Assistant administratif (H/F)
Offre n° O978250827000722
Publiée le 27/08/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CS 51015, Saint-Paul (La Réunion)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint technique
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint technique principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint technique
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint technique principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Placé(e) sous l'autorité du responsable de service Éducation à l’environnement et développement durable, l’assistant(e) administratif(ve) a pour missions d'assister le responsable de service dans les tâches de secrétariat et de gestion administrative dans un souci de fiabilité et de qualité d'exécution. Il/Elle assure l'accueil, réceptionne et oriente les correspondants internes et externes. Il/Elle fournit les renseignements dans le domaine d'activité du service.
- Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
- Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
* Activités principales :
- Accueil physique et téléphonique du service
- Réception, enregistrement, traitement et orientation des appels téléphoniques
- Gestion de l’agenda et rappel de rendez-vous du personnel du service
- Gestion administrative du courrier (Rédaction, mise en forme, envoi dans le circuit de signature, suivi et archivage, reprographie)
- Préparation, rédaction, mise en forme, classement et archivage des documents suivants selon le cadre défini par l’administration (version papier et numérique) : courriers, prise de notes, comptes-rendus, décisions, notes de service, conventions, délibérations, attestations de service fait, etc.
- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau
- Réservation de salles, de matériels et de véhicules pour répondre aux besoins du service (manifestations, réunions, formation etc.)
- Organisation les déplacements
- Enregistrement les demandes d'intervention du service et suivi de leur avancement
- Gestion des commandes auprès des prestataires mobilisés par le service (création de tiers, établissement de bons de commande, contrôle des factures)
- Gestion des outils de suivi d'activités du service (tableaux de bord, tableaux de suivi financier, tableaux de suivi des indicateurs, …)
- Suivi administratif des personnels du service (congés, suivi des heures supplémentaires, formation, notes de services, entretien annuel, et autres procédures provenant de la DRH)
* Activités spécifiques
- Participer aux manifestations organisées par le service pour le suivi administratif et logistique (attestations de service fait, vérification des prestations commandées, gestion administrative des imprévus)
- Recherche de prestataires et demande de devis pour les manifestations organisées par le service
- Accueil physique et téléphonique du service
- Réception, enregistrement, traitement et orientation des appels téléphoniques
- Gestion de l’agenda et rappel de rendez-vous du personnel du service
- Gestion administrative du courrier (Rédaction, mise en forme, envoi dans le circuit de signature, suivi et archivage, reprographie)
- Préparation, rédaction, mise en forme, classement et archivage des documents suivants selon le cadre défini par l’administration (version papier et numérique) : courriers, prise de notes, comptes-rendus, décisions, notes de service, conventions, délibérations, attestations de service fait, etc.
- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau
- Réservation de salles, de matériels et de véhicules pour répondre aux besoins du service (manifestations, réunions, formation etc.)
- Organisation les déplacements
- Enregistrement les demandes d'intervention du service et suivi de leur avancement
- Gestion des commandes auprès des prestataires mobilisés par le service (création de tiers, établissement de bons de commande, contrôle des factures)
- Gestion des outils de suivi d'activités du service (tableaux de bord, tableaux de suivi financier, tableaux de suivi des indicateurs, …)
- Suivi administratif des personnels du service (congés, suivi des heures supplémentaires, formation, notes de services, entretien annuel, et autres procédures provenant de la DRH)
* Activités spécifiques
- Participer aux manifestations organisées par le service pour le suivi administratif et logistique (attestations de service fait, vérification des prestations commandées, gestion administrative des imprévus)
- Recherche de prestataires et demande de devis pour les manifestations organisées par le service
Profils recherchés
* Formations requises :
CAP/BEP secrétariat ou comptabilité, Bac pro secrétariat ou comptabilité ou équivalent.
* Savoir :
- Connaissances solides dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
- Connaissance des collectivités territoriales
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance de la collectivité
- Technique de secrétariat
- Technique de prise de notes
- Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, ...)
- Maîtrise des logiciels spécifiques (Maarch, Ciril Finances, Ciril RH, etc.)
* Savoir-faire :
- Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
- Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
- Capacité rédactionnelle, maîtrise de l'orthographe
* Savoir-être :
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité, discrétion
- Sens du service public
- Réactivité
CAP/BEP secrétariat ou comptabilité, Bac pro secrétariat ou comptabilité ou équivalent.
* Savoir :
- Connaissances solides dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
- Connaissance des collectivités territoriales
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance de la collectivité
- Technique de secrétariat
- Technique de prise de notes
- Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, ...)
- Maîtrise des logiciels spécifiques (Maarch, Ciril Finances, Ciril RH, etc.)
* Savoir-faire :
- Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
- Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
- Capacité rédactionnelle, maîtrise de l'orthographe
* Savoir-être :
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité, discrétion
- Sens du service public
- Réactivité
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire en cliquant sur le lien suivant : https://app.beetween.com/WeaselWeb/p/#/apply/job/jygoeu9mi8/assistant-administratif-h-f au plus tard le 28/09/2025. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
Tout dossier incomplet ne sera pas traité.
Tout dossier incomplet ne sera pas traité.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.