Agent polyvalent - officier d'état civil (H/F)
Offre n° O978250710000683
Publiée le 10/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CS 51015, Saint-Paul (La Réunion)
Poste à pourvoir le
15/08/2025
Date limite de candidature
11/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
- Officier d’état civil délégué : Instruit, dresse, et conserve les actes d’état civil (naissances, mariages, PACS, adoptions, décès, reconnaissances, changements de noms), assure la tenue et la conservation administrative des registres, appose les mentions, procède aux publications règlementaires, assiste les élus au cours des différentes célébrations.
- Accueil et orientation des administrés : Assure l’accueil physique et téléphonique du public
- Sous- régisseur des recettes : assure l’encaissement des titres et sommes dues pour diverses prestations (restauration scolaire, centres de loisirs, accueils de loisirs sans hébergement…), tient à jour la comptabilité, prépare et assure les transferts de fonds.
- Traitement des demandes de passeports et CNI (si la mairie dispose d’un dispositif de recueil de données biométriques) : accueille les administrés, contrôle le dossier de demande de titre, procède à la saisie de la demande et aux remises de titres, assure le suivi des demandes, des incidents et des rejets.
- Relais du CCAS : Traitement des demandes d’aides légales sociales (AAH, APA, SASPA…)
- Relais des services municipaux : élections, vie scolaire, recensement, et tous autres services à venir dans le cadre du renforcement de l’offre de services en mairies annexes.
- Accueil et orientation des administrés : Assure l’accueil physique et téléphonique du public
- Sous- régisseur des recettes : assure l’encaissement des titres et sommes dues pour diverses prestations (restauration scolaire, centres de loisirs, accueils de loisirs sans hébergement…), tient à jour la comptabilité, prépare et assure les transferts de fonds.
- Traitement des demandes de passeports et CNI (si la mairie dispose d’un dispositif de recueil de données biométriques) : accueille les administrés, contrôle le dossier de demande de titre, procède à la saisie de la demande et aux remises de titres, assure le suivi des demandes, des incidents et des rejets.
- Relais du CCAS : Traitement des demandes d’aides légales sociales (AAH, APA, SASPA…)
- Relais des services municipaux : élections, vie scolaire, recensement, et tous autres services à venir dans le cadre du renforcement de l’offre de services en mairies annexes.
Missions / conditions d'exercice
* Activités principales :
• Accueil physique et téléphonique du public
- Accueillir avec amabilité le public
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Appliquer les règles de communication et de protocole
- Mettre en relation des correspondants
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Rechercher et diffuser des informations
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
- Surveiller et contrôler les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
- Veillez à maintenir un espace d’accueil de qualité
- Signaler tout dysfonctionnement qui détériorerait les conditions d’accueil de l’usager et identifier les éventuelles améliorations possibles
• Renseignement et orientation du public
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Orienter et informer le public vers le service, le lieu où les interlocuteurs demandés
- Accompagner, si besoin, vers le service, le lieu où les interlocuteurs demandés
• Gestion et affichage d'informations
- Afficher et mettre à disposition tout document d’information
- Veiller à la mise à jour et à la bonne tenue du panneau d’affichage
- Procède aux affichages règlementaires en liaison avec le service des assemblées et autres services de la Ville
• Suivi de l’accueil
- Alimenter les indicateurs de suivi d’activité de la mairie annexe
* Activités spécifiques :
• Préparation des mariages, assister l’élu lors de la célébration y compris les week-ends ou hors horaires habituels de travail
• Délivrance d’autorisations de fermeture des cercueils
• Appréciation du certificat médical en cas de décès
• Astreinte soir et week-end possible
• Remplacement du responsable de la mairie annexe en cas d’absence ou de congés
• Assurer ponctuellement le remplacement d’un agent absent au sein d’une autre mairie annexe
• Accueil physique et téléphonique du public
- Accueillir avec amabilité le public
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Appliquer les règles de communication et de protocole
- Mettre en relation des correspondants
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Rechercher et diffuser des informations
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
- Surveiller et contrôler les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
- Veillez à maintenir un espace d’accueil de qualité
- Signaler tout dysfonctionnement qui détériorerait les conditions d’accueil de l’usager et identifier les éventuelles améliorations possibles
• Renseignement et orientation du public
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Orienter et informer le public vers le service, le lieu où les interlocuteurs demandés
- Accompagner, si besoin, vers le service, le lieu où les interlocuteurs demandés
• Gestion et affichage d'informations
- Afficher et mettre à disposition tout document d’information
- Veiller à la mise à jour et à la bonne tenue du panneau d’affichage
- Procède aux affichages règlementaires en liaison avec le service des assemblées et autres services de la Ville
• Suivi de l’accueil
- Alimenter les indicateurs de suivi d’activité de la mairie annexe
* Activités spécifiques :
• Préparation des mariages, assister l’élu lors de la célébration y compris les week-ends ou hors horaires habituels de travail
• Délivrance d’autorisations de fermeture des cercueils
• Appréciation du certificat médical en cas de décès
• Astreinte soir et week-end possible
• Remplacement du responsable de la mairie annexe en cas d’absence ou de congés
• Assurer ponctuellement le remplacement d’un agent absent au sein d’une autre mairie annexe
Profils recherchés
* Savoir :
- Techniques de secrétariat et d’accueil
- Excellente communication orale et écrite
- Maîtrise de l’outil bureautique
- Procédures administratives du service
- Organisation et fonctionnement des services
- Connaissance du règlement intérieur
- Techniques de médiation et de négociation
- Techniques de recherche d'information
- Procédures de transmission des demandes
- Droits et obligations des publics (agents territoriaux et administrés)
- Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
* Savoir-faire :
- Être capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Être capable d’écouter, comprendre et analyser une demande
- Savoir gérer simultanément plusieurs sollicitations
* Savoir-être :
- Attitude avenante, cordiale et souriante
- Discrétion et neutralité
- Réactivité
- Sens du travail en équipe
- Sens du service public et de l’intérêt général
- Patience et sens de l’écoute.
- Bonne présentation et élocution
- Maîtrise de soi
- Ponctualité
- Avoir le sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie, respecter la confidentialité
- Être capable de désamorcer des situations agressives ou conflictuelles
- Faire preuve de calme et de sang froid
- Techniques de secrétariat et d’accueil
- Excellente communication orale et écrite
- Maîtrise de l’outil bureautique
- Procédures administratives du service
- Organisation et fonctionnement des services
- Connaissance du règlement intérieur
- Techniques de médiation et de négociation
- Techniques de recherche d'information
- Procédures de transmission des demandes
- Droits et obligations des publics (agents territoriaux et administrés)
- Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
* Savoir-faire :
- Être capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Être capable d’écouter, comprendre et analyser une demande
- Savoir gérer simultanément plusieurs sollicitations
* Savoir-être :
- Attitude avenante, cordiale et souriante
- Discrétion et neutralité
- Réactivité
- Sens du travail en équipe
- Sens du service public et de l’intérêt général
- Patience et sens de l’écoute.
- Bonne présentation et élocution
- Maîtrise de soi
- Ponctualité
- Avoir le sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie, respecter la confidentialité
- Être capable de désamorcer des situations agressives ou conflictuelles
- Faire preuve de calme et de sang froid
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci d’adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire via le lien suivant : https://app.beetween.com/WeaselWeb/p/#/apply/job/c83euuxczn/agent-polyvalent-officier-d-etat-civil-h-f au plus tard le 11/08/2025. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITE
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.