MISSION GENERALE
Gestion du secrétariat de la Direction Générale des Services de Durance Luberon Verdon Agglomération, mutualisé avec la Ville de Manosque et appui au secrétariat des Directeurs de Pôles

ACTIVITES
● Activités principales :
- Gestion des agendas
- Coordination et organisation de rendez-vous et réunions
- Gestion des archives physiques et numériques de la Direction générale
- Accueil physique et téléphonique du secrétariat de la Direction générale
- Traitement du courrier (arrivée, départ, réponse)
- Organisation des déplacements de la Direction Générale
- Relation avec les services pour le relais ou l’organisation d’interventions diverses en fonction de demandes de la Direction générale
- Assurer l’écriture et la diffusion (après validation) des comptes rendus des réunions nécessitant la présence de la Direction Générale

● Activités complémentaires :
- Appui à la prospective sur les sujets majeurs en Direction Générale (benchmark)
- Organisation d’événements ponctuels (formation, cohésion…)

DIPLÔMES/QUALIFICATIONS NÉCESSAIRES
● Niveau : Bac
● Formations et qualifications nécessaires : Formation assistanat, secrétariat de direction
Permis B pour déplacements occasionnels

COMPÉTENCES REQUISES
SAVOIR
● Connaissance du fonctionnement d’une administration territoriale
● Bonne culture territoriale
● Pratique avérée en secrétariat
● Maîtrise des outils informatiques et de communication

SAVOIR FAIRE
● Autonomie dans l’organisation du travail
● Respect des obligations de discrétion et de confidentialité des informations et des données,
● Maîtriser l’expression orale et les techniques d’accueil (ex : reformuler les demandes, écouter activement, savoir répondre au téléphone…),
● Savoir hiérarchiser et classer les informations réceptionnées,
● Savoir restituer, synthétiser et transmettre les informations,
● Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants,
● Savoir organiser et gérer un système de classement et d’archivage,
● Savoir faire face aux situations d’urgence,
● Savoir renseigner le public,
● Savoir renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité,
● Savoir utiliser les outils informatiques,
● Savoir recevoir, filtrer les appels et orienter les appels téléphoniques.
● Respecter strictement la confidentialité des informations et des documents,
● Savoir et connaître les techniques et outils de communication,
● Disposer de qualités rédactionnelles (maîtrise des règles orthographiques).

SAVOIR ÊTRE
● Devoir de réserve, confidentialité et sens du service public
● Discrétion,
● Loyauté,
● Maîtrise de soi,
● Disponibilité, ponctualité,
● Rigueur et organisation,
● Diplomatie,