Agent d'accueil

Le CCAS de Niort, Centre communal d’action sociale est un établissement public communal. Ses services s’adressent particulièrement :

aux personnes en difficulté financière ou sociale de manière temporaire ou durable ;
aux personnes âgées de 60 ans (et plus) ou aux personnes en situation de handicap qui souhaitent continuer à vivre chez elles ;
aux personnes en situation conflictuelle avec leur voisinage ;
aux parents qui souhaitent trouver un mode d’accueil en journée pour leurs jeunes enfants.

Pour faire face à ses missions, le CCAS de Niort est organisé en 5 services : ressources et administration générale, intervention sociale et accompagnement, maintien à domicile, médiation sociale et petite enfance.

L'accueil du Centre Communal d'Action Sociale a un positionnement central et transversal à l'échelle de la structure.

L'agent d'accueil est en charge de l'accueil physique et téléphonique de l'ensemble des usagers et partenaires des services du CCAS et de différentes missions administratives en appui des services.

Les agents de l'accueil du CCAS exercent les missions suivantes :

1- ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE DE L'ENSEMBLE DES USAGERS ET PARTENAIRES DU CCAS :

Accueillir le public ; identifier les demandes ; donner les informations nécessaires dans tous les domaines ;
Orienter les personnes vers le Service compétent – au CCAS ou vers un partenaire extérieur : Mairie, … ;
Gérer le standard ; assurer un relais téléphonique en cas de non réponse des lignes directes ; prendre et transmettre des messages ;
Assurer le suivi statistique de l’activité de l’accueil ;
Gérer la documentation dans le hall d’accueil en lien avec les Services .

2 - TRAITEMENT ADMINISTRATIF DE L'ELECTION DE DOMICILE :

Assurer la mise en oeuvre administrative de la procédure ;
Accueillir les usagers bénéficiaires d'une domiciliation du courrier et remettre les plis dans le respect des procédures ;
Compléter l'ensemble des outils nécessaires au suivi de l'activité.

3- REMISE DES CHEQUES D'ACCOMPAGNEMENT PERSONNALISE (mandataire de la régie de Aides Facultatives) :

Remettre les CAP aux destinataires (à la demande de la cheffe de service/coordinatrices), dans le respect des procédures ;
Compléter l'ensemble des outils nécessaires au suivi de l'activité.

4- MISSIONS ADMINISTRATIVES :

Gérer le planning journalier d’utilisation des voitures de service : réservations, tenue du planning, remise des pochettes véhicules, tenue du cahier de signalement des incidents (relais d'information en cas d'urgence) .
Mettre à jour l’annuaire téléphonique.

5- POLYVALENCE ADMINISTRATIVE

ENVIRONNEMENT DU POSTE :

Horaires variables avec la contrainte de la présence de l'un des agents d'accueil aux horaires d'ouverture du CCAS (Horaires d'ouverture de l'établissement : 8h30 à 17h00)
NBI de points au titres des fonctions d'accueil dans les collectivités de plus de 5 000 habitants

Doté(e) d’une expérience dans des fonctions similaires
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et connaissances appréciées des logiciel spécifiques (Millésime)
Sens du service public, des relations humaines
Aptitude à l'écoute
Objectivité et neutralité face aux situations
Sens des responsabilités et autonomie
Aptitude au travail en équipe