Descriptif de l’employeur
Située aux portes de la Communauté de communes du Grand Pic Saint Loup, Teyran est une commune de l’Hérault, à moins de 10 km au nord de Montpellier.
Petite ville à taille humaine qui a su maîtriser son urbanisation, Teyran offre à ses 5 000 habitants un cadre de vie ensoleillé au milieu des vignes et des garrigues.
Elle est aussi une ville attractive, grâce à ses nombreux commerces de proximité, ses équipements dédiés à la petite enfance (crèches), ses établissements scolaires (école maternelle et élémentaire), ses équipements sportifs, culturels (une médiathèque, une MJC) et de loisirs ainsi qu'un tissu associatif dense et diversifié.

Détail de l’offre
Direction générale des services
Poste à temps complet – emploi permanent
Ouvert aux agents contractuels en raison de la nature des fonctions (article L.332-8,2° du Code Général de la Fonction Publique)
Télétravail : non
Prise de poste : juin 2024

Descriptif de l’emploi
La Ville de Teyran recrute un assistant de direction (H/F) par voie statutaire ou contractuelle, à temps complet du lundi au vendredi (cycle hebdomadaire de 37h avec génération de jours de RTT) sur les grades de la filière administrative des cadres d’emplois de la catégorie B (rédacteur) ou de la catégorie C (adjoint administratif).
Placé(e) sous l’autorité directe de la Directrice générale des services, l’assistant(e) de direction a pour missions principales la gestion du secrétariat de Monsieur le Maire en coordination avec la Directrice générale des services.
Organisation du recrutement

Vous êtes recruté(e) pour remplacer l’actuelle assistante du Maire et de la DGS qui fait valoir ses droits à la retraite à la fin de l’année 2024. Vous serez donc amené(e) à effectuer une période de « tuilage » pour prendre connaissance des missions du poste de travail.

Missions
• Organisation et suivi de la préparation des Conseils municipaux (CM) : préparation de la note de synthèse des séances du Conseil municipal, envoi sous forme dématérialisée des dossiers de séance aux membre du Conseil municipal, délibérations, rédaction des procès-verbaux préparation de la salle du Conseil en vue des séances de l’assemblée délibérante ,...
• Suivi des actes administratifs (arrêtés, délibérations et décisions) de la Commune (télétransmission, notification, publication, tenue des registres),
• Relecture et correction des documents dans le parapheur et suivi de la charte graphique,
• Assistanat de la Direction Générale et organisation de réunions, rédaction des comptes-rendus, gestion de l’agenda,
• Gestion et planification de l’agenda du Maire en coordination avec la Directrice générale des services et les partenaires institutionnels ;
• Gestion de l’accueil téléphonique du cabinet du Maire ;
• Accueil et gestion des rendez-vous du Maire et suivi des dossiers d’après rendez-vous ;
• Gestion de la boîte mail du secrétariat général de la collectivité ;
• Gestion des courriers du Maire, éventuellement ceux des adjoints;
• Gestion et suivi des parapheurs papiers du Maire ;
• Gestion dématérialisée des flux de la collectivité (applicatif métier du contrôle de légalité, des courriers entrants).
• Suivi des demandes de reconnaissance d’état de catastrophe naturelle
• Suivi des dossiers d’assurance de la collectivité


Conditions d’exercice
• Travail sur 4,5 jours, 37h
• Temps de travail modulable pour besoin de service et en fonction des pics d'activité

Profil recherché
Diplômé(e) d'un niveau BAC+2 et maîtrisant parfaitement la langue française et son orthographe, vous justifiez d’une expérience professionnelle du métier de secrétaire de direction d’au moins trois ans sur des structures de strate identique à minima.
Vous êtes doté(e) d’un état d’esprit loyal envers votre employeur et témoignez d’une discrétion professionnelle, d’une modération dans vos propos dans le respect strict de la confidentialité des informations portées à votre connaissance.
Vous savez gérer les priorités dans des situations d’activité intense.
Etant méthodologique et rigoureux(se), vous maîtrisez l’outil bureautique (word, excel, powerpoint, drive) et avez une bonne connaissance de l’environnement des collectivités territoriales et de la fonction publique.
Votre aisance à vous exprimer – tant par écrit qu’à l’oral – et votre sens de l’écoute vous permettent d’assoir votre autorité légitime en vous exprimant au nom de l’autorité territoriale.