Assistant(e) administratif.(.ve)

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Offre n° O016240422000971
Publiée le 17/05/2024

Synthèse de l'offre

Site web de l'employeur
Lieu de travail
8 place du champ de foire, Mouthiers-sur-Boëme (Charente)
Poste à pourvoir le
02/09/2024
Date limite de candidature
14/06/2024
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
12 mois

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Ouvert aux contractuels
Oui (Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps non complet, 28h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Rémunération indicative
Rémunération statutaire + régime indemnitaire
Descriptif de l'emploi
Au sein du service administratif de la commune de Mouthiers-sur-Boëme, vous serez chargé(e) de l’accueil physique et téléphonique du public et des associations. Vous aurez à instruire et constituer les actes d’état civil, la gestion administrative du cimetière et les inscriptions scolaires.
Vous assurerez vos missions sous la responsabilité de la Directrice générale des services.
Missions / conditions d'exercice
Accueil physique et téléphonique du public, suivi des demandes habitants,
Renseignement et orientation du public,
Enregistrement du courrier et mail,
Traitement, suivi et mise en forme des dossiers dans les domaines :
– de l’état civil (Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil ; Tenue administrative des registres d'état civil), PACS, mariage,
– du funéraire (Gestion du cimetière ; Délivrance et contrôle des titres de concessions),
– du recensement de la population,
Gestion et affichage d'informations,
Gestion de réservations des salles et du matériel mis à disposition au public et aux associations sur la commune,
Assistance à la mise en œuvre et au suivi des élections.

Missions secondaires : CCAS : dossier de demandes d’aides sociales, Assistance réception demandes d’urbanisme, arrêtés voirie en cas d’absence de l’agent dédié, courriers et assistances au service administratif général ( délibérations , procés verbaux et arrétés), archivages et classement.
Profils recherchés
Savoirs :
Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
Techniques d'accueil, règles de communication
Maîtrise de l’expression écrite (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
Cadre réglementaire relatif à l’état civil et au funéraire
Écriture des actes : délibérations, arrêtes
Connaissance de base/générale/experte : comptabilité
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques + logiciels métiers
Techniques de gestion de planning
Procédures administratives

Savoirs faire :
Accueillir le public avec amabilité et prendre des messages
S'exprimer clairement et reformuler les demandes
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Mettre en relation des correspondants
Établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc.)
Gérer un planning de réservation
Rédiger des documents administratifs
Savoir prendre des notes

Savoir être :
Conserver neutralité et objectivité face aux situations
Rigueur, ponctualité et assiduité
Sens de l’organisation
Savoir gérer les situations de stress
Discrétion professionnelle
Courtoise, tenue et comportement adapté sur le lieu de travail

Contact et modalités de candidature

Contact
0545679220
Informations complémentaires
Informations complémentaires :
37 heures hebdomadaires sur 5 jours ou 4.5 jours
Congés annuels légaux et jours de RTT accordés selon la durée de présence
Lieu de travail : Mairie

Modalités de candidature :
CV et lettre de motivation à envoyer à l’attention de Monsieur le Maire de Mouthiers-sur-Boëme
Soit par courrier :
Service des ressources humaines, 8 place du Champs de foire, 16800 MOUTHIERS-SUR-BOËME
Soit par courriel à :
barbara.baudet@mouthiers-sur-boëme.fr et veronique.gros@mouthiers-sur-boëme.fr
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE MOUTHIERS SUR BOEME
>8 place du champ de foire
16440 Mouthiers sur boeme

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.