Assistant d'accueil et administratif (h/f)
Offre n° O094240429000926
Publiée le 29/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
L'EPT Grand-Orly Seine Bièvre, avec ses 700 000 habitants résidant sur 24 communes entre le Val-de-Marne et l'Essonne, est le plus important des établissements publics territoriaux de la Métropole du Grand Paris.
Compétent en matière d'espace public, de développement territorial, de culture, de sport et d'action sociale, l'EPT fonctionne sous forme de « coopérative de villes » et s'appuie sur ses 1 700 agents pour accomplir ses missions de service public au quotidien. Le Grand-Orly Seine Bièvre est également une collectivité de projets et porte plusieurs démarches structurantes telles que le projet de territoire, le contrat de transition écologique, territoire d'industrie, les 11 opérations de renouvellement urbain et les 11 gares du Grand Paris Express qui vont voir le jour sur notre territoire à horizon 2024.
Compétent en matière d'espace public, de développement territorial, de culture, de sport et d'action sociale, l'EPT fonctionne sous forme de « coopérative de villes » et s'appuie sur ses 1 700 agents pour accomplir ses missions de service public au quotidien. Le Grand-Orly Seine Bièvre est également une collectivité de projets et porte plusieurs démarches structurantes telles que le projet de territoire, le contrat de transition écologique, territoire d'industrie, les 11 opérations de renouvellement urbain et les 11 gares du Grand Paris Express qui vont voir le jour sur notre territoire à horizon 2024.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
ORLY AEROGARE CEDEX
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
28/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Descriptif de l'emploi
L'Etablissement public territorial Grand-Orly-Seine-Bièvre recherche pour le conservatoire de Viry-Châtillon (91) un ou une assistant.e d'accueil et administratif
Missions / conditions d'exercice
1. Activités relatives au poste
1.1 Accueil
* Accueil physique et téléphonique ;
* Orientation des usagers ;
* Accueil des professeurs selon le planning des salles ;
* Accueil des événements organisés par La Cité des Arts (concert, spectacles, stages, interventions en milieu scolaire, etc.).
1.2 Administration
* Assistance auprès des usagers pour les dossiers d’inscriptions et réinscriptions ;
* Assistance auprès des usagers pour les paiements en ligne ;
* Etablir les fiches de présence ;
* Etablir le planning des salles ;
* Secrétariat, envoi et tri du courrier, archivage de documents administratifs ;
* Suppléance de la Responsable Administrative et Financière pour la rédaction des comptes-rendus de réunion ;
* Prise en charge de la billetterie des manifestations de La Cité des Arts ;
* Tenue des tableaux de bords ;
* Tenue des agendas du Directeur de La Cité des Arts et de la Responsable Administrative et Financière ;
* Mise à jour des dossiers administratifs des élèves ;
* Rédactions de courriels et de courriers ;
* Assistance à la Chargée de communication : impressions, façonnage (reliures, agrafages, découpes, brochages, pliages, etc.), distribution ;
* Préparation des manifestations et des réunions.
Horaires de travail:
LUN : 13h00-19h00
MAR : 10h00-12h30 puis 13h15-19h00
MER : 8h45-13h00 puis 13h45-19h00
JEU : 10h-12h30 puis 13h15-19h00
VEN : 10h00-13h00 puis 13h45-19h00
1.1 Accueil
* Accueil physique et téléphonique ;
* Orientation des usagers ;
* Accueil des professeurs selon le planning des salles ;
* Accueil des événements organisés par La Cité des Arts (concert, spectacles, stages, interventions en milieu scolaire, etc.).
1.2 Administration
* Assistance auprès des usagers pour les dossiers d’inscriptions et réinscriptions ;
* Assistance auprès des usagers pour les paiements en ligne ;
* Etablir les fiches de présence ;
* Etablir le planning des salles ;
* Secrétariat, envoi et tri du courrier, archivage de documents administratifs ;
* Suppléance de la Responsable Administrative et Financière pour la rédaction des comptes-rendus de réunion ;
* Prise en charge de la billetterie des manifestations de La Cité des Arts ;
* Tenue des tableaux de bords ;
* Tenue des agendas du Directeur de La Cité des Arts et de la Responsable Administrative et Financière ;
* Mise à jour des dossiers administratifs des élèves ;
* Rédactions de courriels et de courriers ;
* Assistance à la Chargée de communication : impressions, façonnage (reliures, agrafages, découpes, brochages, pliages, etc.), distribution ;
* Préparation des manifestations et des réunions.
Horaires de travail:
LUN : 13h00-19h00
MAR : 10h00-12h30 puis 13h15-19h00
MER : 8h45-13h00 puis 13h45-19h00
JEU : 10h-12h30 puis 13h15-19h00
VEN : 10h00-13h00 puis 13h45-19h00
Profils recherchés
• SAVOIR
• - Connaître l’environnement territorial et les différents partenaires ;
• - Sens de l’accueil et du service public ;
• - Sens de l’organisation ;
• - Rigueur ;
• - Autonomie ;
• - Prise d’initiative ;
• - Respect des consignes ;
• - Parfaite maîtrise de l’environnement Windows et du Pack Office (Word, Excel, Outlook) ;
• - Maîtrise des techniques de secrétariat et de la bureautique (tri, classement, archivage)
• - Connaissance du logiciel iMuse ;
•
• SAVOIR-FAIRE
• - Qualités relationnelles et organisationnelles ;
• - Assurer une qualité d’accueil uniforme et équitable ;
• - Etre en capacité de mettre en forme et présenter des documents ;
• - Etre en capacité d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité ;
• - Etre en capacité de rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
• - Etre en capacité de recueillir des informations de communication.
• - Communiquer de façon adaptée aux différents interlocuteurs : familles, élèves, collègues.
• - Capacité à travailler en équipe, en transversalité.
•
• SAVOIR-ETRE
• - Capacité d’adaptation ;
• - Discrétion ;
• - Ouverture d’esprit et curiosité ;
• - Esprit de synthèse ;
• - Disponibilité ;
• - Respect des obligations du service public : assiduité, ponctualité, neutralité, discrétion et confidentialité ;
• - Esprit d’équipe.
• - Connaître l’environnement territorial et les différents partenaires ;
• - Sens de l’accueil et du service public ;
• - Sens de l’organisation ;
• - Rigueur ;
• - Autonomie ;
• - Prise d’initiative ;
• - Respect des consignes ;
• - Parfaite maîtrise de l’environnement Windows et du Pack Office (Word, Excel, Outlook) ;
• - Maîtrise des techniques de secrétariat et de la bureautique (tri, classement, archivage)
• - Connaissance du logiciel iMuse ;
•
• SAVOIR-FAIRE
• - Qualités relationnelles et organisationnelles ;
• - Assurer une qualité d’accueil uniforme et équitable ;
• - Etre en capacité de mettre en forme et présenter des documents ;
• - Etre en capacité d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité ;
• - Etre en capacité de rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
• - Etre en capacité de recueillir des informations de communication.
• - Communiquer de façon adaptée aux différents interlocuteurs : familles, élèves, collègues.
• - Capacité à travailler en équipe, en transversalité.
•
• SAVOIR-ETRE
• - Capacité d’adaptation ;
• - Discrétion ;
• - Ouverture d’esprit et curiosité ;
• - Esprit de synthèse ;
• - Disponibilité ;
• - Respect des obligations du service public : assiduité, ponctualité, neutralité, discrétion et confidentialité ;
• - Esprit d’équipe.
Contact
Contact
0178182222
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation + CV) à Monsieur le Président, Michel Leprêtre EPT Grand-Orly Seine - Bièvre Bâtiment ASKIA - 11, avenue Henri Farman - BP 748 - 94398 Orly aérogare Cedex
ou recrutement@grandorlyseinebievre.fr
ou recrutement@grandorlyseinebievre.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.