Assistant(e) administratif(ve) (h/f)
Offre n° O978250806000619
Publiée le 07/08/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CS 51015, Saint-Paul (La Réunion)
Poste à pourvoir le
09/09/2025
Date limite de candidature
08/09/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L’assistant administratif assure l’accueil, réceptionne et oriente les correspondants dans le service, direction ou pôle souhaités. Il fournit les renseignements dans le domaine d’activité du service et assure le suivi administratif du service.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique).
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
• Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
- Effectuer les relances téléphoniques
- Relever et transmettre les messages
• Traitement et suivi administratif
- Enregistrer le courrier départ/arrivée : ventiler, mettre sous enveloppe
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service
- Mettre à la signature
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
• Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l’activité du service (certificats d’inscription, courriers restauration ,tableaux effectifs ,compte-rendus réunion ,notes de services …)
• Suivi administratif des personnels
- Tenir à jour les plannings de congés du service
- Transmettre pour validation hiérarchie et DRH
- Suivi tableau des dérogations
- Suivi tableaux des effectifs scolaires
- Suivi des demandes en Toutes Petites Section (TPS)
- Suivi des enfants ayant des allergies ou troubles alimentaires
- Suivi des demandes dématérialisées
- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
- Effectuer les relances téléphoniques
- Relever et transmettre les messages
• Traitement et suivi administratif
- Enregistrer le courrier départ/arrivée : ventiler, mettre sous enveloppe
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service
- Mettre à la signature
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
• Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l’activité du service (certificats d’inscription, courriers restauration ,tableaux effectifs ,compte-rendus réunion ,notes de services …)
• Suivi administratif des personnels
- Tenir à jour les plannings de congés du service
- Transmettre pour validation hiérarchie et DRH
- Suivi tableau des dérogations
- Suivi tableaux des effectifs scolaires
- Suivi des demandes en Toutes Petites Section (TPS)
- Suivi des enfants ayant des allergies ou troubles alimentaires
- Suivi des demandes dématérialisées
Profils recherchés
Savoir :
- Connaissance solides dans le domaine d’activité du service et de ses différents métiers
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance de la collectivité
- Technique de secrétariat
- Maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, …)
- Maîtrise des logiciels spécifiques
Savoir-faire :
- Etre capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Etre capable d’appliquer les principes de rédaction administrative
- Etre capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
Savoir-être :
- Capacité rédactionnelles
- Rigueur
- Sens de l’organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité
- Réactivité
- Sens de l’initiative
- Polyvalent
- Dynamisme
- Motivation
- Connaissance solides dans le domaine d’activité du service et de ses différents métiers
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance de la collectivité
- Technique de secrétariat
- Maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, …)
- Maîtrise des logiciels spécifiques
Savoir-faire :
- Etre capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Etre capable d’appliquer les principes de rédaction administrative
- Etre capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
Savoir-être :
- Capacité rédactionnelles
- Rigueur
- Sens de l’organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité
- Réactivité
- Sens de l’initiative
- Polyvalent
- Dynamisme
- Motivation
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire - par mail à service.recrutement@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 08/09/2025. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
Tout dossier incomplet ne sera pas traité
Tout dossier incomplet ne sera pas traité
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE SAINT PAUL
>CS 51015
97864 Saint-Paul Cedex
>CS 51015
97864 Saint-Paul Cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.