Responsable du service Documentation et Archives (H/F)
Offre n° O978250501398585
Publiée le 22/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CS 51015, Saint-Paul (La Réunion)
Poste à pourvoir le
01/07/2025
Date limite de candidature
23/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Culture >
Patrimoines
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché principal
Attaché hors classe
Assistant de conservation
Assistant de conservation principal de 1ère classe
Assistant de conservation principal de 2ème classe
Attaché principal
Attaché hors classe
Assistant de conservation
Assistant de conservation principal de 1ère classe
Assistant de conservation principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Responsable Documentation et Archives pilote et coordonne la politique documentaire de la collectivité. Elle gère l'ensemble des abonnements et des commandes de documentation pour les besoins de la collectivité. Elle a une activité de conseil et de formation des collègues à l'utilisation des produits documentaires qu'elle a développés avec ses équipes. Elle conduit les opérations de recherche documentaire et de valorisation des fonds documentaires et archivistiques. Elle assure le développement des procédures et la coordination des activités Documentation et Archives. Elle réfléchit à la modernisation du Service Documentation et Archives en soumettant des projets de service. Elle prépare et suit la gestion du budget du Service Documentation et Archives. Elle supervise et assure la gestion administrative et financière des activités. Elle encadre les équipes des deux cellules Documentation et Archives.
* Temps complet : 35h00
* Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuels (article L332-8 du code général de la fonction publique)
* Temps complet : 35h00
* Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuels (article L332-8 du code général de la fonction publique)
Missions / conditions d'exercice
La Responsable Documentation et Archives pilote et coordonne la politique documentaire de la collectivité. Elle gère l'ensemble des abonnements et des commandes de documentation pour les besoins de la collectivité. Elle a une activité de conseil et de formation des collègues à l'utilisation des produits documentaires qu'elle a développés avec ses équipes. Elle conduit les opérations de recherche documentaire et de valorisation des fonds documentaires et archivistiques. Elle assure le développement des procédures et la coordination des activités Documentation et Archives. Elle réfléchit à la modernisation du Service Documentation et Archives en soumettant des projets de service. Elle prépare et suit la gestion du budget du Service Documentation et Archives. Elle supervise et assure la gestion administrative et financière des activités. Elle encadre les équipes des deux cellules Documentation et Archives.
Activités principales :
* Coordination des activités du service
* Déterminer le plan de charge du service
* Organiser et planifier la prise en charge des activités par les agents
* Superviser les activités de gestion des archives en collaboration avec le Responsable Archives
* Veiller à l'application des lois/règlements, des procédures d'optimisation du fonctionnement du service
* Contrôler la réalisation des activités et leur qualité
* Définir les objectifs annuels ou pluriannuels pour le service
* Alimenter les tableaux de bord ou statistiques d'activités du service
* Présenter un rapport annuel d'activité et les indicateurs de réalisation
* Suivre les évolutions dans les domaines du traitement et de la diffusion de l'information documentaire
* Participer au montage de la consultation dans le cadre du budget participatif
* Pilotage de la gestion du fond documentaire
* Concevoir et piloter la politique documentaire de la collectivité
* Proposer une politique adéquate et évolutive en matière d'acquisition d'ouvrages et de mise en place d'abonnements
* Concevoir, organiser et développer toutes les opérations du traitement et de l'exploitation de l'information documentaire
* Constituer, conserver le fonds documentaire
* Superviser/participer au développement de la gestion informatisée du fonds
* Veiller à la mise à disposition de la documentation
* Suivre les abonnements
* Dépouiller l'ensemble des documents, des revues, des périodiques, des journaux, arrivés dans le service
* Élaborer des produits documentaires (fiches de présentation, notes synthétiques)
* Diffuser l'information
* Conduite de recherche documentaire et de valorisation du fonds
* Répondre aux demandes documentaires internes ou externes
* Conseiller les demandeurs pour la conduite de la recherche documentaire (sources d'information, fonds documentaires spécialisés ...)
* Conduire des recherches pluridisciplinaires expertes
* Identifier les demandes potentielles et adapter les ressources documentaires
* Rechercher et identifier des sources documentaires internes, externes pertinentes pour la collectivité
* Développer des opérations de partenariat et d'échange de savoir avec des réseaux de professionnels
* Encadrement et gestion de deux équipes
* Animer les réunions de coordination et de planification
* Apporter conseil ou assistance dans la réalisation des activités
* Réguler les relations au sein de l'équipe
* Vérifier les états de présence, planifier les absences (congés, formation,maternité ...)
* Suivre la prise de jours RTT ou récupération
* Planifier les astreintes ou permanences (en fonction des services)
* Conduire l'évaluation annuelle des agents
* Spécifier et faire remonter les besoins en postes effectifs
* Spécifier et faire remonter les besoins de formation du service et de agents
* Préparation et suivi du budget du service
* Recenser les besoins
* Élaborer le chiffrage budgétaire
* Suivre les engagements et les dépenses du service au niveau juridique et comptable
* Viser les commandes et les factures
* Commande d'ouvrages et gestion des acquisitions
* Suivi et contrôle des factures
* Gestion administrative du service
* Réceptionner et analyser le courrier reçu et des e-mails
* Trier et ventiler le courrier
* Rédiger les courriers réponse et transmettre pour visa
* Vérifier les courriers après mise en forme, signer les parapheurs
* Appui au montage des marchés
* Monter le cahier des charges technique et administratif
* Analyser les offres
* Participer à la procédure d'attribution avec les services compétents
* Élaborer les dossiers pour les suivis en commission
* Monter le dossier de présentation en conseil municipal
* Assurer le suivi administratif et financier des marchés
* Information - Communication
* Recevoir et traiter les appels téléphoniques internes ou externes
* Participer à des réunions internes relatives à des projets impliquant le service
* Veiller à la qualité de l'accueil et de l'information vis-à-vis des agents et usagers
* Suivre les réclamations internes ou externes
Activités principales :
* Coordination des activités du service
* Déterminer le plan de charge du service
* Organiser et planifier la prise en charge des activités par les agents
* Superviser les activités de gestion des archives en collaboration avec le Responsable Archives
* Veiller à l'application des lois/règlements, des procédures d'optimisation du fonctionnement du service
* Contrôler la réalisation des activités et leur qualité
* Définir les objectifs annuels ou pluriannuels pour le service
* Alimenter les tableaux de bord ou statistiques d'activités du service
* Présenter un rapport annuel d'activité et les indicateurs de réalisation
* Suivre les évolutions dans les domaines du traitement et de la diffusion de l'information documentaire
* Participer au montage de la consultation dans le cadre du budget participatif
* Pilotage de la gestion du fond documentaire
* Concevoir et piloter la politique documentaire de la collectivité
* Proposer une politique adéquate et évolutive en matière d'acquisition d'ouvrages et de mise en place d'abonnements
* Concevoir, organiser et développer toutes les opérations du traitement et de l'exploitation de l'information documentaire
* Constituer, conserver le fonds documentaire
* Superviser/participer au développement de la gestion informatisée du fonds
* Veiller à la mise à disposition de la documentation
* Suivre les abonnements
* Dépouiller l'ensemble des documents, des revues, des périodiques, des journaux, arrivés dans le service
* Élaborer des produits documentaires (fiches de présentation, notes synthétiques)
* Diffuser l'information
* Conduite de recherche documentaire et de valorisation du fonds
* Répondre aux demandes documentaires internes ou externes
* Conseiller les demandeurs pour la conduite de la recherche documentaire (sources d'information, fonds documentaires spécialisés ...)
* Conduire des recherches pluridisciplinaires expertes
* Identifier les demandes potentielles et adapter les ressources documentaires
* Rechercher et identifier des sources documentaires internes, externes pertinentes pour la collectivité
* Développer des opérations de partenariat et d'échange de savoir avec des réseaux de professionnels
* Encadrement et gestion de deux équipes
* Animer les réunions de coordination et de planification
* Apporter conseil ou assistance dans la réalisation des activités
* Réguler les relations au sein de l'équipe
* Vérifier les états de présence, planifier les absences (congés, formation,maternité ...)
* Suivre la prise de jours RTT ou récupération
* Planifier les astreintes ou permanences (en fonction des services)
* Conduire l'évaluation annuelle des agents
* Spécifier et faire remonter les besoins en postes effectifs
* Spécifier et faire remonter les besoins de formation du service et de agents
* Préparation et suivi du budget du service
* Recenser les besoins
* Élaborer le chiffrage budgétaire
* Suivre les engagements et les dépenses du service au niveau juridique et comptable
* Viser les commandes et les factures
* Commande d'ouvrages et gestion des acquisitions
* Suivi et contrôle des factures
* Gestion administrative du service
* Réceptionner et analyser le courrier reçu et des e-mails
* Trier et ventiler le courrier
* Rédiger les courriers réponse et transmettre pour visa
* Vérifier les courriers après mise en forme, signer les parapheurs
* Appui au montage des marchés
* Monter le cahier des charges technique et administratif
* Analyser les offres
* Participer à la procédure d'attribution avec les services compétents
* Élaborer les dossiers pour les suivis en commission
* Monter le dossier de présentation en conseil municipal
* Assurer le suivi administratif et financier des marchés
* Information - Communication
* Recevoir et traiter les appels téléphoniques internes ou externes
* Participer à des réunions internes relatives à des projets impliquant le service
* Veiller à la qualité de l'accueil et de l'information vis-à-vis des agents et usagers
* Suivre les réclamations internes ou externes
Profils recherchés
Diplôme bac + 3 minimum
Permis B
Savoir
* Connaissance des règles et procédures administratives, financières, juridiques
applicables dans la collectivité
* Connaissance des instances et processus de décision de la collectivité
* Connaissance approfondie du mode de constitution, enrichissement d'un fond documentaire
* Connaissance approfondie des modalités de recherche des supports existants
(matérialisés et dématérialisés)
* Connaissance des techniques de management de service et d'encadrement d'équipe
* Connaissance des dispositions relatives à la commande publique
* Connaissance des règles de rédaction administrative
* Connaissance de l'organisation interne de la collectivité
* Connaissance des sources documentaires produites par les autres
administrations et partenaires
Savoir-faire
* Etre capable d'encadrer et d'animer une équipe
* Etre capable de déléguer et rendre compte
* Etre capable de concevoir et d'alimenter des indicateurs de suivi d'activité, de présenter des reporting
* Etre capable de proposer une politique de documentaire
* Maitriser les outils de recherche sur le Net et les applications en matière de NTIC
* Maitriser les outils informatiques bureautiques (EXCEL, WORD, POWER POINT, LIBRE OFFICE)
* Etre capable de développer des outils d'ingénierie de projet, de veille documentaire
* Etre capable de rédiger des cahiers des charges spécifications techniques et fonctionnelles
Savoir-être
* Rigueur
* Méthodique
* Sens de la diplomatie
* Savoir négocier
* Techniques de communication et de négociation
* Sens de la pédagogie
* Sens de l'écoute
* Capacité à créer et maintenir un réseau d'échange d'informations et d'expériences
* Adaptabilité et capacité à travailler en équipe
* Bonnes qualités relationnelles
* Gérer les conflits
Permis B
Savoir
* Connaissance des règles et procédures administratives, financières, juridiques
applicables dans la collectivité
* Connaissance des instances et processus de décision de la collectivité
* Connaissance approfondie du mode de constitution, enrichissement d'un fond documentaire
* Connaissance approfondie des modalités de recherche des supports existants
(matérialisés et dématérialisés)
* Connaissance des techniques de management de service et d'encadrement d'équipe
* Connaissance des dispositions relatives à la commande publique
* Connaissance des règles de rédaction administrative
* Connaissance de l'organisation interne de la collectivité
* Connaissance des sources documentaires produites par les autres
administrations et partenaires
Savoir-faire
* Etre capable d'encadrer et d'animer une équipe
* Etre capable de déléguer et rendre compte
* Etre capable de concevoir et d'alimenter des indicateurs de suivi d'activité, de présenter des reporting
* Etre capable de proposer une politique de documentaire
* Maitriser les outils de recherche sur le Net et les applications en matière de NTIC
* Maitriser les outils informatiques bureautiques (EXCEL, WORD, POWER POINT, LIBRE OFFICE)
* Etre capable de développer des outils d'ingénierie de projet, de veille documentaire
* Etre capable de rédiger des cahiers des charges spécifications techniques et fonctionnelles
Savoir-être
* Rigueur
* Méthodique
* Sens de la diplomatie
* Savoir négocier
* Techniques de communication et de négociation
* Sens de la pédagogie
* Sens de l'écoute
* Capacité à créer et maintenir un réseau d'échange d'informations et d'expériences
* Adaptabilité et capacité à travailler en équipe
* Bonnes qualités relationnelles
* Gérer les conflits
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci de joindre à votre candidature : lettre de candidature, C.V. et diplômes à Monsieur Le Maire, au plus tard le 23/06/2025
Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative.
Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITE
Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative.
Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.