’autorité et des élus (selon les délégations et les secteurs géographiques)
- Renseigner le planning des salles de la collectivité
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation lié à l’accueil
- Assurer le suivi des courriers « arrivée » et « départ »
- Tenir un registre d’incident/ de santé et de sécurité/ de sollicitations internes
- Rédiger des documents administratifs en lien avec l’activité du service
- Mettre à jour les tableaux de suivi de l'activité du service
• Assurer la veille informationnelle de l’actualité du Département et des organismes extérieurs pour connaitre les dispositifs et politiques menés
- Se renseigner sur les nouveaux dispositifs, les changements d’adresse et contact des services du conseil départemental, des structures en lien, via le réseau d’agent, le site du Département, internet, intranet, média, journaux, magazines…
• Assurer la continuité du service en cas d’empêchement d’un(e) collègue
La résidence administrative est fixée à Saint-Denis.
Profils recherchés
• Ouvert au cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
Recrutement par voie statutaire ou par voie contractuelle
• Maitrise du fonctionnement des collectivités et de son environnement
• Maitrise de l’organigramme et les services de la collectivité
• Maitrise des techniques d’accueil
• Expérience souhaitée
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
• Connaissance des techniques rédactionnelles
• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Maîtrise du créole
• Connaissance des langues de l’Océan Indien (mahorais, comoriens, …)
• Capacité à analyser et gérer rapidement une situation dans les délais impartis
• Capacité à désamorcer une situation conflictuelle
• Capacité à communiquer en s'adaptant aux différents types d'interlocuteurs internes et/ou externes
• Capacité à accueillir le public avec amabilité
• Sens de la communication
• Sens des relations humaines
• Discrétion, disponibilité, ponctualité
• Sens de la créativité
• Esprit d’équipe
Recrutement par voie statutaire ou par voie contractuelle
• Maitrise du fonctionnement des collectivités et de son environnement
• Maitrise de l’organigramme et les services de la collectivité
• Maitrise des techniques d’accueil
• Expérience souhaitée
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
• Connaissance des techniques rédactionnelles
• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Maîtrise du créole
• Connaissance des langues de l’Océan Indien (mahorais, comoriens, …)
• Capacité à analyser et gérer rapidement une situation dans les délais impartis
• Capacité à désamorcer une situation conflictuelle
• Capacité à communiquer en s'adaptant aux différents types d'interlocuteurs internes et/ou externes
• Capacité à accueillir le public avec amabilité
• Sens de la communication
• Sens des relations humaines
• Discrétion, disponibilité, ponctualité
• Sens de la créativité
• Esprit d’équipe
Contact et modalités de candidature
Contact
0262903916
Informations complémentaires
Merci de candidater en ligne sur le site https://www.departement974.fr/recrutement en transmettant notamment les documents suivants :
- Lettre de candidature adressée à Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion, précisant obligatoirement les références de l'offre n° 974250525000007
- Curriculum Vitae
- Diplôme requis
- Pièce d’identité
- Arrêté de dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique
- Lettre de candidature adressée à Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion, précisant obligatoirement les références de l'offre n° 974250525000007
- Curriculum Vitae
- Diplôme requis
- Pièce d’identité
- Arrêté de dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.