Assistant administratif polyvalent (h/f)
Offre n° O974250716000760
Publiée le 17/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
256 rue Hubert Delisle, Le Tampon (La Réunion)
Poste à pourvoir le
28/08/2025
Date limite de candidature
17/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité hiérarchique du chef de service de la restauration collective, est en charge de :
• Traiter les activités de secrétariat et de comptabilité (polyvalence sur les postes administratifs et comptables de la restauration scolaire) ;
• Assister un ou plusieurs responsables dans le fonctionnement du service ;
• Traiter les documents comptables, suivre les dépenses et assurer la gestion administrative ;
• Assurer la relation avec les fournisseurs, les différents services, les directeurs d’école… ;
• Mettre en place des menus établis par la diététicienne ;
• Passer les commandes, suivre les livraisons auprès des fournisseurs, des magasiniers.
• Traiter les activités de secrétariat et de comptabilité (polyvalence sur les postes administratifs et comptables de la restauration scolaire) ;
• Assister un ou plusieurs responsables dans le fonctionnement du service ;
• Traiter les documents comptables, suivre les dépenses et assurer la gestion administrative ;
• Assurer la relation avec les fournisseurs, les différents services, les directeurs d’école… ;
• Mettre en place des menus établis par la diététicienne ;
• Passer les commandes, suivre les livraisons auprès des fournisseurs, des magasiniers.
Missions / conditions d'exercice
* Activités et tâches :
- Gestion du secrétariat ;
- Assurer des tâches administratives liées au fonctionnement du service ;
- Gestion administrative du personnel ;
- Établissement des bons de commande ;
- Achats et commandes des denrées alimentaires du service ;
- Suivi des commandes et contrôle des livraisons ;
- Validation des factures ;
- Suivi des dossiers « Marchés Publics attribués » et activité du service (tableaux de bord) ;
- Gestion des sorties scolaires ;
- Suivi des dépenses budgétaires ;
- Gestion des tableaux de suivi denrées, des produits, des matériels ;
- Gestion personnel technique (absences, présence,…) ;
- Missions de polyvalence.
* Positionnement avec les autres services ou directions/services extérieurs :
- Échanges quotidiens et concertation au sein du service ;
- Relations avec fournisseurs, directeurs d'écoles et différents services de la collectivité.
- Gestion du secrétariat ;
- Assurer des tâches administratives liées au fonctionnement du service ;
- Gestion administrative du personnel ;
- Établissement des bons de commande ;
- Achats et commandes des denrées alimentaires du service ;
- Suivi des commandes et contrôle des livraisons ;
- Validation des factures ;
- Suivi des dossiers « Marchés Publics attribués » et activité du service (tableaux de bord) ;
- Gestion des sorties scolaires ;
- Suivi des dépenses budgétaires ;
- Gestion des tableaux de suivi denrées, des produits, des matériels ;
- Gestion personnel technique (absences, présence,…) ;
- Missions de polyvalence.
* Positionnement avec les autres services ou directions/services extérieurs :
- Échanges quotidiens et concertation au sein du service ;
- Relations avec fournisseurs, directeurs d'écoles et différents services de la collectivité.
Profils recherchés
* Compétences professionnelles :
Mission de secrétariat :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique : informer, orienter les collaborateurs, prestataires et administrés et traiter leurs demandes .
- Rédiger des courriers, des notes, des comptes-rendus ;
- Suivi des pointages du personnel sur le logiciel « Incovar+ » ;
- Classement et archivage des documents, scanner les divers documents comptables (mail, bons de commande, bons de livraisons).
Mission de comptabilité :
° Établir les bons de commande sur logiciel « Sédit Marianne » selon les marchés attribués :
- pour l'achat de denrées alimentaires pour la restauration dans les écoles de la Commune recensés par la gestionnaire administrative ;
- pour l'achat des produits d'entretien et petits matériels pour l'entretien des locaux des cantines scolaires établis par les magasiniers selon les demandes des responsables des cantines ;
- pour les diverses réparations du matériel dans les cantines scolaires (réceptionner les devis des fournisseurs pour les réparations demandées par les responsable des cantines ;
- pour l'achat des baguettes pour les sorties dans les écoles (recenser les sorties scolaires reçues des directeurs d'écoles par mail, téléphone) ;
- pour l'achat des matériels d'investissement et de fonctionnement pour les cantines (sauteuses, armoires froides...) recensés par le chef de service ;
- pour l'achat de combustible pour les cuisines centrales (demandés par les responsables de cantines) ;
- pour les vêtements de travail du personnel des cantines recensés par le service – tenues vestimentaires et chaussures de travail ;
- pour les prestations réalisées par la diététicienne pour le service ;
- pour les prestations de contrôles microbiologiques dans les écoles ;
- pour les contrôles de potabilité de l'eau dans les cantines.
° Gérer les demandes des fournisseurs, directeurs d'école, différents services par mail ou par téléphone ;
° Gérer les demandes des sorties scolaires ;
° Connaître la réglementation des marchés et suivre les dossiers des Marchés publics attribués (les quantités attribués, le montant global à atteindre et à ne pas dépasser, les prix fixés pour les achats) ;
° Suivre les commandes et contrôler les livraisons (s'assurer de la livraison et palier au remplacement, vérifier les quantités livrées par rapport au bon de commande) ;
° Gérer les soldes au niveau des bons de commande et des factures (en cas de rupture des denrées ou de quantités moindres)
° Contrôler et valider les factures (rassembler les bons de commande et bons de livraisons) :
- vérifier les désignations, les quantités, les prix, le montant global par rapport au bon de commande) ;
- réajuster les bons de commande pour un montant de moins de 50€ ;
- respecter les délais de paiement des factures pour éviter les intérêts moratoires ;
- retourner les factures aux fournisseurs en cas de non conformité.
° Gérer les relances des fournisseurs pour le paiement des factures ;
° Polyvalence en cas d'absence d'un collègue sur le poste du secrétariat ou des assistants comptables.
* Expérience exigée sur le poste ou équivalent : intermédiaire.
* Technicité/expertise requise par le poste : intermédiaire.
Mission de secrétariat :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique : informer, orienter les collaborateurs, prestataires et administrés et traiter leurs demandes .
- Rédiger des courriers, des notes, des comptes-rendus ;
- Suivi des pointages du personnel sur le logiciel « Incovar+ » ;
- Classement et archivage des documents, scanner les divers documents comptables (mail, bons de commande, bons de livraisons).
Mission de comptabilité :
° Établir les bons de commande sur logiciel « Sédit Marianne » selon les marchés attribués :
- pour l'achat de denrées alimentaires pour la restauration dans les écoles de la Commune recensés par la gestionnaire administrative ;
- pour l'achat des produits d'entretien et petits matériels pour l'entretien des locaux des cantines scolaires établis par les magasiniers selon les demandes des responsables des cantines ;
- pour les diverses réparations du matériel dans les cantines scolaires (réceptionner les devis des fournisseurs pour les réparations demandées par les responsable des cantines ;
- pour l'achat des baguettes pour les sorties dans les écoles (recenser les sorties scolaires reçues des directeurs d'écoles par mail, téléphone) ;
- pour l'achat des matériels d'investissement et de fonctionnement pour les cantines (sauteuses, armoires froides...) recensés par le chef de service ;
- pour l'achat de combustible pour les cuisines centrales (demandés par les responsables de cantines) ;
- pour les vêtements de travail du personnel des cantines recensés par le service – tenues vestimentaires et chaussures de travail ;
- pour les prestations réalisées par la diététicienne pour le service ;
- pour les prestations de contrôles microbiologiques dans les écoles ;
- pour les contrôles de potabilité de l'eau dans les cantines.
° Gérer les demandes des fournisseurs, directeurs d'école, différents services par mail ou par téléphone ;
° Gérer les demandes des sorties scolaires ;
° Connaître la réglementation des marchés et suivre les dossiers des Marchés publics attribués (les quantités attribués, le montant global à atteindre et à ne pas dépasser, les prix fixés pour les achats) ;
° Suivre les commandes et contrôler les livraisons (s'assurer de la livraison et palier au remplacement, vérifier les quantités livrées par rapport au bon de commande) ;
° Gérer les soldes au niveau des bons de commande et des factures (en cas de rupture des denrées ou de quantités moindres)
° Contrôler et valider les factures (rassembler les bons de commande et bons de livraisons) :
- vérifier les désignations, les quantités, les prix, le montant global par rapport au bon de commande) ;
- réajuster les bons de commande pour un montant de moins de 50€ ;
- respecter les délais de paiement des factures pour éviter les intérêts moratoires ;
- retourner les factures aux fournisseurs en cas de non conformité.
° Gérer les relances des fournisseurs pour le paiement des factures ;
° Polyvalence en cas d'absence d'un collègue sur le poste du secrétariat ou des assistants comptables.
* Expérience exigée sur le poste ou équivalent : intermédiaire.
* Technicité/expertise requise par le poste : intermédiaire.
Contact et modalités de candidature
Contact
0262578796
Informations complémentaires
Veuillez adresser votre candidature à : Monsieur Le Maire - 256 rue Hubert Delisle - CS 32117 - 97831 Le Tampon Cedex ou par mail à service.recrutement@mairie-tampon.fr.
L'intitulé du poste ainsi que le numéro de l'offre doivent obligatoirement figurer dans l'objet de votre lettre de motivation.
Pour les contractuels, recrutement en application des dispositions des articles de L332-8 à L332-14.
L'intitulé du poste ainsi que le numéro de l'offre doivent obligatoirement figurer dans l'objet de votre lettre de motivation.
Pour les contractuels, recrutement en application des dispositions des articles de L332-8 à L332-14.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.