Tronc commun : « ACCUEIL »
• Assurer le bon accueil physique ou téléphonique et adapter son discours en fonction de l’interlocuteur,
• Gérer les appels téléphoniques : recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages, réorienter l’interlocuteur,
• Enregistrer l’ensemble des informations recueillies et les transmettre pour traitement selon les règles établies,
• Assurer la remontée des informations et des dysfonctionnements (faire état à la direction de tout dysfonctionnement pouvant porter préjudice à l’accueil des usagers),
• Participer à la mise en œuvre des actions correctives et préventives.

Tronc commun « SECRETARIAT »
• Assurer la préparation et le suivi des dossiers,
• Préparer et organiser des réunions, des rendez-vous, des formations, des déplacements,
• Rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, mail, comptes rendus, rapports, notes etc.),
• Participer à la réalisation d’un reporting mensuel,
• Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour),
• Assurer la diffusion et la circulation de l’information en interne et en externe (décisions, notes etc.),
• Saisir des données et numériser des documents,
• Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.

Missions « Comptable et budgétaire »
> Réceptionner, traiter, vérifier et classer les pièces comptables :
o Contrôler la validité des pièces justificatives et des factures,
o Enregistrer les pièces comptables,
o Réaliser les engagements et suivre les lignes de crédits conformément au budget voté chaque année,
o Saisir les factures et mandats,
o Préparer les mandatements et titres de recettes,
o Saisir les factures et mandats,
o Transmettre au comptable public les mandats et titres,
o Identifier et traiter un problème sur une opération comptable,
o Classer et archiver des dossiers et bordereaux de paiement,
o Réaliser les opérations d’amortissement comptable,
o Mettre à jour les fichiers tiers (adresse, RIB…).

> Gestion budgétaire :
o Participer à la préparation du budget, l’élaboration et suivi des procédures,
o Suivi des bases de données : tenue et suivi de tableaux de bord comptables de la consommation des crédits,
o Ouverture et clôture d’exercice comptable (édition des comptes administratives, contrôle des écritures comptable, rattachement produits et charges…)
o Gérer les relations avec les services, usagers, prestataires, organismes financeurs et Trésor Public.

Missions « Administrative et instance »
> Organisation et planification des conseils d’administration :
o Participer à l’organisation et la gestion des séances du Conseil d’administration
o Rédiger l’ordre du jour et les comptes rendus de séances

> Réalisation, mise en forme et traitement :
o Participer à l’élaboration des documents relatifs aux réunions,
o Réaliser et transmettre les procès-verbaux et délibérations via la plateforme des dématérialisations,
o Mettre à jour le tableau de suivi des délibérations.


Missions « Ressources humaines »
> Gestion des dossiers du personnel :
o Gérer et mettre à jour les dossiers individuels des agents,
o Gérer les dispositifs de prestations sociales,
o Participer à la rédaction des actes administratifs (contrats, avenants, positions, promotions, arrêté, etc.)
o Suivre et gérer les demandes de formation,
o Suivre et gérer les demandes d’absences (congés, arrêt maladie, absence exceptionnelle, …).

> Gestion des emplois :
o Suivre les demandes d’emploi, les candidatures,
o Planifier les entretiens d’embauche,
o Participer aux procédures de recrutement,
o Saisir les Déclarations Préalable A l'Embauche (DPAE) et de clôture.