Sous l'autorité hiérarchique du Directeur de projets « Transition écologique et développement durable », et en relation avec l’ensemble des cadres de la mission « Transition écologique » ou membres des équipes projet, le ou la chargé(e) de dossiers prend en charge la concrétisation des dossiers qui lui sont confiés et les tâches visant à optimiser l’organisation administrative de la mission « Transition écologique ». Il ou elle a également en charge l’organisation des réunions avec les personnes associées aux différents projets, ainsi que la diffusion des informations, en assurant un rôle d’interface avec les élus, directions département et partenaires extérieurs. Il ou elle peut se voir confier l’organisation d’événements spécifiques portés par la mission.

Appui au Directeur de projets et au chargé de mission
• prendre en charge les dossiers confiés (rédaction, contacts, mises à jour…), notamment la préparation de réponses aux appels à projets lancés par les partenaires institutionnels (Europe, Etat, Région), la conception (en lien avec la direction de la communication) d’outils de sensibilisation à la transition écologique (plaquettes, guides, livrets, etc.), l’élaboration et la mise à jour d’outils de suivi d’activité de la direction (tableaux de bord), la collecte des données pour l’établissement du bilan carbone de la collectivité et le suivi d’actions relevant du plan d’actions Transition écologique, la préparation de rapports annuels
• organiser et planifier les réunions internes et externes (convocation, préparation des dossiers et envoi de l’ordre du jour, réservation de salles), participer le cas échéant aux réunions, élaborer les comptes-rendus et les diffuser après validation
• participer, en lien avec le Directeur de projets, à la préparation et au suivi des dossiers soumis aux sessions du Conseil départemental et de la Commission permanente, ainsi qu’à la préparation des notes préalables aux rendez-vous et réunions présidés par des élus départementaux
• gérer le suivi de parapheurs et vérifier les courriers mis à la signature, en veillant à l’application des règles administratives du Conseil départemental
• planifier et organiser des opérations de communication et des manifestations événementielles
• procéder à des recherches documentaires et constituer un fonds documentaire en lien avec les domaines d’intervention de la mission
• centraliser et coordonner la circulation de l’information au sein de la mission et auprès des directions concernées
• gérer le classement
• garantir la mise en œuvre réglementaire de l’archivage des dossiers et de la documentation papier et électronique
• contribuer, en étant force de proposition, à l’amélioration de l’organisation administrative de la mission (procédures, activités, etc.)

Participation aux tâches logistiques
• réserver les véhicules pour les déplacements du Directeur de projets ou du chargé de mission
• assurer les demandes d’interventions et leur suivi (informatique, bâtiments départementaux...) en lien avec les directions concernées
• garantir la logistique pour les réunions organisées par le Directeur de projets, le chargé de mission ou tout membre d’une équipe-projet

Compétences requises :

Connaissances :
• maîtrise de l’environnement bureautique sous Office
• maîtrise des outils de messagerie électronique
• maîtrise des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
• maîtrise des techniques d’expression écrite et orale
• connaissance de l'organisation et du fonctionnement du conseil départemental
• connaissance du champ de compétence et d’intervention de la mission « Transition écologique »
• connaissance des méthodes de classement et d’archivage
• connaissance du fonctionnement et du rôle des autres collectivités


Aptitudes professionnelles :
• capacité d’anticipation
• force de proposition
• capacité à définir et hiérarchiser les urgences
• capacité d'organisation et de coordination
• aptitude au travail en équipe
• capacités rédactionnelles et de prise de notes
• aptitude au respect des procédures et des normes rédactionnelles (ex : charte graphique)
• aisance dans l’expression orale
• forte capacité d’adaptation

Comportements professionnels – motivations :
• disponibilité
• rigueur et méthode
• excellent relationnel
• écoute, diplomatie
• sens du travail en équipe
• esprit d’initiative
• dynamisme
• réactivité
• autonomie
• devoir de réserve
• discrétion